Directiesecretaresse - Secretary Plus

Jobster; Emmeloord; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

Jobster in Emmeloord zoekt een ervaren directiesecretaresse die het management van de directeur in een politiek-bestuurlijke omgeving ondersteunt. In een klein, hecht team werk je nauw samen met drie collega-directiesecretaressen en een directiesecretaris om prioriteiten te bewaken en processen te stroomlijnen.

Je bewaakt agenda's, filtert de mailbox, bereidt bestuurlijke vergaderingen voor en stemt dagelijks af met interne en externe stakeholders zoals gemeenten en ministeries.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaresse of executive assistant.
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer op directieniveau.
• Vertrouwd met politiek-bestuurlijke organisaties of vergelijkbare besluitvormingsomgeving.
• Zeer vaardig met Outlook en Office 365, inclusief Teams.
• HBO werk- en denkniveau richting officemanagement.

Responsibilities

• Beheren van de complexe agenda van de directeur en bewaken van prioriteiten en wijzigingen.
• Monitoren en filteren van de mailbox van de directeur en zorgen voor tijdige opvolging.
• Voorbereiden van bestuurlijke vergaderingen, inclusief stukkenstroom, actielijsten en besluiten.
• Dagelijks afstemmen met interne en externe stakeholders zoals gemeenten en ministeries.
• Organiseren en optimaliseren van afspraken, documenten en vergaderingen in Office 365.

Skills

Agenda beheer

Stakeholder communicatie

Teamwork

Proactief werken

Education

HBO werk- en denkniveau (officemanagement)

Tools

Outlook

Office 365

Teams

Job description

Dit ga je doen

Ben jij een ervaren directiesecretaresse die energie krijgt van het ondersteunen van een directeur in een politiek-bestuurlijke omgeving? In deze rol werk je in een klein, hecht directieteam waar samenwerking en korte lijnen centraal staan. Je zorgt ervoor dat de directeur scherp kan sturen en bewaakt continu de prioriteiten in een dynamische werkomgeving. Met jouw organisatorische talent en digitale vaardigheden draag je bij aan een soepel lopend directiesecretariaat.

Dit ga je doen

Ben jij een ervaren directiesecretaresse die energie krijgt van het ondersteunen van een directeur in een politiek-bestuurlijke omgeving? In deze rol werk je in een klein, hecht directieteam waar samenwerking en korte lijnen centraal staan. Je zorgt ervoor dat de directeur scherp kan sturen en bewaakt continu de prioriteiten in een dynamische werkomgeving. Met jouw organisatorische talent en digitale vaardigheden draag je bij aan een soepel lopend directiesecretariaat. Je komt te werken in een informele werksfeer waarin collegialiteit en flexibiliteit belangrijk zijn. Het team bestaat uit drie directiesecretaresses en een directiesecretaris. Samen zorgen jullie ervoor dat alles op rolletjes loopt, ook als het tempo hoog ligt.

Wat ga je doen?

• Beheren van de complexe agenda van de directeur en bewaken van prioriteiten en wijzigingen;
• Monitoren en filteren van de mailbox van de directeur en zorgen voor tijdige opvolging;
• Voorbereiden van bestuurlijke vergaderingen, inclusief stukkenstroom, actielijsten en besluiten;
• Dagelijks afstemmen met interne en externe stakeholders zoals gemeenten en ministeries;
• Organiseren en optimaliseren van afspraken, documenten en vergaderingen in Office 365.

Dit ben jij

Je bent een ervaren directiesecretaresse die rust bewaart waar anderen tempo voelen en die het prettig vindt om dicht op de besluitvorming te werken. Je communiceert helder, to the point en zorgvuldig, ook als de druk oploopt. Je werkt graag in een klein, hecht team waarin men elkaar opzoekt, bijspringt en open feedback geeft. Je combineert nuchterheid met betrokkenheid en hebt een loyale, professionele werkhouding.

• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur richting officemanagement;
• Minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaresse of executive assistant;
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer op directieniveau;
• Vertrouwd met politiek-bestuurlijke organisaties of vergelijkbare besluitvormingsomgeving;
• Zeer vaardig met Outlook en Office 365, inclusief Teams.

Over het bedrijf

Deze organisatie in Emmeloord bevindt zich in een fase van verandering en professionalisering, met een compacte directie-/bestuursafdeling en een duidelijke focus op bestuurlijke ondersteuning en zorgvuldige besluitvorming binnen een politiek-bestuurlijke context. Je werkt als Executive Assistant in een directiesecretariaat van drie directiesecretaresses en een directiesecretaris, in een informele, samenwerkingsgerichte omgeving met hoog tempo en korte lijnen. Spreekt dit je aan?

Wat bieden wij jou?

Je bent een ervaren directiesecretaresse die rust bewaart waar anderen tempo voelen en die het prettig vindt om dicht op de besluitvorming te werken. Je communiceert helder, to the point en zorgvuldig, ook als de druk oploopt. Je werkt graag in een klein, hecht team waarin men elkaar opzoekt, bijspringt en open feedback geeft. Je combineert nuchterheid met betrokkenheid en hebt een loyale, professionele werkhouding.

• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur richting officemanagement;
• Minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaresse of executive assistant;
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer op directieniveau;
• Vertrouwd met politiek-bestuurlijke organisaties of vergelijkbare besluitvormingsomgeving;
• Zeer vaardig met Outlook en Office 365, inclusief Teams.