Event Assistant

Netherlands eScience Center; Amsterdam; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

CAO 7 (OI)

Hybride werken

Reiskostenvergoeding

Vakantiedagen 42

Eindejaarsuitkering 8,33%

Ontwikkelbudget

Fitnessplan

Hybride/ deeltijds werken

Job summary

Het Netherlands eScience Center zoekt een georganiseerde en proactieve Office & Training Assistant (24-32 uur) voor het Performance Team. Je regelt trainingen, cursussen en kantoorprocessen, en schakelt tussen administratieve taken, operationele werkzaamheden en ondersteuning bij trainingen en workshops.

Je bevordert een professionele, gastvrije werkomgeving, beheert deelnemersregistratie en communicatie met partners, en ondersteunt collega’s en leveranciers zodat trainingen en dagelijkse

Qualifications

• Minimaal mbo-diploma of gelijkwaardig denkniveau.
• Ervaring in ondersteunende/administratieve ofEvenementen functie is gewenst.
• Sterke organisatorische vaardigheden en plannen/coördineren.
• Servicegericht en teamgericht.
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Ondersteun zelfstandig de organisatie van trainingen en workshops, inclusief voorbereiding en communicaties met deelnemers en trainers.
• Beheer van deelnemersregistratie in Eventbrite en communicatie met externe partners.
• Coördineer facilitaire meldingen en onderhoud met leveranciers; zorg voor representatieve kantooromgeving.
• Beheer agenda en algemene mailbox; accuraat afhandelen van vragen en attenties.

Skills

Organisatie

Plannen

Administratie

Gastvrijheid

Communicatie

Education

MBO-opleiding of gelijkwaardig

Tools

Eventbrite

Microsoft Office

Job description

Het Netherlands eScience Center is op zoek naar een georganiseerde en proactieve Office & Training Assistant (24-32 uur) ter versterking van ons Performance Team (bedrijfsvoering).

In deze veelzijdige rol zorg je ervoor dat trainingen, cursussen en kantoorprocessen soepel verlopen. Je houdt overzicht en beweegt gemakkelijk tussen administratieve taken, operationele werkzaamheden en de hulp bij de organisatie van trainingen en workshops. Ben jij iemand die energie krijgt van regelen, plannen en ontzorgen? Dan maken we graag kennis met je.

Wie zijn we?

Het Netherlands eScience Center is het nationale centrum voor innovatieve softwareoplossingen in academisch onderzoek. We willen de kloof in kennis en expertise tussen digitale technologieën enerzijds en wetenschappelijk onderzoek anderzijds overbruggen. We creëren tools en digitale methodologieën waarmee onderzoekers in alle disciplines onderzoeksvragen kunnen beantwoorden, gebruikmakend van onze unieke mix van academische expertise en vaardigheden op het gebied van softwareontwikkeling. We hechten veel belang aan softwarekwaliteit en duurzaamheid, en academische erkenning van onderzoekssoftware.

We staan voor een op onderzoek gerichte, professionele, collaboratieve, open en vindingrijke benadering van alles wat we doen, en we eisen dat onze medewerkers zich identificeren met deze eScience Center-waarden. Onze mensen weerspiegelen diversiteit in achtergrond, opleiding, geslacht, nationaliteit en etniciteit. Samen vormen we een inclusieve groep met een gemeenschappelijke drive.

Je maakt deel uit van het Performance Team (bedrijfsvoering) en bent een belangrijke schakel binnen de organisatie. Je ondersteunt collega's, trainers, deelnemers en externe leveranciers en zorgt ervoor dat trainingen, workshops en de dagelijkse kantoororganisatie soepel verlopen. Dankzij jouw organisatietalent en servicegerichte aanpak zijn processen goed geregeld en voelen collega's en bezoekers zich welkom. Je werkzaamheden zijn onderverdeeld in drie aandachtsgebieden.

Ondersteuning van trainingen en workshops

• Je ondersteunt zelfstandig de organisatie van trainingen, workshops en cursussen en zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is voorbereid.
• Je ondersteunt bij de planning en organisatie van trainingen, workshops en cursussen.
• Je beheert de deelnemersregistratie in systemen zoals Eventbrite.
• Je verzorgt de communicatie met deelnemers, trainers en externe partners.
• Je regelt alle praktische zaken rondom trainingsdagen, zoals catering, lesmateriaal, deelnemerslijsten, certificaten en evaluaties.
• Je bewaakt de planning en zorgt ervoor dat alle betrokkenen tijdig over de juiste informatie beschikken.
• Je signaleert knelpunten en doet voorstellen om processen en dienstverlening verder te verbeteren.
• Je ondersteunt collega's bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden.
• Je stelt presentaties en documenten op en verzorgt de opmaak.
• Je beheert de algemene mailbox en beantwoordt of verwerkt binnenkomende vragen.
• Je ondersteunt bij agendabeheer en overige administratieve werkzaamheden.
• Je verzorgt attenties en cadeaus bij speciale gelegenheden.
• Je ontvangt bezoekers en bent het eerste aanspreekpunt voor gasten en leveranciers.

Facilitaire ondersteuning

• Je zorgt voor een prettige, representatieve en goed georganiseerde werkomgeving.
• Je zorgt ervoor dat de pantry, vergaderruimtes en gezamenlijke ruimtes verzorgd en representatief zijn.
• Je beheert de kantoorvoorraad en zorgt ervoor dat benodigdheden tijdig worden aangevuld.
• Je coördineert facilitaire meldingen en onderhoudt contact met externe leveranciers.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's bij eenvoudige ICT-vragen en stemt waar nodig af met de externe ICT-dienstverlener.
• Je draagt actief bij aan een veilige, gastvrije en goed georganiseerde werkomgeving.

Wie ben jij?

Je bent een proactieve, servicegerichte professional die energie krijgt van organiseren, plannen en het ondersteunen van collega's. Je houdt moeiteloos overzicht, werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid. In een dynamische werkomgeving schakel je gemakkelijk tussen administratieve taken en praktische ondersteuning van trainingen en evenementen. Je weet prioriteiten te stellen en behoudt ook onder druk het overzicht. Je hebt:

• Een afgeronde mbo-opleiding of een vergelijkbaar werk- en denkniveau.
• Ervaring in een ondersteunende, administratieve, hospitality-, opleidings- of evenementen functie.
• Sterke organisatorische vaardigheden en talent voor plannen, coördineren en structureren.
• Een servicegerichte instelling en plezier in het ondersteunen van collega's, trainers en deelnemers.
• Een praktische, hands-on mentaliteit waarbij je ervoor zorgt dat alles soepel verloopt.
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en Engels.
• De bereidheid om het grootste deel van je werktijd op kantoor aanwezig te zijn.
• Flexibiliteit om af te wisselen tussen drukke dagen met trainingen en evenementen en rustigere dagen waarop administratieve en organisatorische werkzaamheden centraal staan.

Wat bieden wij?

• Een kans om te werken in een organisatie die toonaangevend is op het gebied van internationaal geavanceerd onderzoek.
• Een kans om deel uit te maken van een team van intelligente, collaboratieve en ambitieuze mensen met een passie voor academisch onderzoek.
• Uitgebreide mogelijkheid om je professionele en persoonlijke capaciteiten verder te ontwikkelen.
• Salarisschaal 7, op basis van onze CAO (WVOI Cao-OI) afhankelijk van kwalificaties en deskundigheid.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden: reis- en communicatiekostenvergoeding, vakantiegeld (8%), 42 vakantiedagen op fulltime basis, eindejaarsuitkering (8,33%), persoonlijk ontwikkelbudget, fitnessplan, fietsplan, de mogelijkheid om part time en hybride te werken.
• Een informele en creatieve werkomgeving.

Reageren kan tot en met 6 september 2026. De startdatum is bij voorkeur zo snel mogelijk.

Deze vacature is bedoeld voor kandidaten die al in Nederland wonen en mogen werken. Voor deze functie bieden wij geen ondersteuning bij internationale verhuizing of visumsponsoring.

Heb je vragen over deze vacature of de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met HR via [e-mail].

In het kader van de sollicitatieprocedure verwerkt het Netherlands eScience Center je persoonsgegevens. Meer informatie hierover vind je in onze privacyverklaring.