Executive assistant CCO

Royal Dutch Jaarbeurs; Utrecht; On-site; EUR 208,000 - 260,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris €4.000–€5.000 p/w (40u)

8% vakantiegeld

Pensioenregeling

Collectieve bedrijfssuccesregeling (≤5

Laptop en smartphone budget (€850)

Job summary

Royal Dutch Jaarbeurs zoekt een ervaren executive assistant die als rechterhand van de CCO strategische onderwerpen vooruit helpt, belangen afweegt en besluitvorming ondersteunt.

Je organiseert bijeenkomsten, bewaakt de agenda en levert complete stukken. Je werkt nauw samen met de executive team en draagt bij aan professionele, toekomstgerichte ondersteuning.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar ervaring als directiesecretaresse of executive assistant op directieniveau in een commerciële organisatie.
• Strategisch inzicht en antenne voor de business; in staat hoofd- van bijzaken te onderscheiden en mee te denken over prioriteiten en risico's.
• Proactieve en vooruitdenkende werkwijze, eigenaarschap en tijdige signalering van zaken.
• Stevigheid, discretie en het vermogen om professioneel met diverse stakeholders om te gaan.
• Sterke digitale en communicatieve vaardigheden, met gebruik van Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Excel); vloeiend Nederlands en professioneel Engels.

Responsibilities

• Je bent de sparringpartner en rechterhand van de CCO en vertaalt wat er speelt naar acties en besluitvorming.
• Beheert de agenda op inhoud en impact en bewaakt lopende projecten en initiatieven.
• Verzamelt informatie en zorgt voor heldere stukken die besluitvorming ondersteunen.
• Bereidt vergaderingen en stakeholdergesprekken inhoudelijk voor en bewaakt acties.
• Signaleert ontwikkelingen en afhankelijkheden binnen en buiten de organisatie en brengt deze onder de aandacht.
• Schakelt professioneel met interne en externe senior stakeholders en ondersteunt bij presentaties en managementupdates.

Skills

Strategisch inzicht

Proactieve werkwijze

Communicatieve vaardigheden

Organisatiesensitiviteit

Discretie

Tools

Microsoft 365

Job description

Job Description

Jij bent de rechterhand van onze CCO en helpt strategische onderwerpen vooruit. Jaarbeurs is volop in beweging. Onze Chief Commercial Officer (CCO) beweegt zich dagelijks tussen commerciële strategie, businessontwikkeling, interne samenwerking en externe stakeholderrelaties. Daarom zoeken we geen traditionele executive assistant, maar een ervaren professional die vooruitdenkt, verbanden ziet en de strategische onderwerpen vooruit helpt.

Jouw nieuwe baan

• Je bent de sparringpartner en rechterhand van de CCO. Je hebt zicht op wat er binnen en buiten de organisatie speelt en vertaalt dit naar acties, prioriteiten en goed voorbereide besluitvorming. Je begrijpt de commerciële agenda, houdt overzicht over lopende initiatieven en zorgt dat de CCO zich kan richten op wat écht impact maakt
• Je kijkt vooruit. Je denkt mee over de komende weken en maanden, signaleert afhankelijkheden, bereidt complexe gesprekken inhoudelijk voor en zorgt dat niets tussen wal en schip valt. Daarbij ben je kritisch, stel je de juiste vragen en durf je zaken bespreekbaar te maken wanneer dat nodig is
• Je organiseert niet alleen, maar brengt ook structuur, scherpte en overzicht. Je bereidt overleggen, presentaties en besluitvorming zorgvuldig voor, bewaakt voortgang en zorgt dat afspraken daadwerkelijk worden opgevolgd
• Je werkt nauw samen met Karin, de executive assistant van de CEO en CFO. Samen vormen jullie het executive supportteam van Royal Dutch Jaarbeurs. Jullie schakelen snel, vervangen elkaar waar nodig en dragen bij aan een professionele, betrouwbare en toekomstgerichte ondersteuning van de directie

Jouw verantwoordelijkheden

• Je ondersteunt de CCO als rechterhand, begrijpt wat er speelt binnen de business en helpt prioriteiten scherp te houden
• Je bewaakt de agenda vanuit inhoud en impact, houdt zicht op commerciële initiatieven en belangrijke projecten en zorgt dat de CCO altijd goed voorbereid is
• Je verzamelt informatie, verbindt verschillende perspectieven en zorgt voor heldere, complete stukken die bijdragen aan effectieve besluitvorming
• Je bereidt vergaderingen en stakeholdergesprekken inhoudelijk voor, bewaakt acties en zorgt dat afspraken leiden tot concrete resultaten
• Je signaleert relevante ontwikkelingen, afhankelijkheden en aandachtspunten binnen en buiten de organisatie en brengt deze tijdig onder de aandacht van de CCO
• Je schakelt professioneel met interne en externe stakeholders op senior niveau en ondersteunt bij presentaties, managementupdates en andere strategische communicatie

Waarom deze rol bijzonder is

Je krijgt een unieke positie dicht op de commerciële agenda van Jaarbeurs. Je ziet van dichtbij wat er speelt binnen de organisatie, hebt invloed op de dagelijkse effectiviteit van de CCO en speelt een belangrijke rol in het realiseren van onze commerciële ambities. Dit vraagt om iemand die niet afwacht, maar initiatief neemt; iemand die verder kijkt dan vandaag en energie krijgt van het creëren van overzicht, voortgang en impact. Volgens Karin, je directe collega: "Je hebt veel vrijheid, het werk is enorm afwisselend, je krijgt echt inzicht in wat er speelt binnen Jaarbeurs én je bent een onmisbare schakel voor de directie. En dat alles binnen een informele en leuke sfeer".

Dit krijg je van ons

• Een salaris tussen €4.000 en €5.000 voor 40 uur per week. Het salaris hangt af van je ervaring
• 8% vakantiegeld, pensioenregeling en deelname aan een collectieve bedrijfssuccesregeling (max. 5%)
• Laptop en smartphone (max. €850 budget)

Werken bij Jaarbeurs

Al 110 jaar creëert Royal Dutch Jaarbeurs ontmoetingen die ertoe doen. In het hart van Utrecht verbinden en inspireren we mensen, markten en ideeën door de magie van live ontmoetingen, fysiek en digitaal. Met ruim 350 collega’s organiseren en faciliteren we live ontmoetingen waarin mensen elkaar inspireren, versterken en verder helpen groeien. Zo ontstaan in een steeds meer digitale wereld waardevolle verbindingen met duurzame impact.

Dit breng je mee

• Minimaal 5 jaar ervaring als directiesecretaresse of executive assistant op directieniveau in een commerciële organisatie
• Strategisch inzicht en een scherpe antenne voor de business. Je wilt begrijpen wat er speelt binnen de organisatie, kunt hoofd- van bijzaken onderscheiden en denkt actief mee over prioriteiten, risico's en kansen
• Een proactieve en vooruitdenkende manier van werken. Je anticipeert op wat eraan komt, neemt eigenaarschap en zorgt dat zaken niet alleen goed geregeld zijn, maar ook tijdig worden gesignaleerd en opgepakt
• Stevigheid, organisatiesensitiviteit en discretie. Je bent een professionele sparringpartner die zich soepel beweegt tussen verschillende stakeholders, vertrouwelijke informatie zorgvuldig behandelt en goed aanvoelt wat wanneer nodig is
• Sterke digitale en communicatieve vaardigheden. Je werkt moeiteloos met Microsoft 365 (waaronder Copilot, Outlook, Teams, SharePoint, OneNote en Excel), schrijft uitstekend Nederlands en kunt je professioneel uitdrukken in het Engels

Als zichtbaar aanspreekpunt namens de CCO en de directie ben je regelmatig aanwezig binnen de organisatie. Daarom vinden we aanwezigheid op kantoor belangrijk. Woensdag is daarbij een vaste kantoordag.

We zoeken per half augustus ook iemand die dit tijdelijk op uitzendbasis wil oppakken, totdat we onze vaste nieuwe collega gevonden hebben. Heb je interesse in de tijdelijke functie (evt. met uitzicht op vast), laat dat ons ook weten. Let op: niet op zzp-basis en de inhuur verloopt via Go-office. Please note that fluency in Dutch is required for this position. Een Talenten Motivatie Analyse (TMA) en referentiecheck maken deel uit van het proces.