Administratief medewerker

Gemeente Middelburg; Middelburg; On-site; EUR 21,000 - 46,000; Part time

Benefits offered by this job

IKB 17,05%

Reiskostenvergoeding

Opleidingen en trainingen

Laptop en smartphone en thuiswerkfacil

Job summary

Gemeente Middelburg zoekt een Administratief medewerker voor 21,6 uur per week om portefeuillehouders en projectleiders te ondersteunen met secretariële en administratieve taken en organisatorische werkzaamheden. U bewaakt processen, planning en afspraken op een centrumlocatie aan het kanaal.

U verzorgt notulen, agenda's, documentredactie en faciliteiten, ondersteunt bij beurzen en netwerkbijeenkomsten en beheert projectdocumentaties. Een proactieve houding en nauwkeurigheid zijn vereist.

Qualifications

• MBO werk- en denkniveau met relevante secretariële/administratieve ervaring.
• Goede communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk.

Responsibilities

• Secretariële ondersteuning aan portefeuillehouder en projectleiders.
• Notuleren, agendabeheer en acties bewaken.
• Documenten redigeren en plannen van afspraken en ruimtes.
• Ondersteunen bij beurzen, netwerkbijeenkomsten en bijeenkomsten.
• Beheren van projectadministraties en correspondentie.
• Signaleren van afwijkingen richting projectleiding en voortgang volgen.
• Organiseren van projectbijekomsten en verslaglegging.

Skills

Plannen en organiseren

Zelfstandig werken

Communicatieve vaardigheden

Proactieve houding

Verantwoordelijkheidsgevoel

Flexibiliteit

Digitale systemen

Education

MBO werk- en denkniveau

Relevante opleiding en/of werkervaring

Job description

Administratief medewerker
voor 21,6 uur per week

Is plannen en organiseren jou op het lijf geschreven, schakel je moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en werk je nauwkeurig? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat je gaat doen voor Middelburg
Als administratief medewerker ondersteun je portefeuillehouders, projectleiders en collega's bij uiteenlopende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en bewaakt overzicht, voortgang en afspraken.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het bieden van secretariële ondersteuning aan portefeuillehouderoverleggen, strategische overleggen en projecten;
• Het uitvoeren van voorkomende secretariële en administratieve werkzaamheden;
• Het voorbereiden en ondersteunen van overleggen door agenda's op te stellen, notulen te verzorgen en acties te bewaken;
• Het redigeren en finaliseren van documenten en het plannen van afspraken, reserveren van ruimtes en organiseren van faciliteiten;
• Het ondersteunen bij de voorbereiding en uitvoering van beurzen, netwerkbijeenkomsten en andere bijeenkomsten;
• Het beheren en actualiseren van projectadministraties, documentatie en correspondentie;
• Het bewaken van planningen, voortgang en deadlines en het signaleren van afwijkingen richting projectleiding;
• Het organiseren en coördineren van projectbijeenkomsten, waaronder locaties, uitnodigingen, faciliteiten en verslaglegging;
• Het verzorgen van projectcommunicatie door het opstellen van conceptdocumenten en informatieberichten;
• Het inrichten, beheren en archiveren van project- en procesadministraties.

Waarmee jij Middelburg versterkt

• Mbo werk- en denkniveau, aangevuld met een relevante opleiding en/of werkervaring in een administratieve of secretariële functie, aangevuld met gerichte opleiding en/of relevante werkervaring;
• Sterk in plannen en organiseren.
• Zelfstandig werken, nauwkeurig en gestructureerd.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Pro actieve houding en een sterk verantwoordelijkheidsgevoel;
• Flexibiliteit; moeiteloos kunnen schakelen tussen verschillende werkzaamheden en het naar prioriteit afhandelen hiervan.
• Vaardigheid in het werken met gangbare digitale systemen.

Daar staat tegenover

• Een brutosalaris van maximaal € 3.802 p/m, naar rato € 1.901 (o.b.v. salarisschaal 6, peildatum 1 januari 2027).
• De mogelijkheid om door te groeien naar een maximum brutosalaris van € 4.130 p/m naar rato € 2.065 (o.b.v. uitloopschaal 7, peildatum 1 januari 2027).
• Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% bovenop je brutosalaris. Dit bedrag kun je flexibel inzetten voor extra verlof, fietsproject, verduurzamingsproducten, sport en vitaliteit, aanvulling op het salaris, etc.
• Een open en informele werkomgeving.
• Goed bereikbaar stadskantoor op een mooie locatie aan het kanaal.
• Flexibele werktijden waarbij de werkzaamheden in hoofdzaak op het stadskantoor worden verricht. Waar de werkzaamheden dit toelaten, bestaat beperkt ruimte voor thuiswerken. Daarnaast worden een smartphone, laptop, thuiswerkfaciliteiten en vergoedingen voor woon-werkverkeer beschikbaar gesteld.
• En een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer.
• Een ontwikkelgerichte organisatie met volop ruimte voor opleidingen, cursussen en trainingen.
• Een jaarlijkse tegemoetkoming in de premie voor je ziektekostenverzekering.
• (Deels) doorbetaald ouderschapsverlof voor ouders met jonge kinderen.

Wil je meer weten?
Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Stephan Hageman, afdelingshoofd Leefomgeving, tel.[phone] .
Het overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag Natuurlijk Persoon (NP) maakt onderdeel uit van de benoemingsprocedure.