Management assistent

Rijksvastgoedbedrijf; Assen; Hybrid; EUR 27,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB-budget (16,5%)

OV-vergoeding

Thuiswerkvergoeding €2,40/dag

€750 budget voor thuiswerkplek

144 vakantie-uren per jaar

Pensi on via ABP

Job summary

Rijksvastgoedbedrijf zoekt een managementondersteuner die agenda's beheert, mailboxen afhandelt en de secretariële ondersteuning biedt aan afdelingshoofden binnen Directie Vastgoedbeheer.

Je werkt nauw samen met diverse afdelingen en locaties zoals Arnhem, Utrecht en Eindhoven. Er is ruimte voor hybride werken en een prettige werksfeer met korte communicatielijnen.

Qualifications

• Mbo werk- en denkniveau vereist.
• Enige ervaring in een vergelijkbare functie is gewenst.
• Goede Nederlandse taalvaardigheid; basis Engels.
• Goede notulatievaardigheden.
• Goede vaardigheden in Word, Excel en PowerPoint.

Responsibilities

• Beheren van de agenda van een afdelingshoofd en afstemming van planning.
• Beheren van de mailbox en acties zoals reserveren van vergaderruimtes en indiensttreding van collega's.
• Als secretaris van overleggen agendeer je bijeenkomsten, verstuur je stukken en zorg je voor verslagen of actielijsten.
• Ondersteunen van collega's op andere locaties in goed overleg.
• De functie kent deels thuiswerken in een hybride werkomgeving.

Skills

Notuleren

Agenda beheren

Organisatie

Notuleren vergaderingen

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Functieomschrijving

Van paleizen en rechtbanken tot kazernes, gevangenissen en ministeries: het Rijksvastgoedbedrijf beheert de grootste vastgoedportefeuille van Nederland. Achter al dat vastgoed werken duizenden collega's iedere dag aan een veilig, duurzaam en goed onderhouden Nederland. Als managementassistent lever jij daar een onmisbare bijdrage aan.

Jij zorgt ervoor dat leidinggevenden en teams hun werk goed kunnen doen, doordat jij de organisatie achter de schermen soepel laat verlopen. Geen dag is hetzelfde. De ene keer organiseer je een belangrijk overleg, de andere keer regel je een last-minute afspraak of ondersteun je bij de komst van een nieuwe collega. Juist die afwisseling, de samenwerking met veel verschillende mensen en het gevoel dat jouw werk écht het verschil maakt, maken deze functie zo leuk.

In deze rol verzorg je de secretariële ondersteuning van een afdelingshoofd en/of andere leidinggevenden binnen de directie Vastgoedbeheer. Je bent een belangrijke schakel binnen de afdeling en zorgt ervoor dat alles organisatorisch op rolletjes loopt.

Concreet houd je je onder andere bezig met de volgende werkzaamheden:

• Je beheert de agenda van een afdelingshoofd, plant afspraken in en stemt de planning regelmatig af.
• Je beheert de mailbox en pakt de acties op die daaruit voortkomen, zoals het regelen van vergaderruimtes, het ondersteunen bij de indiensttreding van nieuwe collega's en het aanvragen van autorisaties.
• Als secretaris van een overleg stel je samen met de voorzitter de agenda op, verstuur je de vergaderstukken en zorg je voor een verslag of actielijst.
• Je ondersteunt, waar nodig en in goed overleg, collega's op andere locaties, zoals Arnhem, Utrecht en Eindhoven.
• Je kunt deels vanuit huis werken. Daarnaast vinden we een prettige werksfeer belangrijk en organiseren we regelmatig (digitale) koffiemomenten met de afdeling Bedrijfsvoering en Uitvoeringsbeleid.

Meer weten?

Heb je vragen of wil je meer weten over de functie van managementondersteuner? Neem dan contact op met coördinator Bedrijfsvoering Sanne Switzar via 06 - 50738307 of [e-mail].

Een veiligheidsonderzoek kan deel uitmaken van de procedure. We gaan ervan uit dat je bereid bent om daaraan mee te werken. Hier vind je meer informatie daarover.

Binnen de Rijksoverheid werken we met raamovereenkomsten voor de inhuur van personeel. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt daarom niet in behandeling genomen.

Functie-eisen

• Mbo werk- en denkniveau.
• Je hebt al enige ervaring in een soortgelijke functie.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en beheerst de basis van de Engelse taal.
• Goede vaardigheden in het notuleren van vergaderingen.
• Je bent handig met Word, Excel en PowerPoint.

Bijzonderheden

• Gesprekken vinden plaats in de week van 16 september
• Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken we onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat. Je overlegt met je leidinggevende hoe je hier invulling aan geeft. Het kan dus ook zijn dat je af en toe op een andere locatie of thuis werkt.
• Omdat we duurzaamheid stimuleren, reizen we zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. Je krijgt daarom van ons een ov-kaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Voor locaties die niet goed te bereiken zijn met het ov zijn bedrijfsauto's beschikbaar.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Directie Vastgoedbeheer

De directie Vastgoedbeheer is verantwoordelijk voor het beheer van de gebouwen, gebouwgebonden (technische) installaties, terreinen en gronden van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) zowel in de fase van (tijdelijk) gebruik als leegstand. Bij specialties betreft dit panden, terreinen en gronden die onlosmakelijk verbonden zijn met het primaire proces. Bij kantoren betreft dit panden waar het primaire proces in kan worden uitgevoerd. Daarnaast realiseert de directie de kleinere projecten die het gevolg zijn van (her)ontwikkeling, transformatie of transacties.

Afdeling Bedrijfsvoering en Uitvoeringsbeleid

De afdeling Bedrijfsvoering en Uitvoeringsbeleid van de directie Vastgoedbeheer zorgt voor de (secretariële) ondersteuning van de directeur en andere leden van het MT van de directie Vastgoedbeheer. Wij verzorgen onder andere de inhoudelijke voorbereiding van besluitvorming, overleggen en van het opstellen van directieplannen. Tot slot verzorgt deze afdeling de ondersteuning van facilitaire zaken, ICT en de administratie van projecten.

Dit bieden we nog meer

• Individueel Keuzebudget (IKB).Gebruik je IKB-budget van 16,5% van je salaris voor bijvoorbeeld de aflossing van je studieschuld, een (elektrische) fiets, extra verlofuren, verduurzaming van je woning of andere fiscaal vriendelijke doelen
• 144 vakantie-uren per jaar + 64 IKB-uren (op basis van deen 36-urige werkweek)
• Flexibele verlofregelingen (zorg-, ouderschaps-, adoptie- en pleegzorgverlof). Je kunt betaald (75% tot 100%) en onbetaald ouderschapsverlof opnemen tot je kind 8 jaar wordt.
• OV-vergoeding of een km-vergoeding
• Thuiswerkvergoeding van € 2,40 per dag + budget van € 750,- voor inrichting van je thuiswerkplek
• Pensioenregeling via ABP
• Hybride werken is mogelijk, afgestemd op jouw werkzaamheden en in samenspraak
• Persoonlijke groei - opleidingen, loopbaanbegeleiding, RVB Academy en persoonlijke leerlijnen

Bekijk hier de volledige CAO van het RIjk.