Front Office Coordinator

IJshal De Vliet; Leiden; On-site; EUR 24,000 - 36,000; Part time

Job summary

Stichting IJshal De Vliet zoekt een Frontoffice Coördinator die zorgt voor structuur, planning en administratie zodat de dagelijkse operatie soepel verloopt in Leiden.

Je bent de spil van de frontoffice, verwerkt reserveringen en facturen in Recreatex, bewaakt de planning van het receptieteam en denkt mee over procesverbeteringen binnen een groeiende sportorganisatie. 24-32 uur per week, marktconform salaris, informele team en ruimte voor ontwikkeling.

Qualifications

• Je werkt aan structuur en planning.
• Je beheerst administratieve processen en bewaakt deadlines.
• Je communiceert helder met collega's en klanten.

Responsibilities

• Verwerken van reserveringen en boekingen in Recreatex.
• Verwerken en opstellen van facturen.
• Beheren van de planning van het receptieteam.
• Verwerken van wijzigingen in de programmering.
• Bewaken van administratieve processen.
• Ondersteunen bij evenementen en verhuur.
• Meedenken over verbeteringen van werkprocessen.

Skills

Plan & organiseer

Nauwkeurig

Digitale vaardigheden

Communiceren

Tools

Recreatex

Job description

Zorg jij ervoor dat achter de schermen alles op rolletjes loopt?

Bij Stichting IJshal De Vliet draait iedere dag om sport, gastvrijheid en samenwerking.

Van recreanten en scholen tot verenigingen en topsporters: duizenden bezoekers maken jaarlijks gebruik van onze accommodatie.

Om onze organisatie verder te professionaliseren zijn wij op zoek naar een Frontoffice Coördinator. Iemand die energie krijgt van structuur, planning en administratie en ervoor zorgt dat de dagelijkse operatie soepel verloopt.

Deze functie ontwikkelt zich mee met de organisatie. Naarmate de frontoffice verder professionaliseert, krijg je steeds meer ruimte en verantwoordelijkheid om de dagelijkse operatie zelfstandig te coördineren. Door jouw inzet kunnen collega's zich richten op de verdere ontwikkeling van de organisatie, onze verenigingen en nieuwe sportinitiatieven.

Wat ga je doen?

Je bent de organisatorische spil van onze frontoffice. Je zorgt ervoor dat processen goed verlopen en ondersteunt collega's bij de dagelijkse werkzaamheden.

Onder andere houd je je bezig met:

• verwerken van reserveringen en boekingen in Recreatex;
• opstellen en verwerken van facturen;
• beheren van de planning van het receptieteam;
• verwerken van wijzigingen in de programmering;
• bewaken van administratieve processen;
• ondersteunen bij evenementen en verhuur;
• meedenken over verbetering van werkprocessen.

Je werkt nauw samen met de Manager Frontoffice en bent een belangrijk aanspreekpunt binnen de dagelijkse organisatie.

Wie zoeken wij?

Je wordt blij van overzicht. Je vindt het leuk om structuur aan te brengen en ziet het als een uitdaging om verschillende werkzaamheden goed op elkaar af te stemmen.

Daarnaast:

• werk je nauwkeurig;
• kun je goed plannen en organiseren;
• ben je digitaal vaardig;
• schakel je gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden;
• communiceer je prettig met collega's en klanten;
• denk je in oplossingen.

Ervaring met Recreatex is een pre, maar geen must. We leren je graag de systemen kennen.

Wat bieden wij?

Je komt terecht in een organisatie die volop in ontwikkeling is. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en ruimte om mee te bouwen aan de verdere professionalisering van de frontoffice.

Daarnaast bieden wij:

• een functie voor 24-32 uur per week;
• een marktconform salaris;
• een afwisselende baan binnen een sportieve organisatie;
• veel zelfstandigheid;
• korte lijnen en een informeel team;
• ruimte om jezelf verder te ontwikkelen.

• We kijken uit naar je reactie!