Executive assistant CCO

Jaarbeurs B.V.; Utrecht; On-site; EUR 182,000 - 228,000; Full time

Job summary

Jaarbeurs is op zoek naar een ervaren executive assistant die onze CCO ondersteunt met overzicht, tempo en scherpte. Je bent de rechterhand en zorgt dat strategische onderwerpen vooruit worden gebracht, relaties met interne en externe stakeholders worden beheerd en prioriteiten helder blijven.

Je werkt proactief aan lange termijn planning, bereidt complexe gesprekken voor en bewaakt voortgang en afspraken. Je werkt nauw samen met Karin, de executive assistant van de CEO en CFO, als onderdeel van

Qualifications

• Minimaal 5 jaar ervaring als directie-/executive assistant op directieniveau in een commerciële organisatie.
• Strategisch inzicht en een scherpe antenne voor de business.
• Proactief en vooruitdenkend werken, eigenaarschap nemen en tijdig signaleren.
• Discretie, organisatiesensitiviteit en gevoel voor vertrouwelijke informatie.
• Sterke digitale en communicatieve vaardigheden, met vloeiend Nederlands en professioneel Engels.

Responsibilities

• Jij bent de sparringpartner en rechterhand van de CCO en vertaalt wat binnen en buiten speelt naar acties en prioriteiten.
• Je bewaakt de agenda, incalculeren van impact en zorgt voor goede voorbereiding van beslissingen.
• Je bereidt overleggen en stakeholdergesprekken inhoudelijk voor en bewaakt opvolging van acties.
• Je werkt nauw samen met Karin, executive assistant van CEO en CFO, en vormt samen het executive supportteam.
• Je signaleert ontwikkelingen en afhankelijkheden en communiceert deze tijdig aan de CCO.

Skills

Strategisch inzicht

Proactieve instelling

Communicatieve vaardigheden

Samenwerken met senior stakeholders

Tools

Microsoft 365

Job description

Ben jij de ervaren executive assistant die onze CCO helpt overzicht, tempo en scherpte te houden?

Jij bent de rechterhand van onze CCO en helpt strategische onderwerpen vooruit

Jaarbeurs is volop in beweging. Onze Chief Commercial Officer (CCO) beweegt zich dagelijks tussen commerciële strategie, businessontwikkeling, interne samenwerking en externe stakeholderrelaties. Daarom zoeken we geen traditionele executive assistant, maar een ervaren professional die vooruitdenkt, verbanden ziet en de strategische onderwerpen vooruit helpt.

Jij creëert overzicht en helpt de CCO gericht vooruit te kijken. Je begrijpt wat er speelt in de business, signaleert relevante ontwikkelingen en aandachtspunten en zorgt dat de juiste thema's op het juiste moment aandacht krijgen.

Jouw nieuwe baan

• Je bent de sparringpartner en rechterhand van de CCO. Je hebt zicht op wat er binnen en buiten de organisatie speelt en vertaalt dit naar acties, prioriteiten en goed voorbereide besluitvorming. Je begrijpt de commerciële agenda, houdt overzicht over lopende initiatieven en zorgt dat de CCO zich kan richten op wat écht impact maakt
• Je kijkt vooruit. Je denkt mee over de komende weken en maanden, signaleert afhankelijkheden, bereidt complexe gesprekken inhoudelijk voor en zorgt dat niets tussen wal en schip valt. Daarbij ben je kritisch, stel je de juiste vragen en durf je zaken bespreekbaar te maken wanneer dat nodig is
• Je organiseert niet alleen, maar brengt ook structuur, scherpte en overzicht. Je bereidt overleggen, presentaties en besluitvorming zorgvuldig voor, bewaakt voortgang en zorgt dat afspraken daadwerkelijk worden opgevolgd
• Je werkt nauw samen met Karin, de executive assistant van de CEO en CFO. Samen vormen jullie het executive supportteam van Royal Dutch Jaarbeurs. Jullie schakelen snel, vervangen elkaar waar nodig en dragen bij aan een professionele, betrouwbare en toekomstgerichte ondersteuning van de directie

Jouw verantwoordelijkheden

• Je ondersteunt de CCO als rechterhand, begrijpt wat er speelt binnen de business en helpt prioriteiten scherp te houden
• Je bewaakt de agenda vanuit inhoud en impact, houdt zicht op commerciële initiatieven en belangrijke projecten en zorgt dat de CCO altijd goed voorbereid is
• Je verzamelt informatie, verbindt verschillende perspectieven en zorgt voor heldere, complete stukken die bijdragen aan effectieve besluitvorming
• Je bereidt vergaderingen en stakeholdergesprekken inhoudelijk voor, bewaakt acties en zorgt dat afspraken leiden tot concrete resultaten
• Je signaleert relevante ontwikkelingen, afhankelijkheden en aandachtspunten binnen en buiten de organisatie en brengt deze tijdig onder de aandacht van de CCO
• Je schakelt professioneel met interne en externe stakeholders op senior niveau en ondersteunt bij presentaties, managementupdates en andere strategische communicatie

Waarom deze rol bijzonder is

Je krijgt een unieke positie dicht op de commerciële agenda van Jaarbeurs. Je ziet van dichtbij wat er speelt binnen de organisatie, hebt invloed op de dagelijkse effectiviteit van de CCO en speelt een belangrijke rol in het realiseren van onze commerciële ambities. Dit vraagt om iemand die niet afwacht, maar initiatief neemt; iemand die verder kijkt dan vandaag en energie krijgt van het creëren van overzicht, voortgang en impact.

Je hebt veel vrijheid, het werk is enorm afwisselend, je krijgt echt inzicht in wat er speelt binnen Jaarbeurs én je bent een onmisbare schakel voor de directie. En dat alles binnen een informele en leuke sfeer

Karin, executive assistant van de CEO en CFO

Dit krijg je van ons

• Een salaris tussen €4.000 en €5.000 voor 40 uur per week. Het salaris hangt af van je ervaring
• 8% vakantiegeld, pensioenregeling en deelname aan een collectieve bedrijfssuccesregeling (max. 5%)
• Laptop en smartphone (max. €850 budget)

Dit breng je mee

Je bent een ervaren executive assistant die zich comfortabel voelt in een dynamische commerciële omgeving en gewend is om op directie- of senior managementniveau te opereren. Je begrijpt dat deze rol verder gaat dan organiseren en plannen: je bent sparringpartner, denkt vooruit en helpt de CCO scherp te houden op wat er nu én straks belangrijk is.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• Minimaal 5 jaar ervaring als directiesecretaresse of executive assistant op directieniveau in een commerciële organisatie
• Strategisch inzicht en een scherpe antenne voor de business. Je wilt begrijpen wat er speelt binnen de organisatie, kunt hoofd- van bijzaken onderscheiden en denkt actief mee over prioriteiten, risico's en kansen
• Een proactieve en vooruitdenkende manier van werken. Je anticipeert op wat eraan komt, neemt eigenaarschap en zorgt dat zaken niet alleen goed geregeld zijn, maar ook tijdig worden gesignaleerd en opgepakt
• Stevigheid, organisatiesensitiviteit en discretie. Je bent een professionele sparringpartner die zich soepel beweegt tussen verschillende stakeholders, vertrouwelijke informatie zorgvuldig behandelt en goed aanvoelt wat wanneer nodig is
• Sterke digitale en communicatieve vaardigheden. Je werkt moeiteloos met Microsoft 365 (waaronder Copilot, Outlook, Teams, SharePoint, OneNote en Excel), schrijft uitstekend Nederlands en kunt je professioneel uitdrukken in het Engels

Als zichtbaar aanspreekpunt namens de CCO en de directie ben je regelmatig aanwezig binnen de organisatie. Daarom vinden we aanwezigheid op kantoor belangrijk. Woensdag is daarbij een vaste kantoordag.

Please note that fluency in Dutch is required for this position.