Front Office Assistant

Secretary Plus; Kolham; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Part time

Job summary

Secretary Plus in Groningen zoekt een Front Office Assistant die bezoekers, klanten en leveranciers welkom heet en een representatieve ontvangst waarborgt.

Je beheert telefoon en mailbox, ondersteunt frontoffice- en administratieve werkzaamheden en voert lichte facilitaire taken uit. De functie is tijdelijk ter vervanging van een collega en biedt mogelijk uitzicht op een vast dienstverband; 16 uur de ene week, 24 uur de andere week, met beschikbaarheid op woensdag, donderdag en vrijdag.

Qualifications

• Minimaal 2 jaar werkervaring als Front Office Assistant, Receptionist of vergelijkbaar.
• Minimaal mbo-3 werk- en denkniveau in administratieve, hospitality of dienstverlenende richting.
• Nederlandse taal uitstekend, Engels acceptabel.
• Flexibel inzetbaar binnen wisselend parttime rooster.
• Zelfstandig werken, initiatief tonen en multitasken.
• Ervaring met telefoonbeheer en mailboxbeheer.

Responsibilities

• Bezoekers, klanten en leveranciers verwelkomen op een professionele, gastvrije manier.
• Inkomende telefoongesprekken aannemen, doorverbinden en afhandelen.
• Gezamenlijke mailbox beheren en binnenkomende e-mails verwerken.
• Ondersteunen bij diverse frontoffice- en administratieve werkzaamheden.
• Lichte facilitaire taken zoals koffie en thee verzorgen.
• Representatieve en goed georganiseerde ontvangstomgeving behouden.

Skills

Gastvrije service

Klantgericht

Telefoniebeheer

Mailboxbeheer

Administratieve vaardigheden

Initiatief nemen

Education

MBO-3 werk- en denkniveau

Job description

Als Front Office Assistant ben jij het eerste aanspreekpunt én het visitekaartje van een toonaangevende organisatie binnen de technische sector. Met jouw gastvrije en servicegerichte instelling zorg je ervoor dat bezoekers, klanten en collega's zich direct welkom voelen. Je beheert de telefoon en mailbox, ondersteunt bij uiteenlopende frontofficewerkzaamheden en werkt daarbij nauw samen met een collega.

Samen vormen jullie het gezicht van de organisatie en werken jullie in een roulatieschema: de ene week werk je 16 uur, de andere week 24 uur. Je bent beschikbaar op de woensdag, donderdag en vrijdag. Het gaat om een tijdelijke functie ter vervanging van een collega die aan het einde van het jaar met pensioen gaat. De organisatie zoekt iemand die op korte termijn kan starten, waarbij er eventueel uitzicht is op een vast dienstverband.

Wat ga je doen?

• Je ontvangt en verwelkomt bezoekers, klanten en leveranciers op een professionele en gastvrije manier;
• Je neemt inkomende telefoongesprekken aan, verbindt deze door en zorgt voor een correcte afhandeling;
• Je beheert de gezamenlijke mailbox en verwerkt binnenkomende e-mails;
• Je ondersteunt bij diverse frontoffice- en administratieve werkzaamheden;
• Je verzorgt lichte facilitaire taken, zoals het klaarzetten van koffie en thee;
• Je zorgt samen met je collega voor een representatieve, gastvrije en goed georganiseerde ontvangstomgeving.

Jij bent een gastvrije en proactieve professional die het leuk vindt om mensen te ontvangen en snel schakelt tussen verschillende werkzaamheden. Met jouw servicegerichte instelling zorg je ervoor dat bezoekers, collega's en klanten zich direct welkom voelen en houd je moeiteloos meerdere zaken tegelijk in de lucht.

• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als Front Office Assistant, Receptionist of in een vergelijkbare functie;
• Je beschikt over minimaal mbo-3 werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve, hospitality- of dienstverlenende richting;
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend en kunt je goed redden in het Engels;
• Je bent flexibel inzetbaar binnen een wisselend parttime rooster;
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en ziet wat er gedaan moet worden;
• Je hebt ervaring met telefoonbeheer, mailboxbeheer en lichte administratieve werkzaamheden.