Management Assistent

1UPPLY; Utrecht; Hybrid; EUR 29,000 - 42,000; Part time

Job summary

1UPPLY in Utrecht zoekt een Management Assistent ter ondersteuning van drie senior managers. Je bewaakt complexe agenda’s, organiseert afspraken en notuleert conferenties twee keer per week.

Je werkt 32–36 uur per week op locatie, met een vast kantoordag op dinsdag. Nederlandse taalvaardigheid is essentieel en Engels wordt goed begrepen voor communicatie met externe relaties.

Qualifications

• Mbo 4- of hbo-werk- en denkniveau.
• Minimaal drie jaar ervaring in een senior ondersteunende rol.
• Goede prioritering en organisatorische vaardigheden onder hoge druk.
• Uitstekende Nederlandse taal en goede Engelse communicatie.
• Ruime ervaring met Microsoft 365 (Outlook, Teams, Copilot, SharePoint, OneDrive).
• Zelfstandig werken, ownership en doorpakken.
• Zorgvuldig en discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Servicegericht en communicatief sterk, met oog voor procesverbeteringen.

Responsibilities

• Beheer de complexe agenda’s van drie senior managers, begrijp de context van afspraken en stel zelfstandig prioriteiten.
• Organiseer afspraken en overleggen, reserveer vergaderruimtes en onderhoud contact met interne stakeholders, externe relaties en verzekeraars.
• Bereid managementoverleggen voor, stel de agenda op en verzorg twee keer per week de notulen.
• Coördineer informatiestromen, bewaak deadlines en zorg dat informatie tijdig bij de juiste mensen terechtkomt.
• Werk samen met andere managementassistenten en fungeer als back-up.

Skills

Prioriteren

Organiseren

Communicatie

Zelfstandig werken

Discretie

Klantgericht

Proactief handelen

Education

Secretaresseopleiding afgerond

Mbo/HBO-niveau

Minimaal 3 jaar senior ondersteunende ervaring

Tools

Microsoft 365

Outlook

Teams

Copilot

SharePoint

OneDrive

Job description

Management Assistent | Verzekeren & Pensioenen

Ben jij sterk in organiseren en houd je moeiteloos overzicht in complexe agenda’s? Als Management Assistent ondersteun je drie senior managers en zorg je ervoor dat afspraken, overleggen en informatiestromen soepel verlopen.

Wat ga je doen?

• Beheer de complexe agenda’s van drie senior managers, begrijp de context van afspraken en stel zelfstandig prioriteiten.
• Organiseer afspraken en overleggen, reserveer vergaderruimtes en onderhoud contact met interne stakeholders, externe relaties en verzekeraars.
• Bereid managementoverleggen voor, stel de agenda op en verzorg twee keer per week de notulen.
• Coördineer informatiestromen, bewaak deadlines en zorg dat informatie tijdig bij de juiste mensen terechtkomt.
• Werk samen met andere managementassistenten en fungeer als back-up.

Wat breng je mee?

• Mbo 4- of hbo-werk- en -denkniveau, bij voorkeur met een afgeronde secretaresseopleiding.
• Minimaal drie jaar ervaring in een senior ondersteunende rol.
• Je bent sterk in prioriteren en organiseren en houdt ook onder hoge werkdruk overzicht.
• Je beheerst het Nederlands uitstekend en communiceert goed in het Engels.
• Je hebt ruime ervaring met Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Copilot, SharePoint en OneDrive.
• Je werkt zelfstandig, neemt eigenaarschap en durft door te pakken.
• Je gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je bent servicegericht en communicatief sterk en ziet kansen om processen te verbeteren.

Pré

• Ervaring in de verzekeringssector.

Praktische informatie

Uren: 32–36 uur per week.

Werklocatie: Utrecht UC.

Kantoordag: dinsdag is wekelijks een vaste kantoordag.

Een parttime vrije dag op woensdag is niet mogelijk.

Eisen

• Mbo 4- of hbo-werk- en -denkniveau, bij voorkeur met een afgeronde secretaresseopleiding
• Minimaal 3 jaar ervaring in een senior ondersteunende rol
• Je beheerst het Nederlands uitstekend en kunt ook goed communiceren in het Engels
• Je hebt ruime ervaring met Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Copilot, SharePoint en OneDrive

Gunningscriteria

• Ervaring in de verzekeringssector