Directiesecretaresse - Secretary Plus

Jobster; Amsterdam; On-site; EUR 32,000 - 48,000; Full time

Job summary

Jobster in Amsterdam zoekt een ervaren directiesecretaresse die het bestuur van een ziekenhuis ondersteunt in een dynamische, bestuurlijke omgeving. Je werkt in een compact team en hebt verantwoordelijkheid voor complexe agenda's, voorbereidende stukken en verslaggeving, met focus op digitalisering van werkprocessen en een onafhankelijke, discrete houding.

Je werkt nauw samen met de bestuurssecretaris, beleidsadviseurs en andere directiesecretaresses en draagt bij aan efficiëntie, continuïteit

Qualifications

• Minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaresse of managementassistent in een ziekenhuis
• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur secretariële opleiding
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
• Zeer vaardig met MS Office en digitale systemen

Responsibilities

• Beheer complexe agenda’s van bestuurders en stem afspraken intern en extern af
• Bereid vergaderingen voor, verzamel stukken en maak duidelijke, actiegerichte verslagen
• Bewak acties, deadlines en besluitvorming binnen de volledige vergadercyclus
• Behandel inkomende mail, post en telefoontjes en onderhoud contacten
• Denk mee over verbeteren en digitaliseren van werkprocessen op het secretariaat
• Neem ad-hoc beslissingen en anticipeer proactief op wat er moet gebeuren

Skills

Discretion

Organizational skills

Communicatieve vaardigheden

MS Office

Digitale systemen

Education

HBO werk- en denkniveau

Secretariële opleiding

Tools

MS Office

Digitale systemen

Job description

Dit ga je doen

Als directiesecretaresse ondersteun je de Raad van Bestuur in een dynamische, bestuurlijke ziekenhuisomgeving. Je werkt in een compact team van een bestuurssecretaris, 1–2 beleidsadviseurs en 1–3 directiesecretaresses op een modern kantoor aan de rand van het centrum.

• Beheer je complexe agenda’s van bestuurders en stem je afspraken zorgvuldig intern en extern af.
• Bereid je vergaderingen voor, verzamel je stukken en maak je heldere, actiegerichte verslagen.
• Bewaak je acties, deadlines en besluitvorming binnen de volledige vergadercyclus van de Raad van Bestuur.
• Behandel je zelfstandig inkomende mail, post en telefoontjes en onderhoud je relevante contacten.
• Denk je actief mee over het verbeteren en digitaliseren van werkprocessen binnen het bestuurssecretariaat.
• Neem jij gemakkelijk ad-hoc beslissingen en loop je altijd een stapje voor op wat er moet gebeuren.

Dit ben jij

Je voelt je thuis in een bestuurlijke zorgomgeving, combineert hbo-niveau met rust, discretie en humor, en schakelt gemakkelijk tussen verschillende gesprekspartners. Verder heb of ben jij:

• Minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaresse of managementassistent in een ziekenhuis
• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur secretariële opleiding
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
• Zeer vaardig met MS Office en digitale systemen

Over het bedrijf

In dit Amsterdamse ziekenhuis aan de rand van het stadscentrum draag je elke dag bij aan toegankelijke, mensgerichte zorg. De organisatie is overzichtelijk, met korte lijnen tussen afdelingen en specialismen. Besluiten worden vlot omgezet in actie en er is oprechte aandacht voor patiënten én collega’s, in een modern gebouw dat goed bereikbaar is met OV.

Je werkt op het bestuurssecretariaat in een team van 3 tot 6 collega’s: een bestuurssecretaris, 1–2 beleidsadviseurs en 1–3 directiesecretaresses. Het kantoor heeft rustige vergaderruimtes en een open secretariaat waar je elkaar makkelijk aanspreekt. De sfeer is informeel, er wordt veel overlegd en regelmatig gelachen.