Document Controller

Royal IHC; Alblasserdam; Hybrid; EUR 38,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

40 vakantiedagen + 13 ADV-dagen en ver

60% thuiswerken mogelijk

Reiskostenvergoeding €0,21/km

Netto thuiswerkvergoeding

Winstdelingsregeling en VGZ zorgverzek

Pensioen via PME

Royal IHC Sociaal Fonds

Opleidingsbudget €1.500 en IHC Academy

Onbeperkt sporten

Job summary

Royal IHC in Nederland zoekt een proactieve Document Controller om documentatie gedurende de gehele projectlevenscyclus te beheren. Je registreert, beoordeelt en archiveert documenten en bewaakt distributie en audittrail.

Je werkt nauw samen met projectteams, QA/QC, inkopen en klanten. Vereisten zijn MBO 4, 3 jaar relevante ervaring, en vloeiend Nederlands en Engels. Ervaring met DMS is een pré, en training kan worden geboden.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde MBO niveau 4 opleiding (of gelijkwaardig).
• Sterke administratieve vaardigheden en een scherp oog voor detail.
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een (complexe) projectomgeving.
• Een proactieve en klantgerichte werkhouding.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels, in woord en geschrift.
• Ervaring met een documentmanagementsysteem is een pré (of bereid dit bij ons te leren).

Responsibilities

• Opzetten en beheren van het documentmanagementsysteem, inclusief documentregisters, nummering, naamgevingsconventies, metadata en documentstatussen.
• Coördineren van documentworkflows: documenten doorsturen voor review en goedkeuring, deadlines bewaken en goedgekeurde documenten publiceren.
• Beheren van versie- en revisiecontrole en waarborgen dat uitsluitend geautoriseerde wijzigingen worden doorgevoerd.
• Verzorgen van correcte documentdistributie en bijhouden van transmittals en ontvangstbevestigingen.
• Zorgen voor naleving van project-, organisatie- en contractuele documentatiestandaarden.
• Ondersteunen van audits door het beschikbaar stellen van volledige en traceerbare document- en goedkeuringshistorie.
• Opstellen van document control rapportages (zoals documentstatus, openstaande reviews en voortgang t.o.v. planning) en signaleren van knelpunten.
• Je werkt nauw samen met Projectmanagers, engineers, reviewers en goedkeurders, QA/QC, inkoop, leveranciers en klanten.
• Documentregisters (masterlijsten)
• Transmittals en verzendingsrapportages
• Goedkeurings- en revisieregistraties
• Beheerde templates
• Gearchiveerde as-built of as-delivered documentatiepakketten

Skills

Administratieve vaardigheden

Nauwkeurigheid/detailgericht

Proactieve houding

Klantgericht

Education

MBO niveau 4 opleiding

Tools

Documentmanagementsysteem

Job description

Bij Royal IHC werken we aan complexe, internationale projecten in de maritieme sector. Voor onze projectorganisatie zijn wij op zoek naar een proactieve en nauwkeurige Document Controller die zorgt voor structuur, overzicht en betrouwbaarheid in projectdocumentatie.

In deze rol ben je verantwoordelijk voor het beheren van alle projectdocumenten gedurende de volledige projectlevenscyclus. Je zorgt ervoor dat documenten correct worden vastgelegd, beoordeeld, goedgekeurd, verspreid en gearchiveerd. Daarmee ondersteun je het projectteam, borg je compliance en draag je bij aan een volledige en traceerbare audittrail.

• Opzetten en beheren van het documentmanagementsysteem, inclusief documentregisters, nummering, naamgevingsconventies, metadata en documentstatussen
• Coördineren van documentworkflows: documenten doorsturen voor review en goedkeuring, deadlines bewaken en goedgekeurde documenten publiceren
• Beheren van versie‑en revisiecontrole en waarborgen dat uitsluitend geautoriseerde wijzigingen worden doorgevoerd
• Verzorgen van correcte documentdistributie en bijhouden van transmittals en ontvangstbevestigingen
• Zorgen voor naleving van project‑, organisatie‑ en contractuele documentatiestandaarden
• Ondersteunen van audits door het beschikbaar stellen van volledige en traceerbare document- en goedkeuringshistorie
• Opstellen van document control rapportages (zoals documentstatus, openstaande reviews en voortgang t.o.v. planning) en signaleren van knelpunten
• Je werkt nauw samen met Projectmanagers, engineers, reviewers en goedkeurders, QA/QC, inkoop, leveranciers en klanten.
• Documentregisters (masterlijsten)
• Transmittals en verzendingsrapportages
• Goedkeurings- en revisieregistraties
• Beheerde templates
• Gearchiveerde as-built of as-delivered documentatiepakketten

Wat breng je mee?

• Minimaal een afgeronde MBO niveau 4 opleiding (of gelijkwaardig)
• Sterke administratieve vaardigheden en een scherp oog voor detail
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een (complexe) projectomgeving
• Een proactieve en klantgerichte werkhouding
• Goede beheersing van Nederlands en Engelse taal, in woord en geschrift
• Ervaring met een documentmanagementsysteem is een pré (of bereid dit bij ons te leren)

Wat bieden wij jou?

• Een salaris passend bij jouw kennis en ervaring
• 40 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband (inclusief 13 ADV‑dagen), met de mogelijkheid om verlof te kopen of verkopen
• Richtlijn: tot 60% thuiswerken mogelijk
• Reiskostenvergoeding van €0,21 per kilometer en een passende netto thuiswerkvergoeding
• Winstdelingsregeling en korting op aanvullende zorgverzekering via VGZ
• Pensioenregeling via PME
• Deelname aan het Sociaal Fonds van Royal IHC
• Een opleidingsbudget van €1.500 per drie jaar en toegang tot de IHC Academy
• Onbeperkt sporten in onze eigen fitnessruimte (op inzet van de duurzame inzetbaarheidsdag)

Na ontvangst van je sollicitatie vindt er een eerste cv‑selectie plaats. Wanneer jouw profiel voldoende aansluit bij de functie, word je uitgenodigd voor een telefonische intake met de recruiter. De selectieprocedure bestaat vervolgens uit twee gesprekken. Bij een wederzijdse positieve indruk volgt een gesprek over de arbeidsvoorwaarden.

Heb je vragen over de inhoud van de functie? Neem dan contact op met Brigitte Wesenbeek (Corporate Recruiter) via [e-mail].