Kantoorregisseur | Proactieve Office Manager

Zuiver Group; Rotterdam; Hybrid; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris €3.200–€4.100

8% vakantiegeld

Bonusregeling

Pensioenregeling

Laptop van de zaak

24 vakantiedagen

6 ATV dagen

Vaste thuiswerkdag

Opleidingen & trainingen

Kosteloze lunch

Bedrijfssport & massage

Bedrijfsevenementen

Job summary

Zuiver Group zoekt een ervaren Office Manager die overzicht bewaart, snel schakelt en energie krijgt van organiseren. Je zorgt dat kantoor soepel verloopt, dient als aanspreekpunt voor medewerkers en externe relaties en bewaakt administratieve, organisatorische en facilitaire processen.

Je hebt een afgeronde MBO-opleiding en aantoonbare kantoorervaring, bent minimaal 4 dagen per week beschikbaar en werkt gestructureerd met oog voor detail.

Qualifications

• Een afgeronde MBO-opleiding en aantoonbare ervaring als office manager.
• Je beheert agenda, correspondentie en kantooradministratie.
• Je signaleert knelpunten en bewaakt processen en procedures.

Responsibilities

• Beheer algemene kantooractiviteiten en agenda.
• Verwerk inkomende en uitgaande correspondentie.
• Coördineer reizen en accommodaties voor medewerkers.
• Ondersteun werving door sollicitatiegesprekken te plannen.
• Beheer kantoorvoorraad en facilitaire diensten.
• First point of contact voor medewerkers en externe relaties.

Skills

Organisatie

Proactieve houding

Communicatief sterk

Nederlands vloeiend

Gastvrijheid

Education

MBO-opleiding afgerond

Tools

MS Office

Job description

Wie ben jij?

Ben jij een ervaren Office Manager die overzicht bewaart, snel schakelt en energie krijgt van organiseren? Vind je het leuk om ervoor te zorgen dat alles op kantoor soepel verloopt en dat collega’s kunnen rekenen op een goed georganiseerde, fijne werkomgeving?

Jij ziet wat er nodig is, pakt dingen proactief op en houdt moeiteloos meerdere ballen in de lucht. Kortom: jij bent de onmisbare regelaar die ervoor zorgt dat alles op kantoor tot in de puntjes geregeld is. Herken jij jezelf hierin? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Bekijk onze video

Als Office Manager ben je de spil van ons bedrijf. Je bent verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten op kantoor en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je houdt je bezig met een breed scala aan administratieve, organisatorische en facilitaire werkzaamheden en bent het aanspreekpunt voor zowel medewerkers als externe relaties.

Van het coördineren van facilitaire diensten en het beheren van de kantoorvoorraad tot het organiseren van vergaderingen en het bewaken van de dagelijkse kantoorprocessen: jij houdt overzicht en zorgt dat zaken goed geregeld zijn. Met een proactieve houding signaleer je wat er nodig is, los je problemen op en denk je mee over efficiënte oplossingen. Je bent het visitekaartje van Zuiver en zorgt voor een gastvrije en representatieve ontvangst.

Daarnaast stel je het huishoudelijk reglement op en zorg je ervoor dat dit door alle medewerkers wordt nageleefd. Waar nodig spreek je collega’s hier op een duidelijke en professionele manier op aan.

Je bent georganiseerd, communicatief sterk en stressbestendig. Je kunt gemakkelijk meerdere taken tegelijkertijd oppakken, stelt de juiste prioriteiten en werkt zowel zelfstandig als samen met anderen. Kortom: je bent iemand die graag de handen uit de mouwen steekt en ervoor zorgt dat onze kantooromgeving optimaal functioneert.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Beheren van algemene kantooractiviteiten, waaronder het bijhouden van de agenda, het plannen van vergaderingen en het beheren van kantoorbenodigdheden.
• Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie, inclusief e-mails, telefoongesprekken en post.
• Coördineren van reisarrangementen en accommodaties voor medewerkers.
• Ondersteunen van het wervingsproces door sollicitatiegesprekken te plannen.
• Beheren van de kantooradministratie.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externe contacten, en hen voorzien van de benodigde ondersteuning en informatie.
• Verantwoordelijk voor de coördinatie van faciliteitenbeheer, zoals onderhoud, schoonmaak en beveiliging van het kantoor.
• Bijdragen aan de ontwikkeling en implementatie van beleid en procedures om de efficiëntie en effectiviteit van kantooractiviteiten te verbeteren.
• Assisteren bij speciale projecten en evenementen, zoals bedrijfsbijeenkomsten, teambuildingactiviteiten en klantenevenementen.
• Diverse (administratieve) werkzaamheden rondom de on- en offboarding van medewerkers.
• Je beschikt over een afgeronde MBO-opleiding en je hebt minimaal 3 jaar ervaring als office manager.
• Je bent beschikbaar voor minimaal 4 dagen per week.
• Je bent organisatorisch sterk en werkt zeer gestructureerd.
• Je hebt een scherp oog voor detail en voelt je verantwoordelijk.
• Je communiceert professioneel en durft mensen aan te spreken.
• Je bent zelfstandig, proactief en denkt in oplossingen.
• Je kunt goed prioriteiten stellen en behoudt overzicht in drukke momenten.
• Gastvrijheid en representativiteit zijn voor jou vanzelfsprekend.
• Je bent discreet en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands.

Wat bieden wij?

• Een verantwoordelijke en afwisselende functie
• Een mooi salaris tussen EUR 3.200, - en EUR 4.100, - in lijn met je kennis en werkervaring, 8% vakantiegeld, een aantrekkelijke bonusregeling en zeer goede pensioenregeling
• Laptop van de zaak
• 24 vakantiedagen (o.b.v. fulltime werkverband) en 6 ATV dagen per jaar
• Werktijden tussen 8:00 - 18:00 uur, inclusief 1 vaste thuiswerkdag in overleg
• Mogelijkheid tot het volgen van interne en externe opleidingen & trainingen
• Elke dag genieten van een kosteloze, gezamenlijke lunch
• Sportsessies op kantoor en bij spierpijn bezoek je de bedrijfsmasseur
• Geregeld borrels, etentjes en uitjes. Successen vieren we samen!
• Een mooie werkplek in ons pand in Rotterdam Zestienhoven

Worden wij collega's?

Zuiver Media, Modern Minds en Studio Bravoure zijn onderdeel van Zuiver Group. Samen zorgen wij voor online en offline campagnes voor onze klanten. Vanuit ons hippe kantoor in Rotterdam werken we samen met een team van ruim 80 specialisten .

Bij Zuiver Group koesteren we rauw talent, steunen we elkaar en coachen we je om de beste versie van jezelf te worden. Nieuwsgierig geworden? Vul dan het sollicitatieformulier in via de onderstaande button en wie weet zijn wij binnenkort collega’s! Bekijk alle andere vacatures op onze vacaturepagina .

Goed om te weten: we zijn benieuwd naar jouw motivatie en verhaal, dus vertel ons vooral op jouw eigen manier waarom je enthousiast bent over deze rol.