Coördinator administraties

Ter AA; Helmond; On-site; EUR 3,200 - 4,600; Full time

Job summary

Ter AA is een kleinschalige onderwijsinstelling in Helmond en De Peel. Als coördinator administraties ben je verantwoordelijk voor betrouwbare en zorgvuldige administratieve dienstverlening binnen de dienst Administraties.

Je geeft functioneel leiding aan Studentenadministratie en Centraal Examenbureau, stelt prioriteiten, brengt structuur aan en werkt aan duidelijke processen die aansluiten op het onderwijs en de wet- en regelgeving.

Qualifications

• Leiding geven aan medewerkers van Studentenadministratie en Centraal Examenbureau.
• Stel prioriteiten en werkprocessen vast.
• Zorg voor samenhang tussen mensen, processen en systemen.

Responsibilities

• Je geeft functioneel leiding, stelt prioriteiten en bewaakt voortgang, kwaliteit en continuïteit.
• Je zorgt voor heldere werkafspraken en stimuleert medewerkers eigenaarschap.
• Je regie op inrichting, samenhang en verbetering van administratieve processen.
• Je signaleert knelpunten en vertaalt deze naar concrete verbeteringen in processen en systemen.
• Je bewaakt de kwaliteit van gegevens, dossiers en administratieve processen en zorgt dat regelgeving wordt nageleefd.
• Je zoekt samenwerking met onderwijs- en andere diensten zodat processen goed aansluiten op het onderwijs.
• Je levert betrouwbare managementinformatie en adviseert over kwaliteit, capaciteit en risico's.

Skills

Leiding geven

Procesoptimalisatie

Samenwerken

Klantgerichtheid

Job description

Bij Ter AA draait alles om groei – van onze studenten én van jou. We zijn een kleinschalige en betrokken onderwijsinstelling in Helmond en De Peel, met 5 locaties voor mbo, vavo en volwasseneneducatie. In deze hechte omgeving werk je samen met collega’sdie elkaar kennen, helpen en versterken. Zo maak je elke dag zichtbaar verschil voor onze studenten én voor de regio waarin we samen werken en leven.

De dienst Administraties is verantwoordelijk voor een betrouwbare en zorgvuldige administratieve ondersteuning van het onderwijs. Binnen de dienst zijn momenteel de examenadministratie en de studentenadministratie ondergebracht en bestaat uit 11 medewerkers. Zij verzorgen onder meer de administratieve ondersteuning bij examinering en diplomering en de administratie van onze studenten.

Jouw rol

Als coördinator administraties zorg je ervoor dat onze administratieve dienstverlening betrouwbaar, zorgvuldig en steeds beter georganiseerd is. Je geeft functioneel leiding aan de medewerkers van de Studentenadministratie en het Centraal Examenbureau en zorgtvoor samenhang tussen mensen, processen en systemen.

In deze functie gaat het om meer dan het verdelen van het dagelijkse werk. Je brengt structuur aan, stelt prioriteiten en werkt samen met medewerkers en andere teams aan duidelijke en werkbare processen. Je stimuleert medewerkers om verantwoordelijkheid tenemen voor hun werk en draagt bij aan een dienstverlening die voorspelbaar, professioneel en goed aangesloten is op het onderwijs.

• Je geeft functioneel leiding, stelt prioriteiten en bewaakt voortgang, kwaliteit en continuïteit.
• Je zorgt voor heldere werkafspraken en stimuleert medewerkers om eigenaarschap te nemen en samen verantwoordelijkheid te dragen voor het resultaat.
• Je voert regie op de inrichting, samenhang en verbetering van administratieve processen en zorgt dat afspraken en werkwijzen goed worden vastgelegd en geborgd.
• Je signaleert knelpunten en risico's en vertaalt deze naar concrete verbeteringen in processen, werkwijzen en systemen.
• Je bewaakt de kwaliteit van gegevens, dossiers en administratieve processen en zorgt dat wet- en regelgeving en kwaliteitsafspraken worden nageleefd.
• Je zoekt actief de samenwerking met onderwijsteams en andere diensten en zorgt dat administratieve processen goed aansluiten op het onderwijs en op elkaar.
• Je levert betrouwbare managementinformatie en adviseert over kwaliteit, capaciteit, risico's en mogelijkheden om de dienstverlening verder te verbeteren.