Document Controller

IHC Smit B.V.; Kinderdijk; On-site; EUR 40,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

40 vakantiedagen inclusief 13 ADV-dagen

Thuiswerkvergoeding

Opleidingsbudget van €1.500 per drie jaar

Onbeperkt sporten in fitnessruimte

Job summary

IHC Smit B.V. zoekt een proactieve Document Controller in Kinderdijk, die verantwoordelijk is voor het beheer van projectdocumenten gedurende de volledige projectlevenscyclus. Deze rol omvat het opzetten van een documentmanagementsysteem en het coördineren van documentworkflows.

De ideale kandidaat heeft een MBO niveau 4 opleiding en minimaal 3 jaar ervaring in een complexe projectomgeving. Ervaring met documentmanagementsystemen is een pré. Het aanbod omvat concurrerende salarissen, 40 vakantiedagen en een opleidingsbudget.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar werkervaring in een complexe projectomgeving.
• Ervaring met een documentmanagementsysteem is een pré.

Responsibilities

• Beheren van alle projectdocumenten gedurende de volledige projectlevenscyclus.
• Opzetten en beheren van het documentmanagementsysteem.
• Coördineren van documentworkflows voor review en goedkeuring.
• Zorgen voor naleving van documentatiestandaarden.
• Ondersteunen van audits met volledige documenthistorie.

Skills

Administratieve vaardigheden

Detailgerichtheid

Proactieve werkhouding

Klantgerichtheid

Beheersing van Nederlands

Beheersing van Engels

Education

Afgeronde MBO niveau 4 opleiding

Tools

Documentmanagementsysteem

Job description

Bij Royal IHC werken we aan complexe, internationale projecten in de maritieme sector. Voor onze projectorganisatie zijn wij op zoek naar een proactieve en nauwkeurige Document Controller die zorgt voor structuur, overzicht en betrouwbaarheid in projectdocumentatie. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het beheren van alle projectdocumenten gedurende de volledige projectlevenscyclus. Je zorgt ervoor dat documenten correct worden vastgelegd, beoordeeld, goedgekeurd, verspreid en gearchiveerd. Daarmee ondersteun je het projectteam, borg je compliance en draag je bij aan een volledige en traceerbare audittrail.

Wat ga je doen?

• Opzetten en beheren van het documentmanagementsysteem, inclusief documentregisters, nummering, naamgevingsconventies, metadata en documentstatussen
• Coördineren van documentworkflows: documenten doorsturen voor review en goedkeuring, deadlines bewaken en goedgekeurde documenten publiceren
• Beheren van versie‑ en revisiecontrole en waarborgen dat uitsluitend geautoriseerde wijzigingen worden doorgevoerd
• Verzorgen van correcte documentdistributie en bijhouden van transmittals en ontvangstbevestigingen
• Zorgen voor naleving van project‑, organisatie‑ en contractuele documentatiestandaarden
• Ondersteunen van audits door het beschikbaar stellen van volledige en traceerbare document- en goedkeuringshistorie
• Opstellen van document control rapportages (zoals documentstatus, openstaande reviews en voortgang t.o.v. planning) en signaleren van knelpunten

Wat breng je mee?

• Minimaal een afgeronde MBO niveau 4 opleiding (of gelijkwaardig)
• Stevige administratieve vaardigheden en een scherp oog voor detail
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een (complexe) projectomgeving
• Een proactieve en klantgerichte werkhouding
• Goede beheersing van Nederlands en Engels, in woord en geschrift
• Ervaring met een documentmanagementsysteem is een pré (of bereid dit bij ons te leren)

Wat bieden wij jou?

• Een concurrerend salaris, passend bij jouw kennis en ervaring
• 40 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband (inclusief 13 ADV‑dagen), met de mogelijkheid om verlof te kopen of verkopen
• Richtlijn: tot 60% thuiswerken mogelijk
• Reiskostenvergoeding van €0,21 per kilometer en een passende netto thuiswerkvergoeding
• Winstdelingsregeling en korting op aanvullende zorgverzekering via VGZ
• Pensioenregeling via PME
• Deelname aan het Sociaal Fonds van Royal IHC
• Een opleidingsbudget van €1.500 per drie jaar en toegang tot de IHC Academy
• Onbeperkt sporten in onze eigen fitnessruimte (op inzet van de duurzame inzetbaarheidsdag)