Executive Assistant to the CEO

Wingm; Amsterdam; On-site; EUR 54,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensioenregeling Vive

MacBook

Fietsplan

Reiskostenvergoeding

Wekelijkse borrel

Jaarlijks teamweekend

Job summary

Wingm in Amsterdam zoekt een ervaren Executive Assistant die de CEO ondersteunt, agenda bewaakt en kantoor draaiend houdt. Je werkt proactief, discreet en denkt mee over prioriteiten en processen.

Je beheert de agenda en inbox, maakt offertes en NDA's aan, bereidt MT-vergaderingen voor en regelt reizen. Taalvaardig in NL en Engels, met uitstekende digitale vaardigheden en een hands-on mentaliteit.

Qualifications

• Circa vijf jaar ervaring, met één-op-één ondersteuning aan een founder of CEO.
• Aantoonbare proactiviteit en het vermogen twee opties en advies te bieden.
• Discretie bij vertrouwelijke informatie is vereist.
• Vloeiend in Nederlands en Engels en sterke digitale vaardigheden.

Responsibilities

• Beheer van agenda en inbox, bepaal wat erin komt en geef kort overzicht elke ochtend.
• Opstellen contracten, NDA's, offertes en CRM bijhouden, follow-ups voorbereiden.
• Coördineren reizen, beurzen en MT-vergaderingen inclusief actiepunten.
• Kantoor en team ondersteunen, leveranciers en inkoop, en organisatie van events.

Skills

Proactief

Discreet

Digitaal vaardig

Nederlands-Engels

Education

Executive assistant ervaring

Tools

Slack

HubSpot

Google Workspace

WhatsApp

Job description

Bedrijfsoverzicht: Drieënhalf jaar geleden begonnen we met een simpel idee: SaaS- en AI-bedrijven hebben goede salesgesprekken nodig en willen alleen betalen voor resultaat. Dus boeken wij gekwalificeerde meetings, volledig no cure no pay. Werkt het niet, dan verdienen we niets.

Dat werkte. We zijn nu met ruim 30 collega's, hebben meer dan 200 klanten bediend in de Benelux en de Nordics, en we werken voor bedrijven die net funding hebben opgehaald en nu keihard moeten groeien. In 2030 willen we met 100 collega's zijn, in meerdere landen.

En het is hier leuk. Elke week een borrel op kantoor, elke maand een uitje en dit jaar zijn we met het hele team naar Ibiza geweest. Er wordt hard gewerkt en veel gelachen, vaak op dezelfde dag.

Waarom deze rol bestaat

Kane, onze founder en CEO, doet te veel zelf. Sales, team en strategie. Plus zijn agenda, inbox, contracten, beurzen, LinkedIn, het kantoor en zijn privézaken. Van 30 naar 100 collega's lukt alleen als hij zijn tijd besteedt aan klanten, het team en de koers.

Daarom zoeken we jou. Jij neemt zijn agenda, inbox en alles eromheen over, zakelijk én privé, en houdt daarnaast het kantoor draaiend. Je wacht niet op opdrachten: je ziet wat er moet gebeuren, zoekt het uit en komt met een voorstel.

Grofweg: 50% de CEO zakelijk, 25% privé, 25% kantoor en team. De CEO gaat altijd voor.

Zakelijk (de helft van je week)

• Volledig beheer van agenda en inbox. Jij bepaalt wat erin komt. Elke ochtend een kort overzicht van wat er speelt en wat beslist moet worden.
• Contracten en NDA's opmaken en versturen, offertes bewaken, CRM bijhouden, follow-ups voorbereiden.
• LinkedIn, afstemming met ons marketingbureau, beurzen en events organiseren, kwartaalupdate aan partners en investeerders.
• Reizen boeken (vooral de Nordics) en MT-vergaderingen voorbereiden inclusief actiepunten.
  

Privé (een kwart van je tijd)

Daar zijn we vooraf open over, want het hoort er echt bij: zijn verhuizing begeleiden, auto en administratie, vakanties boeken, post en abonnementen, afspraken met dienstverleners, en de klussen die anders blijven liggen. De werkwijze is simpel. Hij zegt wat er moet gebeuren, jij komt met twee opties en een advies, en regelt het.

Kantoor en team (het laatste kwart)

Leveranciers, lunch en voorraad, contracten en de eerste werkdag van nieuwe collega's, teamuitjes en het jaarlijkse teamweekend, en meezoeken naar een groter kantoor. Wat we vanaf dag één afspreken: je bent niet het loket voor elke losse vraag uit het team.

Waar je naartoe werkt

Na zes maanden raakt de CEO zijn eigen agenda niet meer aan, is zijn takenlijst leeg en heeft hij twee vaste ochtenden per week voor strategie. Rond de vijftig collega's komt er een office manager onder je, werf en stuur jij die aan, en groeit je rol door richting operations of chief of staff.

• Circa vijf jaar ervaring, waarvan drie één-op-één voor een founder, directeur of partner.
• Je hebt eerder een volledige agenda en inbox overgenomen en losgelaten gekregen.
• Proactief: je komt met twee opties en een advies, niet met een vraag.
• Discreet. Je ziet alles, van cijfers en contracten tot privézaken.
• Stevig genoeg om tegen de CEO te zeggen dat iets vandaag af moet.
• Snel en digitaal handig (Slack, HubSpot, Google Workspace, WhatsApp).
• Nederlands en Engels vloeiend, en je woont in of rond Amsterdam.

Waar je op moet rekenen: hoog tempo, plannen die op de dag zelf veranderen, piekdrukte van september tot december en veel vrijheid zodra je laat zien dat het loopt.

• Marktconform salaris, passend bij de ervaring die je meebrengt.

• 36–40 uur, kantoor in hartje Amsterdam, één vaste thuiswerkdag.
• Pensioenregeling via Vive, MacBook, fietsplan en reiskostenvergoeding.
• Wekelijkse borrel, maandelijks uitje, jaarlijks teamweekend.
• Een rol die meegroeft: richting operations of chief of staff.
• Start: In overleg. Kan snel!