Management assistant

Start People; Hoofddorp; On-site; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

Abbott in Hoofddorp zoekt een ervaren Executive Assistant die de finance director ondersteunt en bijdraagt aan soepele dagelijkse processen binnen de financiële organisatie.

Je werkt nauw samen met diverse divisies en managementteams en beheert agenda’s, vergaderingen en reizen. Je notuleert in NL en EN, bewaakt deadlines en coördineert vertrouwelijke informatiestromen in een internationale werkomgeving.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau of vergelijkbare ervaring.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een senior ondersteunende rol.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.
• Gevorderde kennis van Microsoft Office en administratieve systemen.
• Proactief, nauwkeurig, discreet en stressbestendig.

Responsibilities

• Beheren van agenda, afspraken, vergaderingen en reizen van de finance director.
• Voorbereiden en organiseren van management- en governancevergaderingen, inclusief agenda’s en notuleren in zowel Nederlands als Engels.
• Bewaken van actiepunten, besluiten en deadlines om processen efficiënt te laten verlopen.
• Ondersteunen bij compliance- en commissieoverleggen, zoals de ondernemingsraad, en coördineren van vertrouwelijke informatiestromen.
• Signaleren en implementeren van verbeteringen in administratieve processen en onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders.

Skills

Nederlands

Engels

Organisatievermogen

Communicatie

Proactief

Stressbestendigheid

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Administratieve systemen

Job description

Als executive assistant bij Abbott in Hoofddorp werk je in een internationale organisatie die zich inzet voor gezondere levens door middel van betrouwbare medische en voedingsoplossingen. In deze rol ondersteun je de finance director en draag je bij aan het soepel laten verlopen van dagelijkse processen binnen de financiële organisatie. Je werkt nauw samen met diverse divisies, managementteams en stakeholders, waarbij jouw organisatorische en communicatieve vaardigheden van groot belang zijn. Dit is een kans om te werken in een dynamische omgeving waar jouw input en professionaliteit echt het verschil maken.

Wat ga je doen:

• Beheren van de agenda, afspraken, vergaderingen en reizen van de finance director.
• Voorbereiden en organiseren van management- en governancevergaderingen, inclusief het opstellen van agenda’s en notuleren in zowel Nederlands als Engels.
• Bewaken van actiepunten, besluiten en deadlines om processen efficiënt te laten verlopen.
• Ondersteunen bij compliance- en commissieoverleggen, zoals de ondernemingsraad, en coördineren van vertrouwelijke informatiestromen.
• Signaleren en implementeren van verbeteringen in administratieve processen en onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders.

Wij zoeken een ervaren en proactieve Executive Assistant met uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.

• HBO werk- en denkniveau of vergelijkbare ervaring.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een senior ondersteunende rol.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.
• Gevorderde kennis van Microsoft Office en administratieve systemen.
• Proactief, nauwkeurig, discreet en stressbestendig.