Executive Assistent

Lincks; Papendrecht; On-site; EUR 45,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

13e maand

26 vakantiedagen

Fietsplan

Reiskostenvergoeding

Pensioen

WIA-verzekering

Job summary

Jouw toekomstige rol bij L&B Groep in Papendrecht is als Executive Assistent, het verlengstuk van de directie. Je regelt agenda's, bereidt overleggen voor en bewaakt opvolging, met ruimte voor facilitair en juridisch taken.

Je handelt proactief, bewaart discretie en denkt mee over procesverbeteringen. Je beschikt over HBO-niveau, secretariële opleiding en ruime ervaring in vergelijkbare functies met multi-directieagenda's.

Qualifications

• Ervaren Executive Assistent die directieniveau ondersteunt.
• Wacht niet af, neemt initiatief en stelt prioriteiten.
• Discretie en betrouwbaarheid zijn essentieel.

Responsibilities

• Complex en strategisch agendabeheer voor twee directieleden.
• Voorbereiden en vastleggen van directievergaderingen en opvolging.
• Inhoudelijk voorbereiden van meetings en samenvatten documenten.
• Sparringpartner en kritisch gesprekspartner voor de directie.
• Organiseren van interne en externe events en onderhoud leveranciersafspraken.
• Beheer van administratieve en juridische processen zoals registers.

Skills

Agendabeheer

Directieondersteuning

Discretie

Communicatieve vaardigheden

Education

HBO werk- en denkniveau; secretariële opleiding

Job description

Wat ga je doen?

Als Executive Assistent ben jij het verlengstuk van de directie. Je zorgt voor overzicht, structuur en rust, zodat zij zich kunnen richten op strategische vraagstukken. Continu schakel je tussen operationeel, tactisch en deels strategisch niveau. Voor de ene directeur ligt de focus meer op agendabeheer en voorbereiding van overleggen, terwijl je voor de ander juist taken uit handen neemt op facilitair en juridisch vlak. Je houdt regie, stelt prioriteiten en zorgt dat besluiten worden omgezet in acties.

Jouw dagen vul je concreet & afwisselend met:

• Complex en strategisch agendabeheer voor 2 directieleden;


• Structureren, voorbereiden en vastleggen van directie overleggen (incl. opvolging);


• Inhoudelijk voorbereiden van meetings en samenvatten van documenten en besluitstukken;


• Fungeren als sparringpartner en kritische gesprekspartner voor de directie;


• Organiseren van interne en externe events, zoals bijvoorbeeld het komende summer event voor collega’s;


• Jij zorgt ervoor dat bij storingen en klachten er actie wordt ondernomen en dat dit snel en goed wordt opgepakt;


• Tevens ben je betrokken bij het aangaan en organiseren van onderhoudsafspraken met diverse leveranciers;


• Contact onderhouden met externe partijen zoals notarissen, accountants en adviseurs;


• Ondersteunen bij administratieve en juridische processen, zoals aandeelhouders- en UBO-registers;


• Betrokken bij trajecten zoals overnames en organisatorische veranderingen;


• Signaleren van knelpunten en proactief verbeteren van processen.

Wat breng je mee?

Je bent een ervaren Executive Assistent die stevig in zijn/haar schoenen staat en gewend is om te schakelen op directieniveau. Je wacht niet af, maar neemt initiatief, stelt prioriteiten en durft ook tegengas te geven waar nodig. Discretie en betrouwbaarheid staan bij jou voorop en je voelt je comfortabel in een rol waarin vertrouwelijkheid essentieel is.

Verder breng je mee:

• Hbo werk- en denkniveau, met een afgeronde secretariële opleiding;


• Ruime ervaring in een vergelijkbare rol met aantoonbare kennis van complex agendabeheer voor meerdere directieleden;


• Bekend met het voorbereiden, structureren en opvolgen van directie overleggen;


• Ervaring met administratieve en juridische processen (zoals registers en documentatie);


• Affiniteit met facilitaire werkzaamheden;


• Je bent beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week, bij voorkeur verdeeld over 5 werkdagen.

Wat bieden we jou?

Je krijgt bij L&B Groep de kans om een nieuwe rol volledig naar je toe te trekken en van grote waarde te zijn voor de directie én de organisatie als geheel. Als Executive Assistent start je niet in een afgebakende functie, maar een positie waarin jouw inzichten en aanpak echt het verschil maken. Verder kun je rekenen op:

• Een uitstekend bruto maandsalaris tussen de €4000 en €5000, afhankelijk van de kennis en ervaring die je meebrengt;


• Een 13e maand;


• 26 vakantiedagen en de mogelijkheid om 5 dagen bij te kopen;


• Een goed geregeld pensioen en een WIA-verzekering;


• Reiskostenvergoeding en een fietsplan;


• Flexibiliteit omtrent de werktijden;


• Een prettige, informele werkomgeving met korte lijnen;


• Leuke & spontane uitjes met het gezelligste team van Papendrecht;


• Een eigen kantine met de heerlijkste broodjes en een gezellige bar.

Meer over jouw nieuwe werkgever!

Jouw nieuwe werkgever is L&B Groep in Papendrecht. Zij zijn een professioneel verzekeringsbedrijf gespecialiseerd in particuliere- en zakelijke schadeverzekeringen, werknemersverzekeringen, pensioenen en financieel advies. Ook hebben zij een eigen gecertificeerde arbodienst. Bij L&B Groep streven ze naar de hoogste kwaliteit voor de klant. Deskundigheid en klantbelang vinden ze heel erg belangrijk.

Op de moderne vestiging in Papendrecht werken 105 gedreven collega’s samen om de klanten een optimale klantbeleving én dienstverlening te bieden. Er heerst een informele, behulpzame en familiale sfeer. De directie bestaat uit 2 betrokken en ondernemende leiders die momenteel nog veel zelf oppakken. Door de groei van de organisatie is er ruimte ontstaan voor een Executive Assistent die hen volledig ontzorgt en tegelijkertijd structuur en professionalisering brengt. De rol is nieuw binnen de organisatie. Dat betekent: veel vrijheid om deze zelf vorm te geven en écht invloed te hebben op hoe de ondersteuning wordt ingericht.