Ervaren managementassistent gezocht

Stichting OBO Duin- en Bollenstreek; Noordwijk; Remote; EUR 27,000 - 40,000; Full time

Job summary

Stichting Openbaar BasisOnderwijs Duin- en Bollenstreek (OBODB) zoekt een managementassistent die de bestuurder en stafgenoten ondersteunt en de verbinding tussen directeuren versterkt.

Je dagelijkse werkzaamheden omvatten het beheren van agenda en e-mail, het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, en het opstellen van duidelijke rapporten, dossiers en communicatie. Daarnaast verzorg je gastvrijheid en organisatie op kantoor om Operatie soepel te laten verlopen.

Responsibilities

• Agenda- & mailbeheer: beheer van agenda's met prioriteiten en snelle, accurate afhandeling van e-mails.
• Bestuurs- en vergaderondersteuning: voorbereiden van vergaderingen, notuleren en bijhouden van actie- en besluitlijsten en voortgang bewaken.
• Tekst, redactie & communicatie: zelfstandig schrijven en corrigeren van (vertrouwelijke) correspondentie, bijdragen aan artikelen en persberichten.
• Informatie, dossiers & processen: overzichtelijke rapportages opstellen, werkarchief bijhouden en dossiers compleet houden; verbinding tussen beleidsdomeinen versterken.
• Gastvrijheid & organisatie: bezoekers gastvrij ontvangen, catering regelen en kantoorvoorraden op orde houden.

Job description

Welkom in het team!
Omdat het om een tijdelijke vervanging gaat, is het belangrijk dat je door je ervaring snel je draai vindt en zelfstandig aan de slag kunt. Maar je staat er uiteraard niet alleen voor! We zorgen we voor een warm welkom, zodat je je vanaf dag één echt onderdeel van het team voelt. We nemen de tijd om je goed in te werken, maken je wegwijs in onze organisatie en staan altijd klaar om je vragen te beantwoorden of samen te sparren.

Wat ga je doen?

Als managementassistent ben jij de steun en toeverlaat van de bestuurder en de stafcollega’s. Je speelt een belangrijke rol in de verbinding met de directeuren. Je bent een fijne buffer, denkt proactief mee over inhoud en aanpak, en zorgt ervoor dat alles op het stafbureau op rolletjes loopt.
Jouw dagelijkse werkzaamheden zijn gevarieerd en omvatten onder meer:

• Agenda- & Mailbeheer: Je beheert de agenda's met een scherp oog voor prioriteiten. Je leest e-mails en correspondentie doordacht door, schat de urgentie in en geeft suggesties voor een snelle en accurate afhandeling.

• Bestuurs- en vergaderondersteuning: Je bereidt vergaderingen administratief en organisatorisch goed voor. Je stelt heldere agenda's op, notuleert, stelt actie- en besluitenlijsten samen en bewaakt vriendelijk doch doortastend de voortgang.

• Tekst, Redactie & Communicatie: Je schrijft en corrigeert zelfstandig (vertrouwelijke) brieven en notities. Ook denk je mee over artikelen en persberichten, en zorg je dat het taalgebruik en de stijl helemaal kloppen.

• Informatie, Dossiers & Processen: Je stelt duidelijke overzichten en rapportages op, zet een werkarchief op (of houdt dit bij) en zorgt voor complete dossiers. Samen met de bestuurder help je mee de verbinding tussen verschillende beleidsdomeinen te versterken en doe je verbetervoorstellen voor administratieve procedures.

• Gastvrijheid & Organisatie: Je bent de vrolijke en representatieve factor van ons kantoor. Je ontvangt bezoekers gastvrij, regelt catering en offertes voor bijeenkomsten en zorgt dat de kantoorvoorraden op orde zijn.

School: Stichting Openbaar BasisOnderwijs Duin- en Bollenstreek (OBODB)

Locatie Noordwijk