Coördinator Backoffice

Notuleerservice Nederland BV; Capelle aan den IJssel; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Notuleerservice Nederland BV zoekt een enthousiaste Coördinator Backoffice die de dagelijkse regie over onze landelijke operatie op zich neemt. Je schakelt tussen mensen, planning en kwaliteit en zorgt voor een soepele samenwerking tussen teams.

Je bouwt aan procesoptimalisatie, bewaakt KPI's en faciliteert recruitment en HR-processen. Ervaring in leadership development is een plus, maar je krijgt begeleiding om door te groeien naar een leiderschapsrol binnen operations.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• Sterke planning en organisatievaardigheden.
• Interesse in HR, operations en procesverbetering.

Responsibilities

• Beheer dagelijkse regie op onze operatie.
• Coördineer planning van taalspecialisten en bewaak deadlines.
• Verantwoordelijk voor werving en selectie van taalspecialisten.
• Begeleid functionerings- en beoordelingsgesprekken.
• Begeleid HR-processen (instroom, doorstroom en administratie).
• Bewak en ontwikkel kwaliteitsstandaarden.
• Zet workforce management in voor optimale capaciteit.
• Signaleer knelpunten en verbeter processen.

Skills

Plannen

Coördinatie

Stakeholders

HR-processen

Werving en selectie

Teamontwikkeling

Kwaliteitsbewaking

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Houd jij moeiteloos overzicht in een dynamische operatie? Krijg je energie van schakelen tussen mensen, processen en planning? En wil je doorgroeien naar een leidinggevende rol binnen een snelgroeiende organisatie?

Bij Notuleerservice zoeken we een Coördinator Backoffice: een spilfunctie waarin jij zorgt dat onze landelijke operatie soepel draait. Je verbindt mensen, bewaakt kwaliteit en houdt alle processen strak georganiseerd.

Dit is de ideale stap voor iemand die leidinggevende ervaring wil opbouwen binnen operations, workforce management en procesoptimalisatie

Wat ga je doen?
Als Coördinator Backoffice ben jij verantwoordelijk voor de dagelijkse regie op onze operatie.

Jij zorgt dat mensen, planning en kwaliteit perfect op elkaar aansluiten.

Concreet betekent dit dat je:

• De planning van onze taalspecialisten coördineert en deadlines bewaakt;
• Verantwoordelijk bent voor het wervings- en selectieproces van nieuwe taalspecialisten;
• De functionele HR-processen begeleidt (instroom, doorstroom en administratie);
• Functionerings- en beoordelingsgesprekken plant en begeleidt;
• Kwaliteitsstandaarden bewaakt en verder ontwikkelt;
• workforce management inzet om capaciteit en vraag optimaal op elkaar af te stemmen;
• Knelpunten signaleert en processen slimmer maakt;
• Actief meewerkt aan interne verbeterprojecten.

Kortom: jij zorgt dat onze operatie niet alleen draait, maar continu beter wordt.

Hoe ziet jouw dag eruit?
Geen dag is hetzelfde. Een gemiddelde werkdag kan er zo uitzien:

08:45 – Dagstart met het team: prioriteiten bepalen en de planning afstemmen
10:00 – Capaciteit analyseren en bijsturen waar nodig
11:00 – Sollicitatiegesprek met een nieuwe transcribent
12:30 – Lunch met collega’s
13:30 – Kwaliteitsanalyse op basis van incidentdata en verbeteracties formuleren
15:00 – Overleg over forecasting en planning richting de komende periode
16:00 – HR-acties oppakken en gesprekken inplannen
16:45 – Overdracht en afronding

Elke dag vraagt om schakelen, prioriteren en vooruitdenken.

Wie zoeken wij?
We zoeken geen ervaren manager.

We zoeken iemand met ambitie: iemand die wil groeien in een coördinerende rol en energie krijgt van structuur aanbrengen, mensen ondersteunen en processen verbeteren.

• Hebt hbo werk- en denkniveau;
• Bent sterk in plannen en organiseren;
• Communiceert makkelijk met verschillende stakeholders;
• Hebt interesse in HR, operations en teamontwikkeling;
• Neemt verantwoordelijkheid en denkt in oplossingen;
• Ziet kansen om processen slimmer in te richten;
• Blijft rustig en overzichtelijk in een dynamische omgeving.

Ervaring is mooi meegenomen, maar motivatie, analytisch vermogen en leergierigheid vinden we belangrijker.

Wat bieden wij?

Bij Notuleerservice krijg je de kans om écht impact te maken binnen een groeiende organisatie.

Je krijgt veel verantwoordelijkheid, begeleiding en ruimte om jezelf te ontwikkelen richting een leidinggevende positie.

Je kunt rekenen op:

• Intensieve coaching vanuit management;
• Een uitstekende opstap naar een teamleadrol;
• Volop doorgroeimogelijkheden;
• Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid;
• Werken in een hecht team met korte lijnen;
• Ruimte voor eigen initiatief;
• Een informele werksfeer met borrels en teamuitjes.

Waarom deze rol?

Deze functie is perfect als je:

• Je eerste serieuze stap richting leidinggeven wilt zetten;
• Brede ervaring wilt opdoen in operations, HR en kwaliteitsmanagement;
• Wilt leren hoe een landelijke dienstverleningsorganisatie wordt aangestuurd;
• Impact wilt maken binnen een organisatie in ontwikkeling.

Over Notuleerservice
Bij Notuleerservice zorgen we dat belangrijke gesprekken, vergaderingen en bijeenkomsten professioneel worden vastgelegd.

Iedere maand leveren wij ruim 300 verslagen op voor organisaties door heel Nederland. Dat varieert van woordelijke transcripties tot hoogwaardige samenvattende notulen, afhankelijk van het doel van de klant en de specifieke dossierafspraken.

Achter deze dienstverlening staat een landelijk netwerk van ongeveer 60 transcribenten en 80 notulisten, ondersteund door ons serviceteam op kantoor.

Samen zorgen we ervoor dat iedere opdracht op tijd, volgens afspraak en met de juiste kwaliteit wordt opgeleverd.

Dat vraagt om slimme planning, scherpe afstemming, continue kwaliteitsbewaking en sterk workforce management.

Waar kom je terecht?
Notuleerservice is onderdeel van NotuBiz.

Wij combineren menselijke expertise met slimme technologie en bouwen actief aan innovatieve oplossingen, waaronder onze eigen AI-notulist.

We groeien hard en professionaliseren continu.

Dat betekent dat je niet alleen meedraait in de operatie, maar ook actief meebouwt aan de toekomst van onze dienstverlening.