International Support Assistant

Vrije Universiteit Amsterdam (VU Amsterdam); Amsterdam; On-site; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Vakantietegoed 232 uur

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

Reiskostenvergoeding

Thuiswerken mogelijk

Job summary

Vrije Universiteit Amsterdam zoekt een International Support Assistant voor het Degree Mobility-team. Je begeleidt internationale studenten tijdens het aanmeldproces en ondersteunt adviezen en documentenafhandeling in een dynamische internationale omgeving.

Je werkt aan verbeteringen van processen en draagt bij aan een positieve teamcultuur, met mogelijkheid tot deels thuiswerken en een voltijd-equivalent van 0,6. Salaris volgens schaal 7, UFO-profiel Medewerker studentenzaken 3.

Qualifications

• HBO-niveau vereist.
• Affiniteit met internationale studentenmobiliteit.
• Interculturele gevoeligheid.
• Goede communicatieve vaardigheden: Nederlands en Engels.
• Sterke servicegerichte en proactieve houding.
• Ervaring met opzetten en verbeteren van administratieve processen is een pré.

Responsibilities

• Informeren, adviseren en begeleiden van aankomende studenten tijdens het aanmeldingsproces (voornamelijk via e-mail en telefoon).
• Controleren en verwerken van de aanmelddocumenten (Diploma’s, taaltoetsen) en zorgen voor voltooiing van de aanmelding.
• Ondersteunen van de International Student Advisors met administratieve taken.
• Bijdragen aan ontwikkeling en verbetering van Degree Mobility-processen en doelstellingen.
• Bijdragen aan een positieve teamcultuur en open werkomgeving.
• Deelname aan diverse overleggen en projecten, zowel binnen als buiten de afdeling.
• Ter plaatse ondersteuning bieden aan studenten tijdens introductieweken.

Skills

Nederlands

Engels

HBO-niveau

Intercultureel inzicht

Studentenmobiliteit

Servicegerichtheid

Communicatieve vaardigheden

Proactieve houding

Ervaring procesverbetering

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Jouw functie

Als International Support Assistant maak je deel uit van het team Degree Mobility van de afdeling International Mobility.

Je zal dagelijks in contact staan met inkomende internationale studenten die toegelaten willen worden tot een van onze Engelstalige masteropleidingen. De belangrijkste taak van de functie is het informeren en ondersteunen van deze zeer diverse doelgroep van studenten gedurende het gehele aanmeldprocess.

• Informeren, adviseren en begeleiden van aankomende studenten tijdens het aanmeldingsprocess (voornamelijk via e-mail en telefoon)
• Het controleren en verwerken van de aanmelddocumenten (bijv. Diploma’s, taaltoetsen) en ervoor zorgen dat de aanmelding complett wordt gemaakt.
• Het bieden van administratieve ondersteuning aan de International Student Advisors
• Bijdragen aan de ontwikkeling en algehele verbetering van de processen en de doelstellingen van Degree Mobility
• Bijdragen aan een positieve teamgeest en open werk cultuur.
• Actief deelnemen aan diverse overleggen binnen en buiten de afdeling, evenals deelname aan diverse programma’s en projecten.
• Ter plaatse ondersteuning bieden aan studenten tijdens de introductieweken

Jouw profiel

Jouw motivatie en gedrevenheid om bij te dragen aan goede administratieve processen, zodat studenten hun onderwijsdromen kunnen verwezenlijken, staan bij ons bovenaan de selectiecriteria. Daarnaast vragen we om:

• HBO werk- en denkniveau
• Affiniteit met internationale studenten mobiliteit
• Interculturele gevoeligheid
• Goede communicatieve vaardigheden: zowel schriftelijk als mondeling in vloeiend Nederlands en Engels
• Een sterke servicegerichte en proactieve houding
• Ervaring met het opzetten en verbeteren van administratieve processen is een pré

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.202,00 (Schaal 7) en maximaal € 4.159,00 (Schaal 7) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Medewerker studentenzaken 3. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor 0,6 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar. Daarna is er uitzicht op een vast contract.

Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• korting op (en af en toe exclusieve toegang tot) theatervoorstellingen en cursussen van cultuurcentrum Griffioen
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken

Over ons

Student- & Onderwijszaken

De dienst Student-en Onderwijszaken maakt succesvol doceren, studeren en ontspannen mogelijk.

Werken bij SOZ is werken in het hart van de VU. Samen met collega’s in de faculteiten verzorgen we, met bijna 300 medewerkers, uitstekende dienstverlening voor VU studenten en medewerkers. We ondersteunen onze (internationale) studenten gedurende hun studieloopbaan, van studiekeuze tot en met diplomering. Met onze bijdragen aan innovatief onderwijsbeleid en onze hulp bij systematische onderwijsverbeteringen ondersteunen we de kwaliteitscyclus van het onderwijs. Ook verzorgen we sport en cultuur voor iedereen op de VU en daarbuiten.

International Office

Het International Office bereidt internationaliseringsbeleid voor, adviseert hierover en biedt services aan studenten en buitenlandse gasten van de universiteit. Het International Office wordt aangestuurd door de drie Afdelingshoofden International Mobility, International Relations en Centrum voor Internationale Samenwerking. Deze vacature valt binnen de afdeling International Mobility.

De afdeling International Mobility is verantwoordelijk voor het bevorderen van internationale mobiliteit van studenten en medewerkers. De afdeling bestaat uit drie teams en verwerkt de centrale aanmeldingen van internationale studenten in diploma-en contractonderwijs, verzorgt de diplomawaardering van buitenlandse getuigschriften en verwerkt de aanvraag van visa, verblijfsvergunningen en tewerkstellingsvergunningen voor studenten en gasten. Daarnaast geeft International Mobility voorlichting aan VU-studenten over studeren in het buitenland, beheert diverse fondsen en uitwisselingsprogramma's en ondersteunt de huisvestingsvraag voor buitenlandse studenten en gasten van de VU.

Degree Mobility Team

Het Degree Mobility team houdt zich bezig met het centraal voorlichten en selecteren van internationale studenten voor de Engelstalige opleidingen van de Vrije Universiteit Amsterdam. Naast het beoordelen van diploma's en het behandelen van toelatingsverzoeken richt het team zich op de onboarding van internationale studenten door ze kennis te laten maken met de Nederlandse onderwijscultuur, de VU-gemeenschap en hun VU-opleiding gedurende de eerste maanden van hun verblijf in Nederland. De VU streeft ernaar de aansluiting tussen studenten en hun opleiding te versterken en de kwaliteit en diversiteit van de instroom te borgen. Het Degree Mobility team bestaat uit twee subteams: Bachelor Admission en Master Admission.

Vrije Universiteit Amsterdam

De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes (https://vu.nl/nl/over-de-vu/meer-over/vu-gedragscode).

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit

Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.

Interesse

Ben jij geïnteresseerd in deze functie?

Deadline 11 Oktober.

Je dient je curriculum vitae en motivatiebrief te uploaden, die wij beiden graag in het Engels ontvangen.