Teamleider Secretariaten/DIV

All About Work; Emmeloord; On-site; EUR 60,000 - 95,000; Full time

Benefits offered by this job

Snelle terugkoppeling

Job summary

All About Work zoekt een Teamleider Secretariaten/DIV voor een zichtbare opdracht in het hart van bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning. U geeft richting aan een team van professionals in een periode van ontwikkeling en verandering, met coachend leiderschap, aandacht voor continuïteit, kwaliteit en implementatie van verbeteringen.

U werkt onder verantwoordelijkheid van de clustermanager en speelt een sleutelrol in de doorontwikkeling van zowel de secretariaten als DIV, inclusief de adviseurs

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring met verander-/verbetertrajecten binnen administratieve of dienstverlenende teams.
• Ervaring met secretariaatswerkzaamheden voor management en bestuur.

Responsibilities

• Leiding geven aan het team Secretariaten en DIV en zorgen voor richting, stabiliteit en ontwikkeling.
• Beheer en doorontwikkeling van het team onder verantwoordelijkheid van de clustermanager.
• Realiseer bestuurlijke en programmatische doelen met beschikbare mensen en middelen.
• Bewaak tijdige en juiste oplevering van producten binnen de planning- en controlcyclus.
• Toets adviezen en plannen op kaders, integraliteit en samenhang met andere clusters.
• Doorontwikkeling van de secretariaten op basis van de uitgevoerde quick-scan.
• Voer gesprekken met medewerkers, help keuzes maken en implementeer verbeteringen.
• Werk nauw samen met de waarnemend teamleider en fungeer als kartrekker van het veranderproces.
• Zorg voor continuïteit en efficiëntere uitvoering van ontwikkelingen binnen DIV.

Skills

Leidinggeven

Coachend leiderschap

Verandermanagement

Communicatieve vaardigheden

Teamontwikkeling

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

DMS

Zaaksystemen

Job description

Over de functie

Je gaat aan de slag als Teamleider Secretariaten/DIV in een zichtbare opdracht binnen het hart van de bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning. Je geeft richting en stabiliteit aan een team van betrokken professionals in een periode van ontwikkeling en verandering. Daarbij combineer je coachend leiderschap met aandacht voor continuïteit, kwaliteit en implementatie van verbeteringen. Je werkt onder verantwoordelijkheid van de clustermanager en speelt een belangrijke rol in de doorontwikkeling van zowel de secretariaten als DIV.

Je stuurt een team aan van medewerkers binnen Managementsecretariaat, Bestuurssecretariaat, OR-ondersteuning en DIV, inclusief adviseurs Zaakgericht Werken. Je zorgt voor een doelmatige, rechtmatige en effectieve inrichting van de administratieve organisatie en interne controle. Ook toets je adviezen en plannen voor bestuur en directie op kaders, integraliteit en samenhang met andere clusters.

Wat ga je doen

• Je geeft leiding aan het team Secretariaten en DIV en zorgt voor richting, stabiliteit en ontwikkeling.
• Je draagt zorg voor het beheer en de doorontwikkeling van het team onder verantwoordelijkheid van de clustermanager.
• Je realiseert bestuurlijke en programmatische doelen met de beschikbare mensen en middelen.
• Je bewaakt de tijdige en juiste oplevering van producten binnen de planning-en-controlcyclus.
• Je borgt een doelmatige, rechtmatige en effectieve inrichting van de administratieve organisatie en interne controle.
• Je toetst adviezen en plannen voor bestuur en directie op kaders, integraliteit en samenhang met andere clusters.
• Je geeft richting aan de doorontwikkeling van de secretariaten op basis van de uitgevoerde quick-scan.
• Je voert het gesprek met medewerkers, helpt keuzes maken en zorgt voor implementatie van verbeteringen.
• Je werkt nauw samen met de huidige waarnemend teamleider en fungeert als kartrekker van het veranderproces.
• Je bewaakt voor DIV het vastgestelde toekomstbeeld en zorgt voor continuïteit, efficiëntere uitvoering en tijdige implementatie van ontwikkelingen.
• Je stimuleert ruimte bij medewerkers en zorgt voor borging en draagvlak binnen het team.

Over jou

• Je beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Je hebt affiniteit of ervaring met ondersteunende gemeentelijke diensten.
• Je hebt ervaring met secretariaatswerkzaamheden voor management en bestuur.
• Je hebt ervaring met werkzaamheden op het gebied van archivering en documentatie.
• Je communiceert helder en overtuigend op alle niveaus.
• Je kunt goed luisteren en geeft effectief feedback.
• Je bent van nature een verbinder.
• Je hebt ervaring met coachend leidinggeven en het motiveren van medewerkers.
• Je hebt een doorpakmentaliteit.

Eisen

• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als teamleider in de afgelopen 10 jaar.
• Je hebt aantoonbare ervaring met verander- of verbetertrajecten binnen administratieve of dienstverlenende teams.
• Je geeft in je ervaring minimaal 1 voorbeeld van een verander- of verbetertraject.
• Je bent beschikbaar voor een periode van minimaal 1 jaar.
• Je hebt aantoonbare kennis van de Archiefwet, AVG en basisprincipes van informatiebeheer, zoals DUTO en zaakgericht werken.

Wensen

• Je hebt ervaring met het direct aansturen van teams van ten minste tien medewerkers.
• Je hebt bij voorkeur meer dan 2 jaar aantoonbare ervaring binnen een gemeentelijke, provinciale of andere overheidsorganisatie.
• Je hebt ervaring met digitale systemen en verandertrajecten binnen DIV of secretariaten.
• Je hebt ervaring met DMS, RMA en zaaksystemen.
• Je hebt een rol vervuld in implementatie of optimalisatie van systemen en processen.
• Je hebt ervaring in de samenwerking met ICT en bestuur.
• Je bent vanaf de startdatum voor minimaal 32 uur per week inzetbaar.
• Je hebt bij voorkeur ervaren met veranderprocessen en het begeleiden van teams in een dynamische omgeving.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.