Directiesecretaresse Defensie

Start People; Den Haag; Hybrid; EUR 33,000 - 47,000; Full time

Job summary

Start People in Den Haag zoekt een Directeursecretaresse die als organisatorisch aanspreekpunt voor de directie fungeert en de directeur, plaatsvervangend directeur en hoofd woordvoering ondersteunt.

Je beheert complexe agenda's, plant afspraken en regelt evenementen. Daarnaast verzorg je telefoon- en mailboxbeheer, ontvang je bezoekers en onderhoud je contacten met leveranciers.

Qualifications

• MBO diploma (secretariële/administratieve richting) is vereist of vergelijkbaar.
• Minimaal 2 jaar ervaring als managementassistent of directiesecretaresse op directieniveau.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Vaardigheden in MS Office (Outlook/Word/Excel/PowerPoint)
• Ervaring met agenda- en mailbeheer.
• Klant- en communicatiegerichtheid.
• Zorgvuldig en georganiseerd werken.
• Goede samenwerkings- en planningsvaardigheden.

Responsibilities

• Complex en dynamisch agendabeheer voor de directie.
• Plannen en coördineren van afspraken en overleggen.
• Telefoon- en mailboxbeheer.
• Ontvangen van bezoekers en gasten.
• Organiseren van bijeenkomsten, trainingen en evenementen.
• Regelen van locaties, catering en faciliteiten.
• Opvragen van offertes en afstemmen met leveranciers.
• Ondersteunen van communicatieactiviteiten binnen de directie.

Skills

Agenda beheer

Afspraken planning

Mailbox beheer

Gastontvangst

Evenement organisatie

Locatie catering

Offertes & leveranciers

Communicatie ondersteuning

Education

MBO niveau 4 diploma in secretariële of administratieve richting

Tools

Microsoft Office

Job description

Als Directiesecretaresse ben jij het organisatorische aanspreekpunt voor de directie. Je ondersteunt de directeur, plaatsvervangend directeur en het hoofd woordvoering. Dankzij jouw organisatietalent verlopen afspraken, bijeenkomsten en communicatieactiviteiten soepel en kunnen zij zich richten op hun kernverantwoordelijkheden.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Complex en dynamisch agendabeheer voor de directie
• Plannen en coördineren van afspraken en overleggen
• Telefoon- en mailboxbeheer
• Ontvangen van bezoekers en gasten
• Organiseren van bijeenkomsten, trainingen en evenementen
• Regelen van locaties, catering en faciliteiten
• Opvragen van offertes en afstemmen met leveranciers
• Ondersteunen van communicatieactiviteiten binnen de directie

Je maakt onderdeel uit van het team Bedrijfsvoering, bestaande uit zeven collega's. Samen zorgen jullie ervoor dat de organisatie optimaal wordt ondersteund.

• MBO niveau 4 diploma in secretariële of administratieve richting
• Minimaal 2 jaar ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of vergelijkbare functie op directieniveau
• Aantoonbare ervaring met Microsoft Office
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal

Werktijden

• 32 tot 38 uur per week
• In overleg hybride werken
• Reguliere werktijden tussen 08.00 en 17.00 uur
• Incidenteel beschikbaar voor avonduren tijdens crisis overleggen