Document Controller

Qabird; Kinderdijk; On-site; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

40 vakantiedagen

Thuiswerkvergoeding

Winstdelingsregeling

Opleidingsbudget van €1.500

Onbeperkt sporten in fitnessruimte

Job summary

Qabird is op zoek naar een proactieve Document Controller in Kinderdijk, Nederland. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het beheren van projectdocumentatie en het coördineren van documentworkflows. We zoeken kandidaten met een MBO niveau 4 opleiding en minimaal 3 jaar ervaring in een complexe projectomgeving. Aanbiedingen omvatten een concurrerend salaris, 40 vakantiedagen, en mogelijkheden voor thuiswerken. Sluit je aan bij ons team en draag bij aan onze internationale projecten.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar werkervaring in een complexe projectomgeving.
• Ervaring met een documentmanagementsysteem is een pré.

Responsibilities

• Beheren van alle projectdocumenten gedurende de projectlevenscyclus.
• Opzetten en beheren van het documentmanagementsysteem.
• Coördineren van documentworkflows en goedkeuringen.
• Zorgen voor naleving van documentatiestandaarden.

Skills

Sterke administratieve vaardigheden

Oog voor detail

Proactieve werkhouding

Goede beheersing van Nederlands

Goede beheersing van Engels

Education

MBO niveau 4 opleiding

Tools

Documentmanagementsysteem

Job description

Bij Royal IHC werken we aan complexe, internationale projecten in de maritieme sector. Voor onze projectorganisatie zijn wij op zoek naar een proactieve en nauwkeurige Document Controller die zorgt voor structuur, overzicht en betrouwbaarheid in projectdocumentatie.

In deze rol ben je verantwoordelijk voor het beheren van alle projectdocumenten gedurende de volledige projectlevenscyclus. Je zorgt ervoor dat documenten correct worden vastgelegd, beoordeeld, goedgekeurd, verspreid en gearchiveerd. Daarmee ondersteun je het projectteam, borg je compliance en draag je bij aan een volledige en traceerbare audittrail.

Wat ga je doen?

• Opzetten en beheren van het documentmanagementsysteem, inclusief documentregisters, nummering, naamgevingsconventies, metadata en documentstatussen
• Coördineren van documentworkflows: documenten doorsturen voor review en goedkeuring, deadlines bewaken en goedgekeurde documenten publiceren
• Beheren van versie‑ en revisiecontrole en waarborgen dat uitsluitend geautoriseerde wijzigingen worden doorgevoerd
• Verzorgen van correcte documentdistributie en bijhouden van transmittals en ontvangstbevestigingen
• Zorgen voor naleving van project‑, organisatie‑ en contractuele documentatiestandaarden
• Ondersteunen van audits door het beschikbaar stellen van volledige en traceerbare document‑ en goedkeuringshistorie
• Opstellen van document control rapportages (zoals documentstatus, openstaande reviews en voortgang t.o.v. planning) en signaleren van knelpunten
• Je werkt nauw samen met Projectmanagers, engineers, reviewers en goedkeurders, QA/QC, inkoop, leveranciers en klanten.

Typische opleveringen

• Documentregisters (masterlijsten)
• Transmittals en verzendingsrapportages
• Review comment logs
• Goedkeurings‑ en revisieregistraties
• Beheerde templates
• Gearchiveerde as‑built of as‑delivered documentatiepakketten

Wat breng je mee?

• Minimaal een afgeronde MBO niveau 4 opleiding (of gelijkwaardig)
• Sterke administratieve vaardigheden en een scherp oog voor detail
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een (complexe) projectomgeving
• Een proactieve en klantgerichte werkhouding
• Goede beheersing van Nederlands en Engels, in woord en geschrift
• Ervaring met een documentmanagementsysteem is een pré (of bereid dit bij ons te leren)

Wat bieden wij jou?

• Een concurrerend salaris, passend bij jouw kennis en ervaring
• 40 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband (inclusief 13 ADV‑dagen), met de mogelijkheid om verlof te kopen of verkopen
• Richtlijn: tot 60% thuiswerken mogelijk
• Reiskostenvergoeding van €0,21 per kilometer en een passende netto thuiswerkvergoeding
• Winstdelingsregeling en korting op aanvullende zorgverzekering via VGZ
• Pensioenregeling via PME
• Deelname aan het Sociaal Fonds van Royal IHC
• Een opleidingsbudget van €1.500 per drie jaar en toegang tot de IHC Academy
• Onbeperkt sporten in onze eigen fitnessruimte (op inzet van de duurzame inzetbaarheidsdag)