Management Assistant

Rotterdam Incijfers; Rotterdam; Hybrid; EUR 29,000 - 39,000; Full time

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een managementassistent die twee afdelingsmanagers en het managementteam ondersteunt, zodat alles soepel verloopt. Je werkt nauw samen met twee collega-secretaresses in een dynamische, open werkomgeving in hartje Rotterdam.

Je beheert complexe agenda’s, prioriteert afspraken, bereidt vergaderingen voor, regelt bezoekers en verzorgt notulen en actielijsten. Daarnaast verwerk je mailboxen, handel je terugkerende zaken af en organiseer je werkbezoeken en ketensessies.

Qualifications

• Proactieve instelling
• Accuraat
• Planmatig
• Flexibel
• Resultaatgericht
• Goede samenwerkingsvaardigheden

Responsibilities

• Beheer complexe agenda’s en prioriteer afspraken voor de afdelingsmanagers
• Bereid vergaderingen voor, regel bezoekers en verzorg notulen en actielijsten
• Beheer mailbox van de afdelingsmanagers en handel terugkerende zaken af
• Verwerk bestellingen, prestatieverklaringen en facturen en vraag inkoopordernummers en jaarbonnen aan
• Organiseer werkbezoeken, bijeenkomsten en ketensessies (locaties, techniek en catering)

Job description

Dit ga je doen

Als managementassistent ondersteun je twee afdelingsmanagers én het MT, zodat alles soepel loopt. Je werkt nauw samen met twee collega-secretaresses in een dynamische, open werkomgeving in hartje Rotterdam.

• Beheer je complexe agenda’s en prioriteer je afspraken voor de afdelingsmanagers;
• Bereid je vergaderingen voor, regel je bezoekers en verzorg je notulen en actielijsten;
• Beheer je de mailbox van de afdelingsmanagers en handel je zelfstandig terugkerende zaken af;
• Verwerk je bestellingen, prestatieverklaringen en facturen en vraag je inkoopordernummers en jaarbonnen aan;
• Organiseer je werkbezoeken, bijeenkomsten en ketensessies, inclusief locaties, techniek en catering.

Dit ben jij

Je hebt een proactieve en ondernemende instelling. Je bent accuraat, planmatig, flexibel en resultaatgericht. Bovenal ben je gemotiveerd om binnen een dynamische afdeling, in een open en prettige werksfeer, gezamenlijk resultaten te behalen. Je denkt actief mee, bent omgevingsbewust, kunt goed samenwerken en weet verbindingen te leggen tussen mensen en belangen. Daarnaast ben je in staat om verschillende systemen van de gemeente snel eigen te maken. Tot slot beschik je over een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

• Afgeronde mbo-4 opleiding, bij voorkeur richting managementondersteuning;
• Minimaal 1 jaar recente ervaring als managementassistent;
• Goede beheersing van Outlook, MS Teams en digitale systemen;
• Aantoonbare ervaring met notuleren en complex agendabeheer;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.

Over het bedrijf

Bij de gemeente Rotterdam werk je in een omgeving waar initiatief, samenwerking en betrokkenheid centraal staan. Je komt terecht in een professionele organisatie met een informele werksfeer, waarin collega's elkaar weten te vinden en samen werken aan een stad die vooruit wil. Hier krijg je de ruimte om jezelf te ontwikkelen én om elke dag bij te dragen aan iets dat ertoe doet.

Wat bieden wij jou?

Je hebt een proactieve en ondernemende instelling. Je bent accuraat, planmatig, flexibel en resultaatgericht. Bovenal ben je gemotiveerd om binnen een dynamische afdeling, in een open en prettige werksfeer, gezamenlijk resultaten te behalen. Je denkt actief mee, bent omgevingsbewust, kunt goed samenwerken en weet verbindingen te leggen tussen mensen en belangen. Daarnaast ben je in staat om verschillende systemen van de gemeente snel eigen te maken. Tot slot beschik je over een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

• Afgeronde mbo-4 opleiding, bij voorkeur richting managementondersteuning;
• Minimaal 1 jaar recente ervaring als managementassistent;
• Goede beheersing van Outlook, MS Teams en digitale systemen;
• Aantoonbare ervaring met notuleren en complex agendabeheer;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.