Directie Assistent

Topicus; Deventer; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Topicus.Healthcare zoekt een Directie Assistent die nauw samenwerkt met de directie en het managementteam. Je bent het aanspreekpunt voor collega's en externe relaties, houdt overzicht, bewaakt planning en bewaakt prioriteiten.

Je beheert proactief agenda's, versterkt interne communicatie en bereidt managementoverleggen en offsites voor met aandacht voor confidentiality en accurate notulering.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of vergelijkbare ondersteunende functie.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen prioriteiten te stellen.
• Sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Proactieve houding met signaalfunctie ten aanzien van kansen en risico's.
• Vertrouwelijke informatie zorgvuldig behandelen.

Responsibilities

• Ondersteunen van de directie bij planning en coördinatie van afspraken en reizen, ook internationaal.
• Beheren van de directieagenda en zorgen voor gerichte aandacht voor prioritaire onderwerpen.
• Versterken van interne communicatie en zorgen voor een samenhangend verhaal binnen de organisatie.
• Voorbereiden van managementoverleggen en offsites, inclusief stukken en verslaglegging van besluiten.
• Coördineren van externe overleggen en zorgen voor tijdige communicatie richting stakeholders.
• Signaleren van kansen, verbeteringen en risico's om werkprocessen slimmer te organiseren met digitale hulpmiddelen.

Skills

Organisatietalent

Proactieve instelling

Discreet en communicatief sterk

Job description

• Organisatietalent
• Proactieve instelling
• Discreet en communicatief sterk

Bij Topicus.Healthcare ontwikkelen we software die de zorg slimmer, toegankelijker en toekomstbestendig maakt. Inmiddels bestaat onze Healthcare-organisatie uit 600 collega’s en we verwachten te blijven groeien, zowel binnen als buiten Nederland. Tegelijkertijd verandert AI de manier waarop we samenwerken, communiceren en ons organiseren. Dat vraagt om iemand die overzicht brengt, verbinding creëert en ervoor zorgt dat onze organisatie wendbaar blijft.

Als Directie Assistent werk je nauw samen met de directie en het bredere managementteam. Je bent een vertrouwd aanspreekpunt voor collega's, businessline managers en externe relaties. Geen dag is hetzelfde. Het ene moment ondersteun je de directie bij de planning, het volgende moment zorg je ervoor dat een belangrijk intern bericht de organisatie bereikt of regel je praktische zaken. Zo houd je overzicht, verbind je mensen en zorg je ervoor dat plannen ook echt worden uitgevoerd.

Concreet betekent dit dat:

• Je ervoor zorgt dat de directie zich kan richten op strategische keuzes, doordat jij overzicht creëert, processen bewaakt en helpt prioriteiten te stellen.
• Je de agenda's van de directie slim beheert, zodat tijd en aandacht naar de juiste onderwerpen gaan.
• Je de interne communicatie versterkt, zodat collega's verbonden blijven en de organisatie als één geheel vooruitgaat.

Als Directie Assistent combineer je organisatietalent met een scherp gevoel voor prioriteiten. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende onderwerpen en weet precies wat op welk moment aandacht nodig heeft. Daarbij werk je intensief samen met een vijftal directieleden, onze Head of HR, de Office Manager, het marketingteam en onze Event Coördinator. Samen zorgen jullie ervoor dat de organisatie professioneel, verbonden en toekomstgericht blijft.

Daarnaast houd jij je bezig met:

• Het beheren van de agenda's van de directie, het plannen van complexe afspraken en het regelen van zakelijke reizen, in Nederland en steeds vaker internationaal.
• Het inhoudelijk en praktisch voorbereiden van managementoverleggen en offsites
• Ondersteunen bij administratieve werkzaamheden
• Het voorbereiden van externe overleggen (bijvoorbeeld onze adviesraad en het strategisch platform) inclusief agenda en stukken, en het vastleggen en bewaken van besluiten en actiepunten voor de directie.
• Het ondersteunen van de directie bij interne communicatie door berichten op te stellen, communicatiemomenten te coördineren en informatie op het juiste moment bij de juiste doelgroep te krijgen.
• Het ondersteunen van interne communicatie-initiatieven, zoals Topicast Inside en All-in op AI, en bijdragen aan een sterk, gedeeld verhaal binnen de organisatie.
• Het signaleren van kansen, verbeteringen en mogelijke risico's, zodat werkzaamheden slimmer en efficiënter worden georganiseerd, bijvoorbeeld door AI en digitale hulpmiddelen slim in te zetten.

Je voelt je thuis in een dynamische omgeving waarin veel tegelijk gebeurt. Je denkt vooruit, houdt gemakkelijk overzicht en weet mensen op een natuurlijke manier met elkaar te verbinden. Daarnaast ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en vind je het leuk om de directie optimaal te ondersteunen.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• Minimaal 5 jaar ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen.
• Sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Een proactieve houding, waarbij je kansen signaleert en verantwoordelijkheid neemt.
• Een integere en discrete manier van werken met vertrouwelijke informatie.
• Handigheid met digitale tools en nieuwsgierigheid naar hoe AI je werk slimmer maakt.