Executive Assistant

Publicis Groupe; Amsterdam; On-site; EUR 70,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werkopties

Work Your World-programma

Kantoor met terras en exclusieve bar

Job summary

Publicis Groupe Holdings BV is op zoek naar een Executive Assistant voor het C‑level management. Je ondersteunt dagelijks de CEO, MD Creative en MD Media in een hands-on, proactieve rol en bent de verbindende schakel binnen het support- en officeteam.

Je werkt hybride op kantoor in Amsterdam met mogelijkheden om internationaal te schakelen via Work Your World-programma en diverse interne- en externe stakeholders te coördineren.

Qualifications

• 7 jaar relevante (internationale) werkervaring vereist.
• HBO werk- en denkniveau vereist.
• Geen 9-5 mentaliteit.
• Nederlands en Engels uitstekend in woord en geschrift.

Responsibilities

• Plannen van meetings, zowel fysiek als virtueel, en zorgen voor logistieke afhandeling.
• Back-to-back overleg met collega’s en managers ondersteunen op operationeel niveau.
• Relaties met interne en externe stakeholders beheren als rechterhand van de managers.
• Reizen boeken en alles tot in de puntjes regelen van begin tot eind.

Skills

Internationale werkervaring

Taalvaardigheid: Nederlands

Taalvaardigheid: Engels

Geen 9-5 mentaliteit

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Company description

Professional proficiency in Dutch is required for this role.

Wie zijn wij?

Bij Publicis Groupe werken we rondom de wensen en behoeftes van onze klanten. We werken als één organisatie en onder één P&L, omdat we onze specialisaties met elkaar integreren. Zo kunnen we onze merken hun wens en behoeftes vervullen op het gebied van creatie, media, technologie, data & productie. We werken samen in multidisciplinaire teams en onze klanten hebben toegang tot al onze talenten, expertises en tools, zowel op lokaal als internationaal niveau. Hierdoor bieden wij geïntegreerde creatieve marketing- en technologie oplossingen, waarbij kwaliteit, snelheid en kosten voor onze klanten voorop staan.

Overview

Voor het assisteren van ons C-level management (de CEO, MD Creative en MD Media) zijn wij op zoek naar een Executive Assistant met een hands‑on mentaliteit en een oog voor detail. Je bent hierbij onderdeel van het support en office team.

Responsibilities

• Als Executive Assistant plan je meetings – waarvan sommige fysiek, en sommige virtueel plaatsvinden - zorgvuldig en logistiek efficiënt. Eventuele obstakels los je snel en effectief op, en ook hier zorg je ervoor dat de managers altijd op de hoogte zijn van belangrijke ontwikkelingen.
• Back-to-back overleg met collega’s, company meetings en mails die de hele dag binnenstromen bij de managers, het is hierin belangrijk dat jij op operationeel zoveel mogelijk ondersteunt.
• Begrijpen wat er speelt en hierop anticiperen is van groot belang.
• Daarnaast is het overzicht op de verschillende mailboxen cruciaal, je scant, filtert en flagged belangrijke inkomende mails en weet vrijwel meteen wanneer actie nodig is.
• De managers hebben contact met diverse interne en externe stakeholders. Als de rechterhand onderhoud jij deze relaties op efficiënte en prettige wijze.
• Interne samenwerking voor Publicis NL ook essentieel om doelen te bereiken. Je gebruikt je centrale rol in de organisatie en je verbindende kwaliteiten om samenwerking tussen de afdelingen te stimuleren en te coördineren.
• Collega’s vinden je gemakkelijk benaderbaar, en bij vragen kun je ze goed verder helpen.
• Het boeken van reizen en zorgen dat hierin alles van begin tot eind goed geregeld is behoord eveneens tot jouw verantwoordelijkheid.

Geen dag is hetzelfde, in zo’n omgeving gedij je goed; je houdt van de reuring die dit met zich meebrengt. Je denkt graag mee over hoe zaken beter kunnen en je kunt je mening of idee goed onderbouwen. Met je frisse blik en energieke, proactieve manier van werken lever je een onmisbare bijdrage als assistent maar ook als onderdeel van het support en officeteam.

Qualifications

• Je hebt 7 jaar relevante (internationale) werkervaring in een soortgelijke branche;
• Je hebt HBO werk- en denkniveau van een vergelijkbare rol;
• Je hebt geen van 9-5 mentaliteit;
• Vanzelfsprekend is je Nederlandse en Engelse taal uitstekend in woord en geschrift.

Additional information

• Doorlopende mogelijkheden voor professionele ontwikkeling, met toegang tot eenverscheidenheid aan cursussen en workshops.
• Een levendige en gezellige kantooromgeving met een pittoresk terras en een exclusievebar op de 6e verdieping.
• Hybride werkopties, met de vrijheid om zowel op kantoor als thuis te werken.
• Een jaar in dienst? Doe mee aan het Work Your World-programma en pak de kans om tot6 weken per jaar in het buitenland te werken.
• Geniet van goede lunches op kantoor en gezellige borrels, zoals Thirsty Thursdays envrijmibo’s.
• Een inclusieve werkomgeving waar iedereen zich gehoord, gewaardeerd engerespecteerd voelt.

Denk je nu ‘Dit kan ik. Dit wil ik!’ We kijken ernaar uit om kennis te maken