Management Assistant Sociaal Domein

Bestofamsterdam; Amsterdam; Hybrid; EUR 17,000 - 25,000; Part time

Job summary

Bestofamsterdam zoekt een Management Assistant voor het sociaal domein in Amsterdam. Je werkt als enige assistant binnen een hecht team van circa 20 vaste medewerkers en vele vrijwilligers.

Je bent nauwkeurig, proactief en prioriteitsgericht, en draagt zorg voor HR-, communicatietaken en administratieve ondersteuning. Verantwoordelijkheden omvatten HR-processen, contracten, facturen en dossiers, notuleren en organisatorische coördinatie.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau is vereist.
• Minimaal enkele jaren ervaring als Directie secretaresse/Management Assistant of vergelijkbaar.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Kennis van MS Office, OneDrive en SharePoint is vereist; Exact en Basecone zijn een pré.

Responsibilities

• Verstrekken van secretariële en administratieve ondersteuning aan de directie en het team.
• HR- en communicatietaken ondersteunen en interne/ externe communicatie verbeteren.
• Beheren van personeelsdossiers en administratieve processen (facturen, declaraties, contracten).
• Coördineren van (team) overleggen en notuleren waar nodig.
• Organiseren van bijeenkomsten, facilitaire zaken en vrijwilligersactiviteiten.
• Signaleren en voorstellen doen ter verbetering van werkwijzen en administratieve processen.

Skills

Dienstverlenende instelling

Organisatievermogen

Nederlandse taal (schrift en woord)

Kennis MS Office (OneDrive, SharePoint

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

OneDrive

SharePoint

Exact

Basecone

Job description

Dit ga je doen

Als Management Assistant sociaal domein zorg je dat alles achter de schermen soepel loopt voor directie en team. Je werkt als enige assistant in een hecht team van circa 20 vaste collega’s en veel betrokken vrijwilligers in Amsterdam. Jij bent nauwkeurig, voelt goed aan wanneer er iets gedaan moet worden en wanneer je iets moet afstemmen of juist niet, je bent proactief en zelfstandig, en kan zeer goed prioriteiten stellen.

HR- en communicatietaken (ondersteunend):

• Bijhouden van website in Wordpress
• Ondersteuning bij indiensttreding van nieuwe medewerkers
• Bijhouden van personeelsdossiers
• Meewerken aan interne en externe communicatie

Administratieve ondersteuning:

• Verwerken, controleren en inboeken van declaraties en facturen in Basecone
• Ondersteunen bij het opstellen van contracten, overeenkomsten en documenten
• Verwerken en archiveren van belangrijke stukken in het digitale systeem

Secretariële ondersteuning:

• Voorbereiden, notuleren en opvolgen van (team) overleggen

Organisatorisch:

• Regelen van facilitaire zaken zoals ICT-contacten, kantoorbenodigdheden en contact met de beheerder van het pand
• Ondersteunen bij het organiseren van bijeenkomsten en vrijwilligersactiviteiten
• Coördineren van interne communicatie en informatievoorziening

Procesverbetering:

• Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen in werkwijzen en administratieve processen

Dit ben jij

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde relevante opleiding
• 16-20 uur per week beschikbaar
• Enkele jaren ervaring als (Directie)secretaresse, Management Assistent of aanverwante functies, liefst in een organisatie met vergelijkbare omvang
• Kennis van diverse MS Office programma's waaronder OneDrive en Sharepoint is een vereiste, kennis van Exact en Basecone is een pré. Bereidheid deze programma’s eigen te maken
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
• Verder heb jij een dienstverlenende instelling, een hoog verantwoordelijkheidsgevoel en beschik je over een goed ontwikkeld organisatievermogen

Over het bedrijf

Onze opdrachtgever is een jonge groeiende organisatie werkzaam in het Sociaal Domein in Amsterdam, Amstelveen en Haarlemmermeer. Haar doelstelling is zorg- en dienstverlening te verbeteren door het inzetten van ervaringsdeskundige en hun de kans te geven te groeien. De ervaringsdeskundige hebben ervaringen in allerlei kwetsbaarheden: psychiatrie, verslaving, dak- en thuisloosheid, schulden, jeugdzorg, detentie etc. In een werkleertraject begeleiden zij groeps- en individuele herstelactiviteiten door heel Amsterdam en omliggende gemeenten. Het team bestaat op dit moment uit ongeveer 20 vaste medewerkers en zo'n 100 vrijwilligers.

Wat bieden wij jou?

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde relevante opleiding
• 16-20 uur per week beschikbaar
• Enkele jaren ervaring als (Directie)secretaresse, Management Assistent of aanverwante functies, liefst in een organisatie met vergelijkbare omvang
• Kennis van diverse MS Office programma's waaronder OneDrive en Sharepoint is een vereiste, kennis van Exact en Basecone is een pré. Bereidheid deze programma’s eigen te maken
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
• Verder heb jij een dienstverlenende instelling, een hoog verantwoordelijkheidsgevoel en beschik je over een goed ontwikkeld organisatievermogen