Officemanager (Tijdelijk)

Incluzio; Wieringerwerf, Amsterdam; Sur place; EUR 36 000 - 54 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Smartphone

Laptop

Résumé du poste

Incluzio zoekt een gemotiveerde Officemanager ter vervanging van ziekte. Je vormt de verbindende schakel binnen de organisatie, ondersteunt management en medewerkers met administratieve en facilitaire werkzaamheden, en bewaakt deadlines en processen.

Je beheert agenda’s, plant vergaderingen en verzorgt documentstromen. Daarnaast draag je bij aan procesverbeteringen en onboarding van nieuwe collega’s, met ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling.

Qualifications

• Sterke organisatorische vaardigheden en proactieve instelling.
• Goede beheersing van administratieve processen en documentstromen.
• Vloeiend kunnen schakelen tussen prioriteiten en deadlines.
• Klant- en servicegericht handelen.
• Inzet en zelfstandig kunnen werken binnen een team.

Responsabilités

• Beheren van agenda's en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Zorgen voor een correcte verwerking van documenten, dossiers en correspondentie.
• Ondersteunen van rapportages en managementinformatie.
• Ondersteunen bij onboarding van nieuwe collega's en incidenten opvolgen.

Connaissances

Organisatievermogen

Communicatie

Administratieve processen

Zelfstandig werken

Teamwork

Formation

MBO+ opleiding

Description du poste

Functieomschrijving

Voor onze organisatie zijn wij op zoek naar een enthousiaste en veelzijdige Officemanager die ons team tijdelijk komt versterken vanwege ziektevervanging.

In deze functie ben je de verbindende factor binnen de organisatie. Je ondersteunt het management en collega's bij administratieve, organisatorische en facilitaire werkzaamheden en zorgt ervoor dat de dagelijkse processen soepel verlopen. Dankzij jouw organisatietalent, overzicht en proactieve instelling kunnen collega's hun werk optimaal uitvoeren.

Je bent verantwoordelijk voor een breed takenpakket. Zo beheer je agenda's, organiseer je vergaderingen en bijeenkomsten en zorg je voor een correcte verwerking van documenten, dossiers en correspondentie. Daarnaast bewaak je administratieve processen en deadlines en ondersteun je waar nodig bij rapportages en managementinformatie.

Ook speel je een belangrijke rol in de organisatorische ondersteuning van het management. Je bereidt vergaderingen voor, verzorgt de verslaglegging en ondersteunt bij interne en externe bijeenkomsten. Daarbij signaleer je kansen om processen slimmer of efficiënter in te richten en neem je initiatief om verbeteringen door te voeren.

Daarnaast houd je je bezig met:

• Het onderhouden van contacten met leveranciers en externe dienstverleners;
• Het beheren van kantoorvoorzieningen en inventaris;
• Het coördineren van facilitaire meldingen en onderhoudswerkzaamheden;
• Het ondersteunen van de onboarding van nieuwe collega's;
• Het uitvoeren van het attentiebeleid;
• Het beantwoorden van praktische en administratieve vragen van medewerkers;
• Het ondersteunen bij financiële werkzaamheden, zoals factuurverwerking, declaraties en budgetbewaking.

Je draagt daarmee actief bij aan een professionele, veilige en prettige werkomgeving waarin collega's goed kunnen samenwerken en hun werk optimaal kunnen uitvoeren.

Omdat wij werken vanuit een maatschappelijke opdracht, vinden we het belangrijk dat je affiniteit hebt met het sociaal domein. Je begrijpt de context waarin wij werken en ziet hoe jouw ondersteuning bijdraagt aan kwalitatief hoogwaardige dienstverlening aan inwoners, klanten en samenwerkingspartners.

Je werkt in een organisatie met een maatschappelijke missie. Daarom is het belangrijk dat je affiniteit hebt met het sociaal domein en begrijpt hoe jouw ondersteuning bijdraagt aan kwalitatief hoogwaardige dienstverlening aan inwoners, klanten en samenwerkingspartners.

Wat je krijgt

Je komt terecht in een betrokken organisatie waar ruimte is voor eigen initiatief, verantwoordelijkheid en ontwikkeling. Je krijgt een afwisselende functie waarin je zichtbaar bijdraagt aan het soepel functioneren van de organisatie.

Daarnaast bieden wij:

• Salaris conform cao Sociaal Werk schaal 7;
• Een bruto maandsalaris tussen € 3.235,- en € 4.832,- op basis van 36 uur per week;
• Een individueel keuzebudget van bijna 19%, inclusief eindejaarsuitkering;
• Een arbeidsovereenkomst voor 7 maanden met een maand proeftijd, met mogelijkheid tot verlenging;
• Veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid;
• Mogelijkheden voor persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling;
• Een smartphone en laptop om je werk goed uit te voeren;
• Een werkweek van 24 uur, verdeeld over drie werkdagen van 8.30 tot 17.00 uur;
• Bij voorkeur werk je op vrijdag. De overige twee werkdagen stemmen we in overleg met je af.

Wie je bent

Wij zoeken een georganiseerde en proactieve professional die overzicht houdt, snel schakelt en graag ontzorgt.

Must-haves

• Een relevante mbo+ opleiding;
• Ervaring in een vergelijkbare functie;
• Sterke organisatorische vaardigheden;
• Goede beheersing van administratieve processen;
• Een nauwkeurige en servicegerichte werkhouding;
• Goede communicatieve vaardigheden;
• Het vermogen om zelfstandig én samen te werken.

Pré

• Affiniteit met het sociaal domein;
• Ervaring met procesverbetering;
• Ervaring met ondersteunende financiële werkzaamheden.

Je bent daarnaast stressbestendig, denkt in oplossingen en weet prioriteiten te stellen wanneer meerdere werkzaamheden tegelijkertijd aandacht vragen.