Management Assistant -Assistent D

1UP Training; Utrecht; Hybrid; EUR 36.000 - 47.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Hybride werken

Zusammenfassung

1UP Training (Netherlands) zoekt een Management Assistent die drie senior managers ondersteunt en overzicht houdt in complexe agenda’s. Je plant afspraken, notuleert vergaderingen en bewaakt deadlines in een hybride werkomgeving.

Je werkt zelfstandig, prioriteert effectief en werkt discreet met vertrouwelijke informatie. Ervaring met Microsoft 365 en inzicht in bedrijfsprocessen zijn essentieel.

Qualifikationen

• Bewezen ervaring in complexe agenda- en informatiebeheer.
• Aantoonbare organisatietalent met vermogen prioriteren onder druk.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, schriftelijk en mondeling.
• Ruime ervaring met Microsoft 365-apps (Outlook, Teams, Copilot, SharePoint, OneDrive).

Aufgaben

• Beheren van drie complexe agenda's en afstemmen van afspraken.
• Notuleren en voorbereiden van managementoverleggen tweewekelijks.
• Coördineren van informatiestromen en deadlines bewaken.
• Back-up voor andere managementassistenten en contact met stakeholders.

Kenntnisse

Complex agenda- en informatiebeheer

Organiseren en prioriteren

Notuleren en managementoverleggen Voor

Microsoft 365 (Outlook, Teams, Copilot

SharePoint en OneDrive

Workday en OneFinance

Ausbildung

MBO 4-/ HBO-werk- en denkniveau

Secretaresseopleiding (afgerond)

Tools

Outlook

Teams

Copilot

SharePoint

OneDrive

Workday

OneFinance

Jobbeschreibung

Management Assistent | Verzekeren & Pensioenen

Ben jij sterk in organiseren en houd je moeiteloos overzicht in complexe agenda’s? Als Management Assistent ondersteun je drie senior managers en zorg je ervoor dat afspraken, overleggen en informatiestromen soepel verlopen.

Wat ga je doen?

Je beheert de complexe agenda’s van drie senior managers, begrijpt de context van afspraken en stelt zelfstandig prioriteiten.
Je organiseert afspraken en overleggen, boekt vergaderruimtes en onderhoudt contact met interne stakeholders, externe relaties en verzekeraars.
Je bereidt managementoverleggen voor, stelt de agenda op en verzorgt twee keer per week de notulen.
Je coördineert informatiestromen, bewaakt deadlines en zorgt dat informatie op tijd bij de juiste mensen terechtkomt.
Je werkt samen met andere managementassistenten en fungeert als back-up.

Wat breng je mee?

Mbo 4- of hbo-werk- en -denkniveau, bij voorkeur met een afgeronde secretaresseopleiding.
Minimaal drie jaar ervaring in een senior ondersteunende rol.
Je kunt goed prioriteren, organiseren en overzicht houden, ook onder hoge werkdruk.
Je beheert het Nederlands uitstekend en communiceert goed in het Engels.
Je hebt ruime ervaring met Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Copilot, SharePoint en OneDrive.
Je werkt zelfstandig, neemt eigenaarschap en durft door te pakken.
Je gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie.
Je bent servicegericht en communicatief sterk en ziet kansen om processen te verbeteren.

Vaardigheden en systemen

Complex agenda- en informatiebeheer.
Organiseren en prioriteren.
Notuleren en managementoverleggen voorbereiden.
Microsoft 365: Outlook, Teams, Copilot, SharePoint en OneDrive.
Workday en OneFinance.

Pré

Ervaring in de verzekeringssector.

Praktische informatie

De functie is voor 32 of 36 uur per week.
Woensdag is geen mogelijke vaste parttime vrije dag.
Dinsdag is wekelijks een vaste kantoordag in Utrecht.
Er wordt hybride gewerkt.

Eisen

• De kandidaat beschikt over mbo 4- of hbo-werk- en -denkniveau
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring in een senior ondersteunende rol
• De kandidaat is sterk in prioriteren, organiseren en overzicht houden, ook onder hoge werkdruk
• De kandidaat beheerst het Nederlands uitstekend en kan goed communiceren in het Engels
• De kandidaat heeft ruime ervaring met Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Copilot, SharePoint en OneDriveDe kandidaat werkt zelfstandig, neemt eigenaarschap en durft door te pakken
• De kandidaat gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie
• De kandidaat is servicegericht en communicatief sterk en herkent kansen om processen te verbeteren
• De kandidaat is beschikbaar voor 32 of 36 uur per week
• De vaste kantoordag is dinsdag; een parttime vrije dag op woensdag is niet mogelijk
• De opdracht is niet geschikt voor zzp’ers
• Loondienst-midlanceconstructies zijn niet toegestaan
• De kandidaat moet beschikbaar zijn voor de hele gevraagde periode van de opdracht
• De kandidaat moet beschikken over een geldig paspoort of identiteitskaart dat bij de intake en op de startdatum van het contract geldig is en ter controle kan worden overlegd

Gunningscriteria

• Bij voorkeur heeft de kandidaat een afgeronde secretaresseopleiding
• Ervaring in de verzekeringssector is een pré