Executive Assistant

L&B Groep; Papendrecht; On-site; EUR 45,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

13e maand

26 vakantiedagen

pensioen

WIA-verzekering

reiskostenvergoeding

fietsplan

flexibele werktijden

kantine

Job summary

L&B Groep in Papendrecht zoekt een Executive Assistant die als verlengstuk van de directie zorgt voor overzicht, structuur en rust. Je schakelt tussen operationeel, tactisch en strategisch niveau en bewaakt prioriteiten zodat besluiten snel in acties worden omgezet.

Je werkt nauw samen met de directie, beheert agenda(’s) en bereidt bijeenkomsten voor, inclusief verslaglegging. Een proactieve houding, discretie en betrouwbaarheid zijn essentieel voor deze sleutelpositie.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau is vereist.
• Ruime ervaring in een vergelijkbare rol met complex agendabeheer voor meerdere directieleden.
• Ervaring met voorbereiden, structureren en opvolgen van directieoverleggen.
• Affiniteit met facilitaire en juridische processen.

Responsibilities

• Complex en strategisch agendabeheer voor 2 directieleden.
• Structureren en vastleggen van directieoverleggen met opvolging.
• Voorbereiden van meetings en samenvatten van documenten.
• Sparringpartner en kritisch gesprekspartner voor de directie.
• Organiseren van interne en externe events en onderhoudsafspraken met leveranciers.
• Contact met notarissen, accountants en adviseurs.
• Ondersteunen bij administratieve en juridische processen zoals aandeelhouders- en UBO-registers.
• Betrokken bij overnames en organisatorische veranderingen.
• Signaleren van knelpunten en verbeteren van processen.

Skills

Agenda beheer

Directie-ondersteuning

Initiatief tonen

Discretie

Education

HBO niveau

Secretariële opleiding

Job description

Als Executive Assistant vervul je een cruciale rol in de samenwerking met de directie van L&B Groep in Papendrecht. Je bent de rechterhand van 2 directeuren en zorgt voor structuur, overzicht en voortgang binnen een organisatie die volop in ontwikkeling is. Je schakelt continu op hoog niveau, bewaakt prioriteiten en zorgt dat besluiten worden omgezet in concrete acties. In deze nieuwe rol krijg je het vertrouwen én de ruimte om taken naar je toe te trekken, waardoor je de directie echt ontzorgt en verder meebouwt aan de verdere professionalisering. Benieuwd naar jouw nieuwe werkplek? We drinken graag een kop koffie.

Als Executive Assistant ben jij het verlengstuk van de directie. Je zorgt voor overzicht, structuur en rust, zodat zij zich kunnen richten op strategische vraagstukken. Continu schakel je tussen operationeel, tactisch en deels strategisch niveau. Voor de ene directeur ligt de focus meer op agendabeheer en voorbereiding van overleggen, terwijl je voor de ander juist taken uit handen neemt op facilitair en juridisch vlak. Je houdt regie, stelt prioriteiten en zorgt dat besluiten worden omgezet in acties.

Jouw dagen vul je concreet & afwisselend met:

• Complex en strategisch agendabeheer voor 2 directieleden;
• Structureren, voorbereiden en vastleggen van directie overleggen (incl. opvolging);
• Inhoudelijk voorbereiden van meetings en samenvatten van documenten en besluitstukken;
• Fungeren als sparringpartner en kritische gesprekspartner voor de directie;
• Organiseren van interne en externe events, zoals bijvoorbeeld het komende summer event voor collega’s;
• Jij zorgt ervoor dat bij storingen en klachten er actie wordt ondernomen en dat dit snel en goed wordt opgepakt;
• Tevens ben je betrokken bij het aangaan en organiseren van onderhoudsafspraken met diverse leveranciers;
• Contact onderhouden met externe partijen zoals notarissen, accountants en adviseurs;
• Ondersteunen bij administratieve en juridische processen, zoals aandeelhouders- en UBO-registers;
• Betrokken bij trajecten zoals overnames en organisatorische veranderingen;
• Signaleren van knelpunten en proactief verbeteren van processen.

Wat breng je mee?

Je bent een ervaren Executive Assistant die stevig in zijn/haar schoenen staat en gewend is om te schakelen op directieniveau. Je wacht niet af, maar neemt initiatief, stelt prioriteiten en durft ook tegengas te geven waar nodig. Discretie en betrouwbaarheid staan bij jou voorop en je voelt je comfortabel in een rol waarin vertrouwelijkheid essentieel is.

Verder breng je mee:

• Hbo werk- en denkniveau, met een afgeronde secretariële opleiding;
• Ruime ervaring in een vergelijkbare rol met aantoonbare kennis van complex agendabeheer voor meerdere directieleden;
• Bekend met het voorbereiden, structureren en opvolgen van directie overleggen;
• Ervaring met administratieve en juridische processen (zoals registers en documentatie);
• Affiniteit met facilitaire werkzaamheden;
• Je bent beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week, bij voorkeur verdeeld over 5 werkdagen.

Wat bieden we jou?

Je krijgt bij L&B Groep de kans om een nieuwe rol volledig naar je toe te trekken en van grote waarde te zijn voor de directie én de organisatie als geheel. Als Executive Assistent start je niet in een afgebakende functie, maar een positie waarin jouw inzichten en aanpak echt het verschil maken. Verder kun je rekenen op:

• Een uitstekend bruto maandsalaris tussen de €4000 en €5000, afhankelijk van de kennis en ervaring die je meebrengt;
• Een 13e maand;
• 26 vakantiedagen en de mogelijkheid om 5 dagen bij te kopen;Een goed geregeld pensioen en een WIA-verzekering;
• Reiskostenvergoeding en een fietsplan;
• Flexibiliteit omtrent de werktijden;
• Een prettige, informele werkomgeving met korte lijnen;
• Leuke & spontane uitjes met het gezelligste team van Papendrecht;
• Een eigen kantine met de heerlijkste broodjes en een gezellige bar.

Jouw nieuwe werkgever is L&B Groep in Papendrecht. Zij zijn een professioneel verzekeringsbedrijf gespecialiseerd in particuliere- en zakelijke schadeverzekeringen, werknemersverzekeringen, pensioenen en financieel advies. Ook hebben zij een eigen gecertificeerde arbodienst. Bij L&B Groep streven ze naar de hoogste kwaliteit voor de klant. Deskundigheid en klantbelang vinden ze heel erg belangrijk.

Op de moderne vestiging in Papendrecht werken 105 gedreven collega’s samen om de klanten een optimale klantbeleving én dienstverlening te bieden. Er heerst een informele, behulpzame en familiaire sfeer. De directie bestaat uit 2 betrokken en ondernemende leiders die momenteel nog veel zelf oppakken. Door de groei van de organisatie is er ruimte ontstaan voor een Executive Assistant die hen volledig ontzorgt en tegelijkertijd structuur en professionalisering brengt. De rol is nieuw binnen de organisatie. Dat betekent: veel vrijheid om deze zelf vorm te geven en écht invloed te hebben op hoe de ondersteuning wordt ingericht.