Vacature: Directiesecretaresse

TintelTuin; Amsterdam; On-site; EUR 34,000 - 45,000; Part time

Job summary

TintelTuin zoekt een Directiesecretaresse in Amsterdam Noord die schakelt tussen verschillende taken en structuur aanbrengt in een dynamische omgeving. Je bent het vaste aanspreekpunt voor interne collega’s en externe relaties en bewaakt de rust in een hectische werkomgeving.

Je werkt aan vertrouwelijke dossiers, organiseert bijeenkomsten en verzorgt het telefoon‑ en mailverkeer, terwijl je delegatie en opvolging van acties bewaakt.

Responsibilities

• Coördineren, plannen en structureren van alle werkzaamheden rondom het directieteam.
• Vertrouwelijke dossiers en documenten met grote zorgvuldigheid behandelen.
• Agenda beheren, bijeenkomsten organiseren en notuleren waar nodig.
• Tel- en mailverkeer verzorgen en bezoekers gastvrij ontvangen.

Job description

Plek voor jou!

Amsterdam Noord

Parttime/Fulltime (36 uur)

€ 3.035 tot € 4.052 (o.b.v. 36 uur)

Ben jij een organisatorische alleskunner die moeiteloos schakelt tussen verschillende taken? Houd je van structuur aanbrengen, vooruitdenken en werken in een omgeving met maatschappelijke impact? Dan is deze functie als Directiesecretaresse bij TintelTuin precies iets voor jou.

Over TintelTuin

Bij TintelTuin werken we elke dag aan de beste start voor kinderen. Onze directie en stafafdelingen spelen daarbij een belangrijke rol. Als Directiesecretaresse ondersteun jij het directieteam, zodat processen soepel en efficiënt verlopen. Jij bent het vaste aanspreekpunt, de verbinder en de professional die de rust bewaart in een dynamische omgeving.

Jouw baan en werkzaamheden

In deze afwisselende functie ben jij verantwoordelijk voor het coördineren, plannen en structureren van alle werkzaamheden rondom het directieteam. Je houdt overzicht, communiceert helder en werkt met grote zorgvuldigheid aan vertrouwelijke dossiers en documenten.

Je bent hét gezicht van het secretariaat voor zowel interne collega’s als externe relaties. Je organiseert bijeenkomsten, beheert agenda’s en zorgt ervoor dat besluiten worden voorbereid en vastgelegd en ondersteunt waar nodig in de uitvoering hiervan.

Documenten & administratie

Je beheert vertrouwelijke dossiers, verwerkt correspondentie, stelt overzichten op en handelt inkomende post en e-mails zelfstandig af.

Organiseren & ondersteunen

Je beheert de agenda van het directieteam, plant complexe afspraken en organiseert vergaderingen, bijeenkomsten en events. Je regelt facilitaire zaken, maakt verslagen en bewaakt de opvolging van acties. Ook voer je het attentiebeleid uit of laat het uitvoeren.

Coördineren & verbinden

Je coördineert werkzaamheden, bewaakt de voortgang en weet effectief te delegeren waar nodig. Je ondersteunt projectgroepen en fungeert als centraal aanspreekpunt voor medewerkers, directie en externe relaties. Daarnaast verzorg je op professionele en vertrouwelijke wijze het telefoon‑ en mailverkeer en ontvang je bezoekers gastvrij en representatief.

Besluitvorming voorbereiden

Je bereidt besluitvorming voor door materiaal te ordenen, notities te maken en het secretariaat rondom directie en bestuursvergaderingen te organiseren. Je voert besluiten uit of laat deze uitvoeren.

Meer informatie

Lees hier meer over werken op kantoor bij TintelTuin.