Directiesecretaresse

The PoolSter; Amsterdam; Hybrid; EUR 34,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Eindejaarsuitkering

Reiskostenregeling

6 weken vakantie

Job summary

TintelTuin is op zoek naar een Directiesecretaresse in Amsterdam die het directieteam daadkrachtig ondersteunt. Je bewaakt agenda’s, plant bijeenkomsten en behandelt vertrouwelijke dossiers met zorgvuldigheid.

Je bent het vaste aanspreekpunt voor interne en externe relaties, organiseert events en zorgt voor duidelijke communicatie met passende facilitaire ondersteuning. Hybride werken is mogelijk.

Qualifications

• Verantwoordelijk voor coördineren, plannen en structureren van werkzaamheden rondom het directieteam.
• Vertrouwelijke dossiers en documenten met grote zorgvuldigheid afhandelen.
• Centraal aanspreekpunt zijn voor medewerkers, directie en externe relaties.

Responsibilities

• Aansturing van vergaderingen en notuleren waar nodig.
• Beheren van agenda's en organiseren van (exec) bijeenkomsten.
• Verantwoordelijk voor telefoon- en mailverkeer; bezoekers ontvangen.
• Facilitaire zaken regelen en opvolging van acties bewaken.

Skills

Organisatie

Communicatie

Planning

Verantwoordelijkheid

Job description

Amsterdam Noord
36uur
3.035 - 4.052 (o.b.v. 36 uur)

Ben jij een organisatorische alleskunner die moeiteloos schakelt tussen verschillende taken? Houd je van structuur aanbrengen, vooruitdenken en werken in een omgeving met maatschappelijke impact? Dan is deze functie als Directiesecretaresse bij TintelTuin precies iets voor jou.

Bij TintelTuin werken we elke dag aan de beste start voor kinderen. Onze directie en stafafdelingen spelen daarbij een belangrijke rol. Als Directiesecretaresse ondersteun jij het directieteam, zodat processen soepel en efficiënt verlopen. Jij bent het vaste aanspreekpunt, de verbinder en de professional die de rust bewaart in een dynamische omgeving.

Jouw baan en werkzaamheden

In deze afwisselende functie ben jij verantwoordelijk voor het coördineren, plannen en structureren van alle werkzaamheden rondom het directieteam. Je houdt overzicht, communiceert helder en werkt met grote zorgvuldigheid aan vertrouwelijke dossiers en documenten.

Je bent hét gezicht van het secretariaat voor zowel interne collega’s als externe relaties. Je organiseert bijeenkomsten, beheert agenda’s en zorgt ervoor dat besluiten worden voorbereid en vastgelegd en ondersteunt waar nodig in de uitvoering hiervan.

Documenten & administratie

Je beheert vertrouwelijke dossiers, verwerkt correspondentie, stelt overzichten op en handelt inkomende post en e-mails zelfstandig af.

Organiseren & ondersteunen

Je beheert de agenda van het directieteam, plant complexe afspraken en organiseert vergaderingen, bijeenkomsten en events. Je regelt facilitaire zaken, maakt verslagen en bewaakt de opvolging van acties. Ook voer je het attentiebeleid uit of laat het uitvoeren.

Je coördineert werkzaamheden, bewaakt de voortgang en weet effectief te delegeren waar nodig. Je ondersteunt projectgroepen en fungeert als centraal aanspreekpunt voor medewerkers, directie en externe relaties. Daarnaast verzorg je op professionele en vertrouwelijke wijze het telefoon‑en mailverkeer en ontvang je bezoekers gastvrij en representatief.

Besluitvorming voorbereiden

Je bereidt besluitvorming voor door materiaal te ordenen, notities te maken en het secretariaat rondom directie en bestuursvergaderingen te organiseren. Je voert besluiten uit of laat deze uitvoeren.

Wat kan je van ons verwachten

Om te beginnen bieden we jou natuurlijk salaris, eindejaarsuitkering, reiskostenregeling en 6 weken vakantie conform de CAO Kinderopvang. Maar daar bovenop bieden we je nog een flink aantal mooie extra’s. We noemen er een paar:

• Een plek waar jouw talenten tot hun recht komen
• Mogelijkheid tot hybride werken
• Aandacht voor jouw vitaliteit, waarbij beweging, voeding, rust en werkgeluk centraal staan en we je regelmatig verassen met leuke attenties
• Sporten met korting en mogelijkheid tot flinke korting bij aanschaf van een (elektrische) fiets
• Een mooi inwerkprogramma met een gezellige en leerzame introductiedag waarbij je al je nieuwe collega’s leert kennen en kennismaakt met de medewerkers van ons servicekantoor
• Ervaring met (financiële) systemen en automatiseringspakketten.
• Sterk analytisch vermogen en uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
• Nauwkeurigheid, ordelijkheid en een systematische manier van werken.
• Professioneel, stressbestendig en wendbaar in een voortdurend veranderende omgeving met dagelijks voorkomende ad‑hoc taken.
• Organisatorisch talent en het vermogen om overzicht te bewaren.
• Integriteit en het zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke gegevens.
• Een dienstverlenende, klantgerichte houding.