Directiesecretaresse/executive assistant

Bij Oranje; Noord-Brabant; Hybrid; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Bij Oranje zoekt men een directiesecretaresse / executive assistant die een of twee directeuren en het managementteam optimaal laat functioneren. Je regisseert zelfstandig de professionele ondersteuning rondom de directie, anticipeert op wat nodig is en verbindt mensen en informatie.

Je bewaakt prioriteiten, plant en organiseert vergaderingen, evenementen en interne bijeenkomsten, begeleidt klantcontacten en zorgt voor heldere communicatie.

Qualifications

• Ervaring als directiesecretaresse/EA
• Sterke organisatorische vaardigheden
• Proactieve en verbindende instelling
• Kennis van digitale tools zoals Teams/SharePoint/Outlook/OneNote

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's, bewaken van prioriteiten en afhandelen van e-mails en verzoeken van de directeur.
• Plannen, voorbereiden en faciliteren van directie- en management overleggen, werksessies, afdelingsdagen en bijeenkomsten, inclusief uitnodigen van deelnemers en zaalplanning.
• Coördineren van voorbereidingen van directieoptredens, klantbezoeken en externe afspraken en zorgen dat directeur tijdig informatie en context heeft.
• Opstellen, redigeren en vormgeven van nieuwsberichten en interne afdelingscommunicatie, met aandacht voor tone of voice.
• Verzamelen en structureren van stukken en signaleren wanneer informatie ontbreekt.
• Vastleggen en bewaken van besluiten, acties en deadlines, inclusief opvolging.
• Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders en zorgen voor tijdige afstemming.
• Slim inzetten van digitale samenwerkingsmiddelen om informatie toegankelijk te maken.
• Signaleren en initiëren van verbeteringen in werkprocessen en ondersteunen van collega's bij nieuwe werkwijzen.
• Proactief signaleren van kansen, knelpunten en gevoeligheden en hierop tijdig anticiperen.

Skills

Agenda beheer

Prioriteiten bewaken

Planning

Communicatie

Digitale tools

Presentaties

Stakeholder management

Reisbereidheid

Tools

Teams

SharePoint

Outlook

OneNote

Job description

Opdrachtomschrijving

Opdracht omschrijving

Jouw rol

Als directiesecretaresse / executive assistant zorg je ervoor dat één of twee directeuren en het managementteam effectief kunnen functioneren. Je voert zelfstandig regie op de professionele ondersteuning rondom de directie, anticipeert op wat nodig is, verbindt mensen en informatie en zorgt dat afspraken, overleggen, communicatie en opvolging professioneel en tijdig verlopen.

Je overziet de totale werkstroom rondom de directeur en management, bewaakt prioriteiten en kijkt vooruit. Je werkt binnen de kaders en prioriteiten van de directeur grotendeels zelfstandig, maakt zelf afwegingen in planning, voorbereiding en opvolging en betrekt de directeur wanneer belangen, prioriteiten of gevoeligheden daarom vragen.

Als directiesecretaresse ben je de sleutelfiguur rondom het werk van één of twee directeuren en het management team.

Je werkt binnen de kaders en prioriteiten van de directeur grotendeels zelfstandig, maakt zelf afwegingen in planning, voorbereiding en opvolging en schakelt de directeur in wanneer belangen, prioriteiten of gevoeligheden daarom vragen.

Je plant, regelt en ontzorgt tot in de puntjes. Of het nu gaat om directievergaderingen, evenementen, klantsessies of interne bijeenkomsten: jij overziet de totale puzzel, houdt iedereen scherp op deadlines en zorgt dat alle details kloppen.

Je kunt goed uit de voeten met digitale tools (Teams, SharePoint, Outlook, OneNote e.d.) en zet ze slim in om processen te stroomlijnen.

Je draagt bij aan heldere en professionele afdelingscommunicatie en zorgt voor consistentie in boodschap, tone of voice en presentatie: je helpt bij het vormgeven en aanscherpen van presentaties, nieuwsberichten en interne communicatie en hebt gevoel voor tone of voice en vormgeving.

Je houdt van verbeteren. Je ziet waar processen slimmer, sneller of klantgerichter kunnen en stelt vernieuwingen voor. Je vindt het leuk om nieuwe digitale middelen uit te proberen en anderen hierin mee te nemen.

Je hebt een ondernemende mindset: je signaleert kansen, pakt zaken op zonder dat het je gevraagd wordt en durft voorstellen te doen. Je bewaakt voortgang, spreekt waar nodig aan en rondt af.

Waar anderen stoppen, ga jij nog even door. Je bent praktisch ingesteld, schakelt snel en vindt het vanzelfsprekend om bij drukte even extra gas te geven. Je houdt overzicht, ook als er veel tegelijk speelt.

Thuiswerken past bij jou, maar je vindt het óók belangrijk om zichtbaar te zijn op kantoor en bij bijeenkomsten. Je standplaats is Den Bosch, maar je bent bereid om regelmatig te reizen tussen locaties en naar externe afspraken als de situatie daarom vraagt.

Elke dag werken maar bijvoorbeeld 2 of 3 middagen vrij.

Dit zijn jouw verantwoordelijkheden:

• Beheren van complexe agenda's, bewaken van prioriteiten en afhandelen van e-mails en verzoeken van de directeur.
• Plannen, voorbereiden en faciliteren van directie- en management overleggen, werksessies, afdelingsdagen en interne en externe bijeenkomsten, inclusief het uitnodigen van deelnemers, inventariseren van agendapunten en organiseren van ruimtes en facilitaire diensten.
• Coördineren van de voorbereiding van directieoptredens, klantbezoeken en externe afspraken en zorgen dat de directeur tijdig beschikt over de benodigde informatie, stukken en context.
• Opstellen, redigeren en vormgeven van nieuwsberichten en andere interne afdelingscommunicatie, met aandacht voor verhaallijn, tone of voice en uitstraling.
• Verzamelen en structureren van stukken, toetsen op samenhang en volledigheid en tijdig signaleren wanneer informatie voor bespreking of besluitvorming ontbreekt.
• Vastleggen en bewaken van besluiten, acties en deadlines en actief sturen op tijdige opvolging.
• Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders en zorgen voor tijdige afstemming en informatie-uitwisseling.
• Slim inzetten van digitale samenwerkingsmiddelen om informatie toegankelijk te maken en werkprocessen te stroomlijnen.
• Signaleren en initiëren van verbeteringen in werkprocessen en ondersteunen van collega's bij nieuwe werkwijzen en digitale middelen.
• Proactief signaleren van kansen, knelpunten en gevoeligheden en hierop tijdig anticiperen.