Management Assistant

Multraship; Terneuzen; On-site; EUR 31,000 - 40,000; Part time

Benefits offered by this job

25 vakantiedagen

reiskostenvergoeding

pensioenregeling

sportschoolvergoeding

fietsplan

lunch op kantoor

collectieve zorgverzekering

Job summary

Multraship zoekt een Management Assistant ter ondersteuning van de directie in Terneuzen. Je beheert complexe agenda's, bereidt vergaderstukken voor, notuleert en bewaakt actiepunten.

Je behandelt e-mail, documentbeheer en ondersteunt trajecten met formele of juridische karakter en waarborgt vertrouwelijke informatie. Daarnaast heb je HBO-niveau, 3–5 jaar ervaring in soortgelijke functies, uitstekende kennis van Microsoft 365, en ben je minimaal 32 uur per week beschikbaar.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• 3–5 jaar werkervaring als management assistant/directiesecretaresse of vergelijkbaar.
• Ervaring met complex agendabeheer en ondersteuning van directie/senior management.
• Voorbereiden, notuleren en opvolgen van vergaderingen.
• Uitstekend documentbeheer en gestructureerde dossieruitwerking.
• Goede beheersing van Microsoft 365.
• Sterke organisatorische vaardigheden en planning.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Ondersteunen van de directie met dagelijkse organisatie en coördinatie.
• Beheren van complexe agenda's en bepalen prioriteiten.
• Voorbereiden van vergaderstukken, notuleren en bewaken van actiepunten.
• Afhandelen van e-mail en correspondentie, en zorg voor documentbeheer.
• Ondersteunen bij trajecten met formeel of juridisch karakter en waarborgen van juiste formaliteiten.
• Onderhouden van professioneel contact met interne en externe relaties.
• Samenwerken met het office team en verbeteren van secretariële processen.

Skills

HBO niveau

3–5 jaar ervaring

Complex agenda beheer

Notuleren en opvolgen vergaderingen

Documentbeheer

Microsoft 365

Organisatorische vaardigheden

Goed Nederlands en Engels

Education

HBO diploma

Tools

Microsoft 365

Job description

Goede pensioenregeling Nationale-Nederlanden

Compensatie voor sportschoolkosten

Bijkopen of uitbetalen vakantiedagen

In deze afwisselende en verantwoordelijke functie ondersteun je initieel de tweekoppige directie bij de dagelijkse organisatie en coördinatie van hun werkzaamheden. Je beheert complexe agenda's, signaleert actiepunten en plant afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten en zorgt dat deze goed worden voorbereid en opgevolgd. Met jouw proactieve houding denk je vooruit, schakel je moeiteloos tussen verschillende taken, stel je prioriteiten en denk je in oplossingen. Je staat stevig in je schoenen en ondersteunt de directie professioneel en doortastend. Omdat je werkt aan dossiers die er toe doen, hecht je aan zorgvuldige vastlegging en een nauwkeurige, betrouwbare manier van werken.

Daarnaast:

• Regel je de reizen van de directie; je boekt vluchten, hotels en vervoer;
• Bereid je vergaderstukken voor, notuleer je en bewaak je actiepunten;
• Handel je e-mail en correspondentie zelfstandig en tijdig af;
• Zorg je voor een ordelijk en actueel documentbeheer;
• Ondersteun je bij trajecten met een formeel of juridisch karakter en bewaak je dat de benodigde stappen in de juiste volgorde en met de vereiste formaliteiten worden doorlopen;
• Ga je vertrouwelijk om met gevoelige informatie en bewaak je dat stukken alleen terechtkomen bij wie ze nodig heeft;
• Bewaak je deadlines en de voortgang van lopende acties en projecten;
• Signaleer je vertragingen of knelpunten en onderneem je tijdig actie;
• Onderhoud je professioneel contact met interne en externe relaties;
• Werk je nauw samen met het office team; waar nodig springen jullie voor elkaar bij;
• Denk je mee over het verbeteren van secretariële processen.
• Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau;
• Je hebt 3 tot 5 jaar werkervaring als Management Assistant, directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie;
• Je hebt ervaring met complex agendabeheer en het ondersteunen van directie of senior management;
• Je hebt ervaring met het voorbereiden, notuleren en opvolgen van vergaderingen;
• Je bent sterk in documentbeheer en werkt gestructureerd en dossiermatig; je begrijpt waarom zorgvuldige vastlegging telt en gaat integer om met vertrouwelijke informatie;
• Je hebt uitstekende kennis van Microsoft 365;
• Je hebt sterke organisatorische vaardigheden en kunt goed plannen en prioriteiten stellen;
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• Je bent minimaal 32 uur per week beschikbaar.

Wij bieden

Een afwisselende functie met veel contacten binnen een dynamisch en informeel familiebedrijf waarin initiatief, samenwerking en persoonlijke ontwikkeling worden gewaardeerd.

Je verdient een aantrekkelijk salaris en daarnaast zijn er diverse goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder 25 vakantiedagen, een reiskostenvergoeding, een nette pensioenregeling, compensatie voor de sportschool, een fietsplan, lunch op kantoor, leuke personeelsactiviteiten en een collectieve zorgverzekering.

Ben jij enthousiast en herken jij jezelf in dit profiel? We kijken uit naar jouw reactie.

Bedankt voor jouw sollicitatie en je interesse in onze organisatie. We streven ernaar om binnen zeven werkdagen te reageren.

We zijn benieuwd naar wie jij bent, wat jou motiveert en waarom je hebt gesolliciteerd op deze functie. Tijdens het gesprek vertellen wij ook graag meer over de inhoud van de functie en het team. Je ontvangt van ons een uitnodiging voor een eerste kennismakingsgesprek, telefonisch of per e-mail. Indien nodig voor de functie volgt er een tweede gesprek. De gesprekken vinden plaats op ons kantoor met prachtig uitzicht in Terneuzen of digitaal via Microsoft Teams.

Als er een 'match' is, verwelkomen we jou graag aan boord van ons dynamische familiebedrijf.

Heb je tijdens één van de voorgaande stappen een vraag? Bel, mail of WhatsApp ons dan gerust. Wij helpen je graag!