Senior specialist support services

ITNL; Amstelveen; On-site; EUR 55,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Verantwoordelijkheid en zelfstandigheid

Samenwerking met diverse teams

Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling

Job summary

Een internationale organisatie in Amstelveen zoekt een Senior Specialist – Support Services. In deze rol organiseer en coördineer je kantooradministratie en ondersteun je diverse afdelingen. Je bent de eerste aanspreekpunt voor interne afdelingen en leveranciers en coördineert in- en uitdiensttredingen van medewerkers. De ideale kandidaat heeft een HAVO-diploma of gelijkwaardig, uitstekende Engelse vaardigheden, en ervaring met MS Office. Deze functie biedt veel verantwoordelijkheid en mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling.

Qualifications

• Zelfstandig kunnen werken met weinig tot geen toezicht.
• Ervaring met administratieve taken en executive support-werkzaamheden.
• Zelfstarter, zelfstandig kunnen werken
• Sterke organisatorische vaardigheden en in staat relaties op te bouwen
• Stressbestendig en leergierig
• Ervaring met MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook)

Responsibilities

• Eerste aanspreekpunt voor interne afdelingen en leveranciers.
• Coördineren van in- en uitdiensttreding met recruitment en managers.
• Goedkeuren van uitgaven in het declaratiesysteem.
• Contactpersoon voor Amstelveense stakeholders richting het hoofdkantoor
• Organiseren van vergaderingen voor Global Finance en GPS teams (agenda en actielijst)
• Beheren van toegangspassen en de Support Services mailbox en agenda
• Maandelijkse updates van valutakoersen en distributie van telefoonlijsten
• Organiseren van Town Hall meetings
• Coördineren van in- en uitdiensttreding met recruitment, managers, leveranciers en Global Procurement
• Administreren van inkoopaanvragen en SOW’s via Coupa
• Aanvragen van IT-middelen en verzenden van apparatuur naar andere locaties
• Ontvangen van nieuwe medewerkers en plannen van introductieafspraken
• Aanmaken en intrekken van toegangspassen
• Zorgen voor een soepele afronding bij uitdiensttreding, inclusief het retourneren van bedrijfseigendommen
• Goedkeuren van uitgaven in declaratie systeem namens anderen
• Zorgen dat alle verplichte compliance-trainingen worden afgerond
• Toegang verlenen tot beveiligde ruimtes
• Bijhouden van nieuwe in- en uitdiensttredingen voor rapportagedoeleinden
• Registreren van trainingsuren per medewerker voor globale rapportages

Skills

Zelfstarter

Sterke organisatorische vaardigheden

Uitstekende beheersing van de Engelse taal

Ervaring met MS Office

Stressbestendig en leergierig

Education

HAVO-diploma of hoger of vergelijkbare werkervaring

Tools

MS Office

Job description

Over de functie
AlsSenior Specialist – Support Servicesorganiseer en coördineer je kantooradministratie en procedures om de organisatie effectief, efficiënt en veilig te laten functioneren.
We zoeken een energieke professional die het leuk vindt om verschillende petten te dragen. Je hebt ervaring met een breed scala aan administratieve taken en executive support-werkzaamheden, en je kunt zelfstandig werken met weinig tot geen toezicht. Je bent goed georganiseerd, flexibel en vindt het een uitdaging om ondersteuning te bieden binnen een diverse werkomgeving.

Jouw verantwoordelijkheden

Ongeveer 50% van je tijd – Office Lead

• Eerste aanspreekpunt voor interne afdelingen zoals Facilities, IT, Compliance, Receptie en leveranciers.
• Coördineren van IT-ondersteuning en oplossen van nieuwe of terugkerende problemen
• Beheren van kantoorbenodigdheden en inkomende correspondentie
• Contactpersoon voor Amstelveense stakeholders richting het hoofdkantoor
• Organiseren van vergaderingen voor o.a. Global Finance en GPS teams (agenda & actielijst)
• Beheren van toegangspassen en de Support Services mailbox & agenda
• Maandelijkse updates van valutakoersen en distributie van telefoonlijsten
• Organiseren van Town Hall meetings

Ongeveer 30% van je tijd – Onboarding & Offboarding medewerkers en contractors

• Coördineren van in- en uitdiensttreding met recruitment, managers, leveranciers en Global Procurement
• Administreren van inkoopaanvragen en SOW’s via Coupa
• Aanvragen van IT-middelen en verzenden van apparatuur naar andere locaties
• Ontvangen van nieuwe medewerkers en plannen van introductieafspraken
• Aanmaken en intrekken van toegangspassen
• Zorgen voor een soepele afronding bij uitdiensttreding, inclusief het retourneren van bedrijfseigendommen

Ongeveer 10% van je tijd – Ondersteuning Global Finance

• Goedkeuren (namens anderen) van uitgaven in het declaratie systeem
• Zorgen dat alle verplichte compliance-trainingen worden afgerond
• Toegang verlenen tot beveiligde ruimtes

Ongeveer 10% van je tijd – Rapportage

• Bijhouden van nieuwe in- en uitdiensttredingen voor rapportagedoeleinden
• Registreren van trainingsuren per medewerker voor globale rapportages

Wat breng je mee?

• HAVO-diploma of hoger, of vergelijkbare werkervaring
• Uitstekende beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift
• Zelfstarter, zelfstandig kunnen werken
• Sterke organisatorische vaardigheden en in staat relaties op te bouwen
• Stressbestendig en leergierig
• Ervaring met MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook)

Wij bieden

• Een afwisselende functie in een internationale omgeving
• Veel verantwoordelijkheid en zelfstandigheidSamenwerking met collega’s uit diverse teams en landen
• Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling

Geïnteresseerd?
Stuur je CV, beschikbaarheid, tarief of salaris en motivatiebrief naar [e-mail]