Management Assistent DANS

KNAW - Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen; Den Haag; Hybrid; EUR 34,116 - 44,472; Part time

Job summary

DANS zoekt een zelfstandige en proactieve managementassistent voor haar team in Den Haag. In deze brede rol zorg je samen met een collega voor organisatorische en administratieve processen en vervang je bij afwezigheid. Je speelt een spilfunctie binnen de organisatie en werkt nauw samen met diverse afdelingen.

Je hebt minimaal een mbo-diploma, ervaring als managementassistent en uitstekende beheersing van Nederlands en Engels (B2). Ervaring met MS Office is vereist.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding.
• Aantoonbare ervaring als managementassistent of vergelijkbaar.
• Goede beheersing van Nederlandse en Engelse taal (B2).
• Goede kennis van MS Office (Teams, Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Discreet, zelfstandig en nauwkeurig in een hectische omgeving.
• Flexibel en bereid afdeling optimaal te bemannen.
• Affiniteit met de academische wereld is een pré.

Responsibilities

• Beheren van de agenda en plannen van afspraken voor de institutsdirecteur.
• Vergaderingen voorbereiden en notuleren van het Management Team.
• Ondersteunen bij administratieve processen en correspondentie; beheren documenten en archieven.
• Ondersteunen bij organisatie van evenementen en bijeenkomsten.

Skills

Organisatie

Communicatieve vaardigheden

Proactieve houding

Discreet

MS Office

Education

MBO-opleiding

Tools

MS Office (Teams, Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Job description

Ben je op zoek naar een zelfstandige en teamgerichte baan? Wij zoeken een enthousiaste en proactieve managementassistent voor ons instituut.

Management Assistent

24 – 32 uur

DANS zoekt een enthousiaste en ervaren managementassistent om ons team te versterken binnen de business sectie van DANS. In deze brede ondersteunende functie ben je samen met een collega de spin in het web van het instituut (ca. 60 medewerkers). Samen met de Teamleider Facilities & Support draag je zorg voor organisatorische en administratieve processen en vervang je je collega managementassistent bij afwezigheid.

Vanuit DANS worden diensten verricht op het gebied van bedrijfsvoering, zoals Finance, HR, Facilities en Support voor in totaal vier instituten. Dit maakt jouw rol als managementassistent afwisselend en brengt je in contact met collega’s uit verschillende organisaties.

Dit ga je doen

Als managementassistent ondersteun je het managementteam bij diverse administratieve, organisatorische en secretariële taken. Je fungeert als spil binnen de organisatie en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Je Hebt De Volgende Taken En Verantwoordelijkheden

• Je beheert de agenda en plant afspraken en vergaderingen voor de instituutsdirecteur;
• Je bereidt vergaderingen voor en notuleert vergaderingen van het Management Team;
• Je ondersteunt bij administratieve processen en correspondentie en beheert documenten en archieven;
• Je ondersteunt bij de organisatie van evenementen en bijeenkomsten.

Dit Breng Je Mee

Wij zoeken een proactieve en nauwkeurige professional met uitstekende organisatorische vaardigheden. Je bent flexibel, communicatief sterk en weet prioriteiten te stellen in een dynamische werkomgeving. Je weet wanneer je moet terugkoppelen en afstemmen.

• Je beschikt minimaal over een afgeronde mbo-opleiding;
• Je hebt aantoonbare ervaring als management assistent of in een vergelijkbare rol;
• Je beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (B2);
• Je kan lezen en schrijven met MS Office (Teams, Word, Excel, Outlook, PowerPoint);
• Je bent discreet, zelfstandig, hebt oog voor detail, houdt het overzicht en bewaart kalmte in een hectische en complexe omgeving;
• Je bent flexibel en bereid je in te zetten voor een optimale bezetting van de afdeling;
• Affiniteit met de academische wereld is een pre.

Wat bieden wij?

DANS biedt een plezierige werkomgeving, waar een gemotiveerde en goed samenwerkende club van research data experts en engineers zich inzet voor Open Science en FAIR data. Bij DANS vinden we initiatief nemen, deskundigheid, resultaatgerichtheid, betrouwbaarheid en samenwerken belangrijk. We stellen prijs op een levendige sfeer onder collega’s en hechten veel belang aan onderlinge kennisuitwisseling. Persoonlijke ontwikkeling wordt niet vergeten en de medewerkerstevredenheid is hoog.

Werken bij DANS is werken in een informele en internationale omgeving waar collega's met diverse achtergronden samenwerken aan het bereiken van de doelen en waar mensen het vertrouwen en de ruimte krijgen hun functie naar eigen inzicht nader in te vullen en zich te ontwikkelen. Intern hanteren we dezelfde principes als bij de dienstverlening: we zijn toegankelijk, betrouwbaar en vernieuwend.

Waar is je werkplek?

DANS is gevestigd aan de Anna van Saksenlaan in Den Haag, op loopafstand van het station Laan van NOI.

Het is mogelijk om gedeeltelijk vanuit huis te werken.

Bij wie kun je terecht voor meer informatie?

Voor nadere inlichtingen over de functie kun je contact opnemen Sandra Prent, HR-adviseur, via [e-mail], vanaf medio augustus met Wilco van Eijsden, manager Bedrijfsvoering a.i., via [e-mail]. Informatie over DANS staat op dans.knaw.nl.

Over DANS

DANS is het nationale expertisecentrum en repository voor onderzoeksdata. We helpen onderzoekers hun data beschikbaar te maken voor hergebruik. Zo kunnen wetenschappers de data inzetten voor nieuw onderzoek en is gepubliceerd onderzoek controleerbaar en herhaalbaar. Met ruim 300.000 datasets en ruim vijftig medewerkers behoort DANS tot de meest vooraanstaande repositories van Europa. DANS is een instituut van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) en de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO).

Arbeidsvoorwaarden

• Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring minimaal € 3.057,-- en maximaal € 3.985,-- bruto per maand bij een fulltime dienstverband (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten/KNAW).
• Dit is exclusief 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering, reiskostenvergoeding, internet- en thuiswerkvergoeding en pensioenopbouw bij het ABP.
• Het betreft in eerste instantie een dienstverband voor bepaalde tijd van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.

De KNAW biedt haar medewerkers een uitstekend pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden. Een pakket dat voorziet in de verschillende behoeften die medewerkers afhankelijk van hun levensfase, levenswijze of loopbaanambities hebben. Zo is het mogelijk om door wekelijks twee uur per week extra te werken het aantal vakantiedagen van 29 tot 41 dagen per jaar (bij fulltime dienstverband) uit te breiden.

Voor een volledig overzicht van de arbeidsvoorwaarden wordt verwezen naar de webpagina: werken bij de KNAW.

Het aanvragen van een VOG is onderdeel van de indiensttredingsprocedure.

Diversiteit & Inclusie

DANS acht een werkomgeving waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt van groot belang. Een werkomgeving waarin aandacht is voor individuele kwaliteit en waar ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Samen streven we naar een inclusieve cultuur waarin we verschillen omarmen. We nodigen dan ook graag kandidaten uit die door hun achtergrond en ervaring hieraan een bijdrage willen leveren. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de kandidaat die de diversiteit binnen de KNAW op deze wijze versterkt.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Soort vacature

Ondersteunend Beheerspersoneel (OBP)

Instituut

DANS

Locatie

Den Haag, NL

Sluitingsdatum: 31-8-2026

Max uren per week: 32

Salaris Max (€): 3.985

Duur overeenkomst: 1 jaar