HR Administrateur

Copijn; Utrecht; On-site; EUR 33,000 - 47,000; Part time

Benefits offered by this job

Parttime 24 uur per week

Ontwikkelmogelijkheden

35 vakantiedagen

Job summary

Copijn zoekt een HR Administrateur voor een parttime functie van 24 uur per week. Je zorgt dat de personeelsadministratie klopt en collega’s goed worden ondersteund.

Je beheert dossiers, verlof en verzuimregistraties, salarismutaties en relevante correspondentie, ondersteunt onboarding en wijzigingen in dienstverband.

Daarnaast werk je aan KAM-gerelateerde registraties en ondersteun je bij kwaliteits- en arbo-activiteiten, zodat processen en verantwoordelijkheden goed op orde blijven.

Qualifications

• Je hebt MBO+/HBO werk- en denkniveau in HR, administratie of aanverwant.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en gaat voorzichtig om met vertrouwelijke informatie.
• Je kunt zelfstandig werken, prioriteiten stellen en meerdere taken tegelijk managen.
• Je bent digitaal vaardig en durft administratieve processen slimmer te maken.
• Je communiceert helder, vriendelijk en professioneel.
• Ervaring met HR-gerelateerde registraties is een pré.

Responsibilities

• Beheer en actualiseer de HR-administratie, inclusief personeelsdossiers en salarismutaties.
• Ondersteun onboarding en wijzigingen in dienstverband en de voorbereiding van afspraken.
• Houd opleidingen en certificeringen bij en signaleer verlenging / acties.
• Fungeer als aanspreekpunt voor HR-gerelateerde vragen en bewaak deadlines.
• Denk mee over verbetering en standaardisatie van administratieve processen.
• Ondersteun KAM-activiteiten en gerelateerde registraties en keuringsprocessen.

Skills

Nauwkeurig

Zelfstandig werken

Communicatief

Digitale vaardigheden

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Job description

Een zelfstandige en veelzijdige HR-functie waarin je zorgt dat onze personeelsadministratie klopt, collega’s goed worden ondersteund en HR-processen soepel verlopen.

Bij Copijn werken ruim 50 betrokken professionals dagelijks aan groene leefomgevingen die ertoe doen. Van landschapsarchitecten en boomspecialisten tot hoveniers, projectleiders en adviseurs. Achter al dat vakmanschap staat een organisatie die goed geregeld moet zijn. Daar kom jij in beeld.

Als HR Administrateur ben je een belangrijke schakel binnen onze organisatie. Jij zorgt dat onze personeelsadministratie klopt, dat afspraken goed worden vastgelegd en dat medewerkers en leidinggevenden kunnen rekenen op een goede, persoonlijke ondersteuning. Je houdt overzicht, werkt zorgvuldig en ziet wat er moet gebeuren voordat iemand erom hoeft te vragen.

Je krijgt veel vrijheid om je werk zelfstandig te organiseren. Daarnaast pak je een aantal administratieve werkzaamheden op rondom kwaliteit, arbo en milieu (KAM). Daarmee draag je vanuit jouw rol bij aan een organisatie die niet alleen goed voor haar mensen zorgt, maar ook haar processen en verantwoordelijkheden goed op orde heeft.

Je bent de vaste kracht achter onze HR-administratie. Je zorgt dat gegevens actueel zijn, processen soepel verlopen en collega’s weten waar ze aan toe zijn. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet goed wat prioriteit heeft. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Je beheert en actualiseert de HR-administratie, waaronder personeelsdossiers, contractgegevens, verlof- en verzuimregistraties, salarismutaties en relevante correspondentie.
• Je ondersteunt bij onboarding, wijzigingen in dienstverbanden en administratieve voorbereiding van gesprekken, regelingen en afspraken.
• Je houdt opleidingen, cursussen, bevoegdheden en certificeringen van medewerkers bij en signaleert wanneer verlenging of actie nodig is.
• Je bent een laagdrempelig aanspreekpunt voor collega’s met praktische en administratieve HR-vragen.
• Je bewaakt HR-gerelateerde deadlines en zorgt dat informatie tijdig bij de juiste collega of externe partij terechtkomt.
• Je denkt mee over verbetering en standaardisatie van administratieve processen, werkinstructies en documentbeheer.
• Je ondersteunt daarnaast bij enkele administratieve werkzaamheden rondom kwaliteit, arbo en milieu (KAM), zoals het bijhouden van registraties, certificeringen, keuringen en acties.
• Je zorgt ervoor dat informatie betrouwbaar, actueel en goed vindbaar is.

Je werkt daarbij samen met het management, leidinggevenden en collega’s uit de verschillende teams. Je bent niet alleen degene die de administratie bijhoudt, maar ook iemand die signaleert, meedenkt en initiatief neemt.

Wie ben jij?

Je bent iemand die rust en overzicht brengt. Je houdt ervan als zaken goed geregeld zijn, maar vindt het minstens zo belangrijk dat processen voor mensen ook prettig en praktisch werken. Je herkent jezelf in het volgende:

• Je hebt MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van HR, administratie, bedrijfsvoering of iets vergelijkbaars.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en gaat vanzelfsprekend zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je kunt goed zelfstandig werken, stelt de juiste prioriteiten en houdt overzicht als er meerdere dingen tegelijk spelen.
• Je bent digitaal vaardig en vindt het leuk om systemen en administratieve processen steeds een beetje slimmer te maken.
• Je communiceert helder, vriendelijk en professioneel en voelt goed aan wanneer je moet doorpakken.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en wacht niet af tot iemand vertelt wat er moet gebeuren.
• Je bent praktisch ingesteld en voelt je prettig in een organisatie waar kantoor, projectteams en uitvoering nauw met elkaar samenwerken.
• Ervaring met KAM of VCA is mooi meegenomen, maar zeker geen vereiste.

Wat bieden wij?

Werken bij Copijn betekent werken in een organisatie waar vakmanschap, groen en ontwikkeling samenkomen. In jouw rol krijg je de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen voor de HR-administratie én om mee te bouwen aan een professionele en prettige organisatie. Wij bieden:

• Een parttimefunctie van 24 uur per week waarin jouw werk direct zichtbaar verschil maakt.
• Een zelfstandige HR-functie met veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid.
• Een afwisselende rol waarin je dicht bij de medewerkers en organisatie staat.
• Samenwerking met betrokken collega’s die kennis delen en elkaar versterken.
• Ruimte om HR-processen verder te verbeteren en jezelf te ontwikkelen.
• Mogelijkheden voor opleidingen en trainingen.
• Een goed salaris passend bij jouw ervaring en inzet van € 2.972,57 tot € 4.172,42 bruto per maand, op basis van een fulltime werkweek.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder 35 vakantiedagen en een goede pensioenvoorziening.
• Een prettige, groene werkomgeving.
• Een organisatie die volop in beweging en ontwikkeling is.
• Een goed bereikbare werkplek.