Secretaresse Raad van Bestuur

Vlotte Tantes; Groningen; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Part time

Benefits offered by this job

8% vakantiegeld

8,3% eindejaarsuitkering

Tegemoetkoming in zorgverzekering

Bedrijfsfitness

Job summary

Vlotte Tantes in Groningen is op zoek naar een ervaren Secretaresse voor de Voorzitter van de Raad van Bestuur. In deze rol werk je samen met een team van 700 collega's en draag je bij aan een veilige toekomst voor kinderen en gezinnen.

Je beheert complexe agenda's, zorgt voor de juiste informatie en ondersteunt de bestuurlijke besluitvorming. Ervaring in een bestuurlijke omgeving is zeer gewenst, evenals uitstekende communicatieve vaardigheden en kennis van MS Office.

De functie is 28-32 uur per week met een jaarcontract en biedt een competitief salaris conform de CAO Jeugdzorg.

Qualifications

• Meerdere jaren relevante ervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring binnen zorg, overheid of onderwijs is een pré.
• Hoge mate van integriteit en zelfstandigheid.

Responsibilities

• Beheer van complexe agenda’s en prioriteiten.
• Zorg voor juiste informatie op het juiste moment.
• Voorbereiden van vergaderingen en verslaglegging.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Organisatievermogen

Analytisch denkvermogen

Tools

Outlook

MS Office pakket

Job description

Secretaresse Voorzitter Raad van Bestuur | 28-32 uur per week | Groningen

Werken bij een maatschappelijke organisatie die ertoe doet. Voor een grote maatschappelijke organisatie zijn wij op zoek naar een Secretaresse voor de Voorzitter van de Raad van Bestuur. Samen met meer dan 700 collega’s zetten zij zich iedere dag in voor een veilige toekomst voor kinderen, jongeren en gezinnen in Noord-Nederland. Je komt dan ook te werken in een omgeving waar maatschappelijke vraagstukken complex zijn en ontwikkelingen elkaar snel opvolgen. De Raad van Bestuur speelt een belangrijke rol in de koers, de besluitvorming en samenwerking met zowel interne als externe partijen.

Om deze maatschappelijke opdracht goed te vervullen zijn wij op zoek naar een ervaren Secretaresse die het vak benaderd met humor, moed en een goed gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen. Iemand die een aantal jaren ervaring heeft op een bij voorkeur vergelijkbare positie en van nature overzicht houdt, vooruitdenkt, prioriteiten aanvoelt en rust brengt binnen een dynamische bestuurlijke omgeving.

Samen met je collega vorm je het bestuurssecretariaat. Jullie zorgen ervoor dat de Raad van Bestuur, bestuurssecretaris, het MT en de Raad van Toezicht effectief kunnen functioneren binnen een context met meerdere belanghebbenden.

Taken

• Beheert complexe agenda’s en bewaakt prioriteiten;
• Zorgt dat de betrokken personen tijdig bij de juiste mensen aan tafel komen middels agenda planning;
• Bewaakt voortgang, actiepunten en bestuurlijke processen;
• Beheert de mailboxen en geeft hierop passende wijze gevolg aan;
• Zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is;
• Signaleert proactief zaken die bestuurlijke aandacht vragen in volgorde van prioriteit;
• Weet je goed in te werken in de materie en de actualiteit inhoudelijk te volgen;
• Bereidt vergaderingen zorgvuldig voor en verzorgt verslaglegging;
• Bereidt stukken voor zoals ambtelijke brieven en zorgt dat deze bij de juiste personen terechtkomen;
• Stemt af met interne en externe partijen;
• Houdt overzicht in een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt;
• Denk vooruit en schakelt snel wanneer omstandigheden veranderen.

Je bent een belangrijke schakel in het creëren van structuur, rust en continuïteit rondom het bestuur.

Wie ben jij

Je weet hoe je mensen, belangen en processen samenbrengt. Je begrijpt wanneer je stevig moet staan of wanneer er juist ruimte of nuance nodig is. Je beweegt je professioneel naast verschillende belanghebbenden en weet partijen met elkaar verbonden te houden, ook wanneer belangen uiteenlopen of de druk toeneemt. Je benadert je vak met een gezonde en gepaste dosis humor en moed die je op de juiste manier weet in te zetten. Je bent iemand die zich comfortabel voelt in een omgeving met lange lijnen, bent betrokken en je hebt een goed inhoudelijk idee van de omgeving waarin je werkt.

Je werkt analytisch en gestructureerd. Daardoor ben je in staat overzicht te behouden, hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden en vroegtijdig risico’s of knelpunten te signaleren. Je denkt vooruit, houdt regie op processen en zorgt dat bestuurlijke besluitvorming zorgvuldig en tijdig ondersteund wordt.

Kortom, je bent iemand waar de Voorzitter van de Raad van Bestuur van op kan.

Kwalificaties

• Meerdere jaren relevante ervaring in een vergelijkbare functie;
• Ervaring binnen zorg, overheid, onderwijs of een andere bestuurlijk complexe omgeving is een sterk pré;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, mondeling én schriftelijk;
• Uitstekende beheersing van Outlook en het MS Office pakket;
• Een hoge mate van integriteit, zelfstandigheid en organisatiesensitiviteit.

Wat bieden wij je

• Je werkt dichtbij het bestuur van een organisatie met maatschappelijke impact. Je krijgt een functie met veel verantwoordelijkheid, afwisseling en ruimte voor eigen inzicht;
• Een functie voor 28–32 uur per week;
• Een jaarcontract met intentie tot verlenging;
• Inschaling conform CAO Jeugdzorg, schaal 8;
• 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering;
• Een tegemoetkoming in zorgverzekering en woon-werkverkeer;
• Pensioenopbouw via PFZW;
• Ruimte voor ontwikkeling, opleiding en maatwerkafspraken;
• Bedrijfsfitness en een bedrijfsfietsenplan.