Management Assistent

Landelijk Steunpunt Extremisme; Utrecht; Hybride; EUR 39 000 - 59 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Een jaarcontract 20–24 uur per week

Salarisschaal 8 (cao Sociaal Werk) €3.

Eindejaarsuitkering

Persoonlijk loopbaanbudget

Résumé du poste

Landelijk Steunpunt Extremisme zoekt een hands-on Management Assistent voor 20–24 uur per week, gevestigd in de omgeving van Utrecht. Je ondersteunt het management, bewaakt agenda’s, beheert afspraken en geeft vorm aan administratieve processen.

Je werkt zelfstandig en nauwkeurig, schakelt tussen verschillende taken en houdt overzicht. Ervaring in secretariële functies en HBO-niveau zijn vereist, met aandacht voor vertrouwelijke informatie en AVG.

Qualifications

• Beschikking over HBO werk- en denkniveau en aantoonbare secretariële/administratieve ervaring.
• Je kunt zelfstandig werken en goed samenwerken met collega's en externe relaties.
• Je bent communicatief en sociaal vaardig, mondeling en schriftelijk.

Responsabilités

• Beheer van administratieve, organisatorische en communicatieve processen voor het management.
• Ondersteun het management bij dagelijkse werkzaamheden en beheer van de agenda.
• Beheer afspraken, actiepunten en deadlines en attendeer tijdig op belangrijke zaken.
• Voorbereiden van vergaderingen en notuleren.
• Beheer en digitale archivering van contracten.
• Onderhoud contacten met interne en externe relaties en verwelkom bezoekers.
• Signaleren van knelpunten en denk mee over procesverbeteringen en AVG-naleving.

Connaissances

Organisatorisch vermogen

Nauwkeurigheid

Communicatief vaardig

Plannen en organiseren

Secretariële vaardigheden

Microsoft Office

Teamwork

Proactief

Digitale vaardigheden

Beheer administratieve systemen

Formation

HBO werk- en denkniveau

Outils

Microsoft Office

Administratieve systemen

Description du poste

Het Landelijk Steunpunt Extremisme (LSE) is onderdeel van Stichting Fier. Voor het LSE zijn wij op zoek naar een hands-on Management Assistent voor 20 tot 24 uur per week. Ben jij organisatorisch sterk, zorgvuldig en weet jij precies wat er nodig is om een management optimaal te ondersteunen? Kun jij goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden, houd je overzicht en zie je mogelijkheden om processen slimmer en efficiënter te maken? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Het LSE is een organisatie die zich richt op het omgaan met mensen die (mogelijk) geradicaliseerd zijn en hun omgeving. Het doel van het LSE is om bij te dragen aan een veilige leefomgeving in Nederland. Locatie is in de omgeving van Utrecht.

De bedrijfscultuur is informeel: korte lijnen en ruimte voor eigen inbreng. Ondanks de professionele bevlogen instelling blijft het een menselijke werkplek waar een prettige teamspirit en collegiaal contact belangrijk zijn.

De functie

• Je bent een belangrijke schakel binnen de organisatie en zorgt ervoor dat administratieve, organisatorische en communicatieve processen soepel verlopen.
• Je ondersteunt het management bij de dagelijkse werkzaamheden en zorgt voor een goed georganiseerde agenda.
• Je beheert afspraken, bewaakt actiepunten en deadlines en attendeert het management tijdig op belangrijke zaken.
• Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor, organiseert de benodigde faciliteiten en verzorgt verslaglegging en notulen.
• Je bewaakt de opvolging van gemaakte afspraken en zorgt ervoor dat actiepunten bij de juiste personen terechtkomen.
• Je verricht zelfstandig en zorgvuldig diverse administratieve werkzaamheden en verwerkt gegevens volgens de gemaakte afspraken.
• Je onderhoudt contacten met de beheerder van het pand en beheert de faciliteiten van het gebouw.
• Je beheert en registreert contracten en zorgt voor een correcte en overzichtelijke digitale archivering.
• Je stelt zelfstandig correspondentie, e-mails, overzichten en rapportages op.
• Je onderhoudt contacten met interne en externe relaties en draagt bij aan een professionele en gastvrije ontvangst van bezoekers.
• Je houdt ontwikkelingen en trends binnen relevante aandachtsgebieden bij en deelt belangrijke informatie met de betrokkenen.
• Je signaleert knelpunten in administratieve en organisatorische processen en denkt actief mee over verbeteringen.
• Je bewaakt de naleving van administratieve procedures en hebt aandacht voor de juiste verwerking en bescherming van gegevens, waaronder de AVG.
• Je denkt mee over de inrichting van processen, procedures en systemen en draagt bij aan het verbeteren van de dagelijkse werkwijze.

Je bent proactief en zelfstandig en je houdt gemakkelijk overzicht wanneer er veel tegelijk gebeurt. Je weet prioriteiten te stellen, werkt nauwkeurig en voelt goed aan wanneer iets extra aandacht nodig heeft.

Daarnaast:

• Heb je HBO werk en denkniveau en heb je aantoonbare ervaring in een secretariële, administratieve of ondersteunende functie.
• Kun je zelfstandig werken en tegelijkertijd goed samenwerken met collega’s en andere betrokkenen.
• Ben je communicatief en sociaal vaardig, zowel mondeling als schriftelijk.
• Heb je oog voor de sociale aspecten van het team (o.a. verjaardagen).
• Werk je zorgvuldig en discreet met vertrouwelijke informatie.
• Ben je sterk in plannen en organiseren en verlies je deadlines en afspraken niet uit het oog.
• Kun je snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden en niveaus binnen de organisatie.
• Ben je digitaal vaardig en kun je goed overweg met administratieve systemen en Microsoft Office.
• Heb je een scherp oog voor verbetering en denk je graag mee over hoe werkzaamheden efficiënter en slimmer kunnen worden uitgevoerd.

Wat bieden wij jou?

Je komt terecht in een organisatie waarin jouw organisatorische talent, nauwkeurigheid en vermogen om vooruit te denken van grote waarde zijn. Daarnaast:

• Een jaarcontract voor 20 tot 24 uur per week
• Salarisschaal 8 van de cao Sociaal Werk min. €3534,- /max. €5265,-
• Een eindejaarsuitkering, die je ook kunt besteden aan bijvoorbeeld extra verlofdagen of het met belastingvoordeel aanschaffen van een laptop, fiets of sportabonnement
• Een persoonlijk loopbaanbudget

Over het team

Het team kenmerkt zich door een prettige collegiale cultuur met regelmatig informele activiteiten.

Je kunt solliciteren tot en met 5 november.

Als onderdeel van de sollicitatieprocedure vragen wij, in het kader van ons integriteitsbeleid, een ‘Verklaring Omtrent het Gedrag’ (VOG).