Management Assistent

Six Stars Agency; Amsterdam; On-site; EUR 38,000 - 58,000; Full time

Job summary

Six Stars Agency in Amsterdam zoekt een enthousiaste Managementassistent / Allround Managementondersteuner die van aanpak houdt en organisatorisch sterk is. Je werkt nauw samen met het management en de Chief of Staff en vervult een brede rol achter de schermen.

Je ondersteunt op het gebied van planning, HR, communicatie, financiën en ICT, en levert proactief oplossingen om dagelijkse bedrijfsvoering soepel te laten verlopen.

Qualifications

• HBO-niveau, uitstekende Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk) en goede Engelse taal.
• Ervaring in managementassistent of vergelijkbare brede ondersteunende rol.
• Proactief, zelfstandig en flexibel, met oog voor detail.

Responsibilities

• Ondersteunen van het management en de Chief of Staff bij dagelijkse werkzaamheden.
• Coördineren van afspraken, vergaderingen en interne overleggen; notuleren en acties bewaken.
• HR-gerelateerde werkzaamheden en personeelsadministratie ondersteunen.
• Interne en externe communicatie ondersteunen en bij evenementen/ bijeenkomsten assisteren.
• Financiële en administratieve ondersteuning en bedrijfsadministratie structureren.

Skills

Dutch language

Organizational skills

Proactive mindset

Communication skills

Microsoft Office

Team collaboration

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Job description

Locatie:Amsterdam, NDSM-werf

Dienstverband:Vast dienstverband of interim

Uren:40 uur per week (in overleg)

Startdatum:Zo spoedig mogelijk

Taalvereiste:Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk

Voor een ambitieuze en innovatieve investeringsorganisatie in Amsterdam zijn wij op zoek naar een enthousiaste, proactieve en veelzijdigeManagementassistent / Allround Managementondersteuner.

Ben jij een echte aanpakker, houd je van afwisseling en krijg je energie van een dynamische werkomgeving? Ben je organisatorisch sterk, denk je graag vooruit en vind je het leuk om op verschillende vlakken binnen een organisatie ondersteuning te bieden? Dan is dit wellicht jouw volgende uitdaging.

Voor deze functie zoeken wij zowel een kandidaat dieop korte termijn beschikbaar is voor een interimopdrachtals iemand die op zoek is naar eenvaste functie.

Het gaat om een brede, afwisselende ondersteunende rol waarin je nauw samenwerkt met het management en de Chief of Staff. Je bent betrokken bij uiteenlopende werkzaamheden en speelt een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse bedrijfsvoering.

Over de organisatie

• Onze opdrachtgever is een bijzondere investeringsorganisatie die zich richt op innovatieve start-ups en scale-ups binnen de sectoren Defensie, Inlichtingen en Veiligheid.
• De organisatie kenmerkt zich door een ondernemende, ambitieuze en resultaatgerichte werkomgeving. Er wordt hard gewerkt, snel geschakeld en veel waarde gehecht aan samenwerking, eigen initiatief en een positieve werksfeer.
• De bedrijfscultuur laat zich het beste omschrijven als work hard, play hard. De lijnen zijn kort, de betrokkenheid is groot en er is volop ruimte om verantwoordelijkheid te nemen en mee te denken over hoe processen en werkzaamheden slimmer en efficiënter kunnen worden ingericht.
• Je komt terecht in een energiek team op een inspirerende locatie aan het IJ, op de NDSM-werf in Amsterdam.
• Als Managementassistent / Allround Managementondersteuner ben je een belangrijke schakel binnen de organisatie. Je ondersteunt niet alleen het management, maar bent ook betrokken bij diverse operationele, administratieve en organisatorische werkzaamheden.
• Dit is nadrukkelijk geen traditionele managementassistentfunctie waarbij de nadruk uitsluitend ligt op agendabeheer. Je krijgt juist een brede rol waarin je met verschillende afdelingen samenwerkt en waarin jouw zelfstandigheid, flexibiliteit en organisatietalent goed tot hun recht komen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Managementondersteuning

• Ondersteunen van het management en de Chief of Staff bij dagelijkse werkzaamheden.
• Coördineren van afspraken, vergaderingen en interne overleggen.
• Voorbereiden van vergaderingen, opstellen van notulen en bewaken van actiepunten.
• Signaleren van knelpunten en zorgen voor een goede opvolging van afspraken.

HR en personeelsadministratie

• Ondersteunen bij uiteenlopende HR-gerelateerde werkzaamheden.
• Bijhouden en organiseren van personeelsadministratie en documentatie.
• Ondersteunen bij interne HR-processen en organisatorische vraagstukken.

Marketing en communicatie

• Ondersteunen bij interne en externe communicatie.
• Meewerken aan presentaties, documenten en communicatiematerialen.
• Helpen bij de voorbereiding en organisatie van evenementen en bijeenkomsten.
• Ondersteunen bij diverse marketingactiviteiten.

Financiële en administratieve ondersteuning

• Uitvoeren en coördineren van uiteenlopende administratieve werkzaamheden.
• Ondersteunen bij financiële processen, overzichten en documentatie.
• Zorgen voor een gestructureerde en overzichtelijke administratie.
• Ondersteunen bij praktische ICT-gerelateerde vraagstukken.
• Bijhouden en actualiseren van interne systemen en informatie.
• Signaleren van verbeterpunten in bestaande werkprocessen.
• Ondersteunen bij verschillende interne projecten.
• Coördineren van werkzaamheden en afstemmen met betrokken collega's en externe partijen.
• Bewaken van deadlines, voortgang en gemaakte afspraken.
• Oppakken van ad-hocwerkzaamheden en zelfstandig oplossen van praktische vraagstukken.

Kortom: een veelzijdige functie voor iemand die graag overzicht houdt, initiatief neemt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen goed georganiseerd is.

Wie zoeken wij?

• Voor deze functie zoeken wij een enthousiaste, zelfstandige en ondernemende persoonlijkheid met een sterke dienstverlenende instelling.
• Je hoeft niet per se een zeer ervaren of senior managementassistent te zijn. We vinden de juiste mentaliteit, persoonlijkheid en motivatie minstens zo belangrijk als het aantal jaren werkervaring.
• Je bent iemand die werk ziet liggen, snel schakelt en energie krijgt van een omgeving waarin veel gebeurt. Je vindt het prettig om verantwoordelijkheid te nemen, denkt in oplossingen en weet ook tijdens drukke momenten het overzicht te bewaren.

Daarnaast herken jij jezelf in het volgende profiel:

• Je beschikt over hbo-werk- en denkniveau.
• Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands. Dit is een harde functie-eis.
• Je hebt daarnaast een goede beheersing van de Engelse taal.
• Je bent organisatorisch sterk, nauwkeurig en gestructureerd.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden.
• Je bent proactief, zelfstandig en hebt een echte hands-on mentaliteit.
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden, prioriteiten en gesprekspartners.
• Je bent flexibel, stressbestendig en oplossingsgericht.
• Je kunt goed overweg met Microsoft Office en maakt je nieuwe systemen snel eigen.
• Je voelt je thuis in een informele, ambitieuze en ondernemende werkomgeving.
• Je hebt een positieve instelling, een gezonde dosis humor en vindt het leuk om onderdeel te zijn van een hecht team.

Ervaring in een functie als managementassistent, directieassistent, personal assistant, officemanager, projectassistent of een vergelijkbare brede ondersteunende rol is een pré.

We zoeken vooral iemand die niet afwacht, maar initiatief toont en het leuk vindt om op verschillende gebieden binnen een organisatie van toegevoegde waarde te zijn.

Wat kun je verwachten?

• Je krijgt de mogelijkheid om onderdeel te worden van een bijzondere en ambitieuze organisatie die actief is binnen innovatieve en maatschappelijk relevante sectoren.
• Het betreft een functie met veel afwisseling, verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief. Je werkt nauw samen met verschillende collega's en afdelingen, waardoor je een breed beeld krijgt van de organisatie en betrokken bent bij uiteenlopende activiteiten.

Wat deze functie aantrekkelijk maakt:

• Een brede en afwisselende functie met veel eigen verantwoordelijkheid.
• Een inspirerende werkomgeving binnen een innovatieve investeringsorganisatie.
• Directe samenwerking met het management en de Chief of Staff.
• Een informele, ondernemende en ambitieuze bedrijfscultuur.
• Veel ruimte om mee te denken, initiatief te nemen en jezelf verder te ontwikkelen.
• Betrokkenheid bij verschillende disciplines, waaronder managementondersteuning, HR, marketing, finance, ICT en projecten.
• Een prachtige werklocatie op de NDSM-werf in Amsterdam.
• De mogelijkheid om zowel op interimbasis als in een vast dienstverband aan de slag te gaan.
• Arbeidsvoorwaarden passend bij jouw ervaring en achtergrond.