Customer Support Specialist Backoffice (MPS)

ARP | Bechtle Group; Maastricht; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

30 verlofdagen per jaar

Reiskostenvergoeding tot limiet

Vitaliteitsprogramma

Informele, open cultuur

Job summary

ARP | Bechtle Group in Maastricht zoekt een Customer Support Specialist die het MPS-team ondersteunt met administratieve order- en contractprocessen, onboarding en facturatie. Je bewaakt planningen, behandelt klantvragen en werkt nauw samen met Sales, Service Delivery en operationele teams.

Je hebt minimaal mbo-4 en 3 jaar relevante ervaring, bent nauwkeurig, organisatorisch sterk en communicatief. Hybride werken en reiskostenvergoeding maken onderdeel uit van het pakket.

Qualifications

• Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een administratieve, backoffice- of supportfunctie.
• Je werkt nauwkeurig en bewaakt data, afspraken en facturatie.
• Je kunt plannen en deadlines bewaken.
• Klantgericht en communicatief vaardig.
• Affiniteit met IT en/of de printingbranche; ervaring met ERP-systemen is een pré.

Responsibilities

• Beheer van het administratieve order- en contractproces in ons MPS-team.
• Coördineren van onboarding/offboarding van klanten en bewaakten van implementatievoortgang.
• Verwerken van klant-, contract- en ordergegevens en actuele wijzigingen bijhouden.
• Verantwoordelijk voor correcte en tijdige facturatie van MPS-contracten.
• Behandelen van klantvragen en -meldingen en schakelen met interne teams en leveranciers.
• Bewaken van afspraken, planningen en voortgang, en bijsturen waar nodig.
• Actief meedenken over procesverbeteringen en samenwerking binnen afdelingen.

Skills

Administratieve vaardigheden

Backoffice ervaring

Klantgericht

Plannen en organiseren

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO-4 diploma

Tools

ERP systemen

Job description

Ben jij administratief sterk, houd je graag overzicht en krijg je energie van het coördineren van verschillende werkzaamheden? Dan is de functie van Customer Support Specialist bij ARP iets voor jou!

Binnen ons Managed Print Services (MPS) team zorg je ervoor dat de administratieve en organisatorische processen rondom onze printklanten soepel verlopen. Van het onboarden van nieuwe klanten en het verwerken van contractgegevens tot het bewaken van planningen en verzorgen van de facturatie: jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen goed geregeld is. Daarbij heb je oog voor details, signaleer je afwijkingen en zorg je ervoor dat afspraken worden nagekomen.

Je kijkt verder dan je eigen takenpakket. Je signaleert knelpunten, neemt initiatief en zorgt dat openstaande zaken worden opgevolgd. Daarbij werk je nauw samen met klanten, leveranciers en collega's van onder andere Sales, Service Delivery en andere operationele teams. Je signaleert waar processen beter kunnen en neemt initiatief om de samenwerking en dienstverlening continu te verbeteren. Samen met je collega's zorg je voor een optimale klantbeleving!

Je bent beschikbaar voor minimaal 32 en maximaal 40 uur per week. Wanneer je vijf dagen per week werkt, is het mogelijk om, als je dat prettig vindt, twee dagen vanuit huis te werken; de overige dagen ben je aanwezig op onze locatie in Maastricht.

Jouw job

• Je bent onderdeel van het Managed Print Services (MPS) team en beheert samen met je collega's het administratieve order- en contractproces van onze printklanten.
• Je coördineert het onboarden en offboarden van klanten. Je bewaakt de voortgang van de implementatie, houdt overzicht over de planning en zorgt dat alle betrokken partijen weten wat er moet gebeuren.
• Je verwerkt klant-, contract- en ordergegevens nauwkeurig in onze systemen en zorgt ervoor dat deze informatie ook bij wijzigingen actueel blijft.
• Je bent verantwoordelijk voor een correcte en tijdige facturatie van onze MPS-contracten. Je controleert facturatiegegevens, signaleert afwijkingen en stemt bijzonderheden af met de juiste collega's.
• Je bent het aanspreekpunt voor administratieve en operationele klantvragen. Je behandelt vragen en meldingen, bewaakt de afhandeling en schakelt waar nodig met interne collega's, leveranciers en fabrikanten.
• Je bewaakt gemaakte afspraken, planningen en de voortgang van lopende werkzaamheden. Je signaleert afwijkingen en onderneemt actie om processen tijdig bij te sturen.
• Je denkt actief mee over het verbeteren van onze administratieve processen en dienstverlening. Je deelt relevante informatie, draagt verbeteringen aan en werkt hierin samen met collega's en andere afdelingen.

Jouw profiel

• Je beschikt over mbo-4 werk- en denkniveau en hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een administratieve, backoffice- of supportfunctie.
• Je bent administratief sterk en werkt nauwkeurig. Je hebt oog voor details en zorgt ervoor dat gegevens, afspraken en facturatie correct worden verwerkt.
• Je bent goed in plannen en organiseren. Je weet prioriteiten te stellen, houdt overzicht over verschillende werkzaamheden en bewaakt deadlines en voortgang.
• Je bent klantgericht en communicatief vaardig. Je vindt het leuk om contact te onderhouden met klanten, leveranciers en collega's en weet vragen op een prettige en professionele manier af te handelen.
• Je neemt initiatief, denkt in oplossingen en durft verantwoordelijkheid te nemen. Wanneer je afwijkingen of knelpunten signaleert, kom je zelf in actie en schakel je tijdig met de juiste personen.
• Je bent analytisch en procesgericht. Je ziet verbanden, herkent waar zaken beter kunnen en denkt graag mee over het efficiënter inrichten van werkzaamheden.
• Je hebt affiniteit met IT en/of de printingbranche. Ervaring met ERP-systemen en administratieve processen rondom contractbeheer of facturatie is een pré.

Ons aanbod

• Hybride werken. Bij ARP werk je hybride of vanuit huis. We helpen je graag je thuiswerkplek in te richten. Als extra voordeel ontvang je voor elke dag dat je thuis werk een netto thuiswerkvergoeding.
• Verlof. Werk je fulltime? Dan geniet je van 30 verlofdagen op jaarbasis. Zo houd jij werk en privé extra goed in balans.
• Reizen. ARP vergoedt jouw reiskosten tot een vastgesteld limiet tegen een tarief van 23 cent per kilometer. Op onze locatie is voldoende gratis parkeergelegenheid beschikbaar. Reis je liever met het OV, dan worden jouw kosten, maar liefst 100% vergoed. En voor de sportievelingen bieden we een fietsplan aan.
• Gezondheid. We hechten veel waarde aan jouw gezondheid. Daarom biedt ARP een vitaliteitsprogramma aan, waaronder voedzame soepen, korting op sportscholen, stoelmassages en vers fruit.
• Cultuur. Je werkt bij ARP in een informele en open cultuur waar vertrouwen centraal staat. Samen met je collega’s zorg je voor een leuke werksfeer, ondersteund door gezellige borrels en activiteiten van de personeelsvereniging.
• Bij ARP telt iedereen. We maken on sterk voor een inclusieve werkomgeving waarin ieders talent tot zijn recht komt. Zo boeken we samen de beste resultaten.