Executive Office Manager (Hybrid) — 20–24h/week, Utrecht

New Business Software Group B.V.; Netherlands; Hybrid; EUR 20,000 - 26,000; Part time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Job summary

EQ Group zoekt een Office Manager die als organisatorisch hart van de organisatie fungeert en de directeur ondersteunt.

Je bent aanspreekpunt, initieert processen, bewaakt afspraken en levert administratieve HR-ondersteuning. Hybride werken is mogelijk, maar zichtbaarheid op kantoor blijft belangrijk.

Je werkt samen met finance en marketing, beheert Microsoft 365 en AI-tools, en zorgt voor een soepele dagelijkse gang van zaken.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar ervaring als Office Manager of in een vergelijkbare rol.
• MBO+ werk- en denkniveau.
• Ervaring met Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word, Excel).
• Ervaring met Microsoft Dynamics Business Central en/of HubSpot is een pré.
• Digitaal vaardig en nieuwsgierig naar nieuwe tools (zoals AI).
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Zelfstandig, proactief en communicatief sterk.
• Helicopterview, verbindend en niet bang om te zeggen waar het op staat.
• Woonachtig in (de regio) Utrecht is een belangrijke pré.
• Beschikbaar voor 20–24 uur per week en bereid om regelmatig op kantoor aanwezig te zijn

Responsibilities

• Organisatie & regie: Eerste aanspreekpunt voor niet-inhoudelijke vragen; ontvangen van collega’s, klanten en bezoekers; structuur aanbrengen en bewaken in processen en afspraken.
• Directie-ondersteuning: Voorbereiden en structureren van besluiten en overleggen; vooruitdenken en opvolgen van afspraken.
• Commercieel & administratie: Ondersteuning bij offertes; urenregistratie; facturatie in samenwerking met finance; opvolgen van openstaande acties; HR-ondersteuning (planning, werving & selectie, onboarding).
• Marketing & communicatie: Uitvoerende marketingwerkzaamheden; ondersteuning van interne en externe communicatie; organiseren van events.
• Slim werken met tooling & AI: Actief inzetten van tools zoals Microsoft 365 en AI; opstellen en redigeren van e-mails en documenten; beheren van documentatie in Teams/SharePoint

Skills

Office management

Proactief

Communicatief sterk

Helicopterview

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Microsoft Dynamics Business Central

HubSpot

ChatGPT/AI-tools

Job description

EQ Group zoekt een Office Manager die als organisatorisch hart van de organisatie fungeert en de directeur ondersteunt.

Je bent aanspreekpunt, initieert processen, bewaakt afspraken en levert administratieve HR-ondersteuning. Hybride werken is mogelijk, maar zichtbaarheid op kantoor blijft belangrijk.

Je werkt samen met finance en marketing, beheert Microsoft 365 en AI-tools, en zorgt voor een soepele dagelijkse gang van zaken.