Directiesecretaresse/Executive Assistant

Bright Professionals; 's-Hertogenbosch; On-site; EUR 39,000 - 54,000; Full time

Job summary

Enexis zoekt een Directiesecretaresse/Executive Assistant die ervoor zorgt dat directoraat en management effectief kunnen functioneren. Je regieert zelfstandig professionele ondersteuning, anticipeert op wat nodig is en verbindt mensen en informatie.

Je plant directievergaderingen, evenementen en interne bijeenkomsten met aandacht voor stijl en boodschap. Je werkt met Teams, SharePoint, Outlook en OneNote om processen soepel te laten verlopen en helpt mee aan heldere interne communicatie en

Qualifications

• Ruime relevante ervaring vereist.
• Direct zelfstandig aan de slag kunnen.
• Goede communicatieve vaardigheden en proactieve houding.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda’s en prioriteiten van de directeur.
• Faciliteren van directie- en managementoverleggen en -sessies.
• Organiseren van vergaderingen, agenda en facilitaire diensten.
• Opstellen van nieuwsberichten en interne communicatie.

Skills

Ruime ervaring

HBO-niveau

Proactief

Communicatie

Digitale tools

Education

HBO-niveau

Tools

Teams

SharePoint

Outlook

OneNote

Job description

Voor Enexis zoeken wij een Directiesecretaresse/Executive Assistant. Als directiesecretaresse of executive assistant zorg je ervoor dat één of twee directeuren en het managementteam effectief kunnen functioneren. Je voert zelfstandig regie over de professionele ondersteuning van de directie, anticipeert op wat nodig is en verbindt mensen en informatie. Je zorgt ervoor dat afspraken, overleggen, communicatie en opvolging professioneel en tijdig verlopen.

Je overziet de werkstromen rond de directeur en het management, bewaakt prioriteiten en kijkt vooruit. Binnen de kaders en prioriteiten van de directeur maak je zelfstandig afwegingen over planning, voorbereiding en opvolging. Wanneer belangen, prioriteiten of gevoeligheden daarom vragen, stem je af met de directeur.

Je plant en organiseert directievergaderingen, evenementen, klantsessies en interne bijeenkomsten. Daarbij houd je overzicht, bewaak je deadlines en zorg je dat alle details kloppen. Je gebruikt digitale tools zoals Teams, SharePoint, Outlook en OneNote om processen soepel en efficiënt te laten verlopen.

Je draagt bij aan heldere, professionele afdelingscommunicatie. Je helpt presentaties, nieuwsberichten en interne communicatie vorm te geven en aan te scherpen, met oog voor de boodschap, tone of voice en uitstraling. Ook zie je waar processen slimmer of klantgerichter kunnen en neem je collega’s mee in nieuwe werkwijzen en digitale middelen.

Jouw verantwoordelijkheden

• Je beheert complexe agenda’s, bewaakt prioriteiten en handelt e-mails en verzoeken van de directeur af.
• Je plant, bereidt voor en faciliteert directie- en managementoverleggen, werksessies, afdelingsdagen en interne en externe bijeenkomsten.
• Je nodigt deelnemers uit, inventariseert agendapunten en organiseert vergaderruimtes en facilitaire diensten.
• Je stelt nieuwsberichten en andere interne afdelingscommunicatie op, redigeert deze en zorgt voor een passende vormgeving.
• Je verzamelt en structureert stukken, controleert de samenhang en volledigheid en signaleert tijdig ontbrekende informatie.
• Je legt besluiten en acties vast, bewaakt deadlines en stuurt actief op tijdige opvolging.
• Je onderhoudt contact met interne en externe stakeholders en zorgt voor tijdige afstemming en informatie-uitwisseling.
• Je zet digitale samenwerkingsmiddelen slim in om informatie toegankelijk te maken en werkprocessen te stroomlijnen.
• Je signaleert en initieert verbeteringen en ondersteunt collega’s bij nieuwe werkwijzen en digitale middelen.
• Je herkent kansen, knelpunten en gevoeligheden en anticipeert hier tijdig op.

Jouw profiel

• Je hebt ruime relevante ervaring en kunt zelfstandig aan de slag.
• Je beschikt over aantoonbaar hbo-werk- en -denkniveau.
• Je werkt zelfstandig, bent ondernemend en neemt initiatief zonder dat iemand je daarom hoeft te vragen.
• Je bent praktisch ingesteld, schakelt snel en houdt overzicht wanneer er veel tegelijk speelt.
• Je bewaakt de voortgang, spreekt anderen waar nodig aan en zorgt ervoor dat zaken worden afgerond.
• Je communiceert helder en hebt gevoel voor tone of voice en vormgeving.
• Je werkt vaardig met digitale tools en vindt het leuk om nieuwe middelen uit te proberen.

Functie-eisen

• Je hebt ruime relevante ervaring.
• Je kunt direct zelfstandig aan de slag.

Extra Informatie

• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 15-12-2026
• Opleidingsniveau HBO