Executive Assistant & Office Manager

sQout; Den Haag; On-site; Full time

Job description

Profiel Office Manager/ Personal Assistant

Je bent het eerste aanspreekpunt van het kantoor, aan de telefoon en per mail. Elk gesprek vraagt een andere aanpak: de ene beller heeft een praktische vraag, de andere is geïrriteerd of staat onder druk. Jij behoudt altijd je kalmte en handelt elk contact rustig en professioneel af.

Daarnaast ben je het directe verlengstuk van de directeur. Je beheert zijn agenda, plant afspraken in en zorgt dat hij zich volledig op zijn werk kan richten. Als hij er niet is, hou jij het kantoor draaiende: je bewaakt de mailboxen, zorgt dat berichten de juiste persoon bereiken en pakt lopende zaken op.

Voor de administratie verwerk je de facturatie, houd je een specifieke financiële rekening dagelijks bij en stuur je herinneringen uit bij openstaande posten. Meldingen die binnenkomen via het vastgoedloket registreer je in het systeem en zet je door naar de juiste eigenaar of dienstverlener.

Gevraagd Office Manager/ Personal Assistant

• MBO/ HBO Werk en denkniveau.
• Werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Stressbestendig en klantgericht, ook als de toon aan de telefoon niet vriendelijk is.
• Stevig in je schoenen en niet op je mondje gevallen.
• Vertrouwd met administratieve werkzaamheden.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Voldoende Engels voor eenvoudige gesprekken met anderstalige contacten.
• Snel wegwijs in nieuwe systemen en software.
• Zelfstandig, nauwkeurig en proactief.

Bedrijfsprofiel Office Manager/ Personal Assistant

Onze opdrachtgever is een gespecialiseerd juridisch dienstverlener in de regio Den Haag, actief op het snijvlak van juridische procedures en vastgoedbeheer. Het kantoor behandelt jaarlijks een groot aantal zaken voor bedrijven en vastgoedeigenaren, waarvan een aanzienlijk deel gerechtelijk wordt afgehandeld. Dat vraagt om een team dat snel schakelt en weinig tijd kwijt is aan interne afstemming.

Je werkt in een klein en betrokken team met korte lijnen. De werksfeer is nuchter en praktisch: er wordt veel gedaan met weinig mensen, wat betekent dat jouw bijdrage direct zichtbaar is. Je weet altijd wie je moet hebben als je ergens niet uitkomt, en besluiten worden snel genomen. Klanten waarderen het kantoor om de persoonlijke aanpak en de hoge klanttevredenheid die dat oplevert.

Arbeidsvoorwaarden Office Manager/ Personal Assistant

Vaste functie, direct bij de werkgever. 24-32 uur per week. Werklocatie: Den Haag. Salarisindicatie tot maximaal € 4200,- per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van je ervaring. Reiskostenvergoeding. Thuiswerken in overleg mogelijk. Ruimte voor eigen initiatief en persoonlijke ontwikkeling. Regelmatige teamuitjes. Je werkt voor een kantoor dat zijn mensen vertrouwt en waardeert, in een omgeving waar geen dag hetzelfde is.