Board Assistant / Office Manager (40 uur)

elho group | B Corp; Tilburg; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

26 vakantiedagen

Vitaliteitsbudget

Korting op producten

OpenUp gratis toegang

Ontwikkeling en groei

Ruimte voor initiatief

Great Place To Work

Job summary

elho group zoekt een energieke Board Assistant & Office Manager die de Board ondersteunt, agenda's beheert, reizen organiseert en contacten met de RvC coördineert.

Je werkt nauw samen met Board Members, stuurt externe partners aan en bewaakt de dagelijkse kantoorprocessen. Je bent proactief en discreet, met sterke Nederlandse en Engelse communicatie.

Qualifications

• Minimaal 3–5 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol.
• Je beschikt over uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.

Responsibilities

• Ondersteunt de volledige Board en zorgt voor effectieve werkprocessen.
• Beheert agenda's, afspraken en prioriteiten.
• Organiseert boardmeetings, inclusief voorbereiding en opvolging.
• Beheert vertrouwelijke informatie discreet.
• Stuurt externe partners aan voor catering, schoonmaak en andere diensten.
• Zorgt voor soepele dagelijkse kantoorvoering.

Skills

Agenda beheer

Reisplanning

Discretie

Communicatie

Teamleiding

Plannen en organiseren

Priotiteitsbewustzijn

Education

Minimaal 3–5 jaar relevante werkervaring

Tools

MS Office

Digitale tools

Job description

Jij houdt het overzicht. Wij kunnen vooruit.

Ben jij een energieke professional die ervan houdt om alles goed te regelen? Ben jij op je best wanneer er veel tegelijk gebeurt, kun je goed omgaan met vertrouwelijke informatie en vind je het leuk om mensen écht te ontzorgen?

Dan hebben we bij elho een mooie uitdaging voor je.

Als Board Assistant & Office Manager ben je de rechterhand van onze Board. Je ondersteunt de Board als geheel, zorgt dat afspraken, meetings, reizen en acties tot in de puntjes geregeld zijn en bent een belangrijke schakel richting de Raad van Commissarissen (RvC) en andere belangrijke stakeholders.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor een aantal praktische en organisatorische zaken op kantoor en stuur je waar nodig mensen en externe partners aan.

Een veelzijdige functie dus. Complex genoeg om je scherp te houden, praktisch genoeg om lekker aan te pakken.

Je bent iemand die vooruitdenkt. Je ziet wat er nodig is voordat iemand erom hoeft te vragen. Je houdt agenda's en deadlines in de gaten, weet wat prioriteit heeft en zorgt dat de Board optimaal wordt ondersteund.

Je bent tegelijkertijd niet iemand die alleen achter een bureau zit. Je vindt het juist leuk om te regelen, te schakelen en mensen te helpen. Van een complexe boardmeeting met de RvC tot het organiseren van een last-minute reis: jij zorgt dat het klopt.

Je werkt nauw samen met onze Board Members en hebt contact met collega's op verschillende niveaus binnen de organisatie. Daarbij weet je wanneer je zelfstandig moet handelen en wanneer iets vraagt om overleg of tact.

Ondersteunen van de Board

• Je ondersteunt de volledige Board en zorgt ervoor dat zij hun werk zo effectief mogelijk kunnen doen.
• Je beheert agenda's, afspraken en prioriteiten.
• Je organiseert boardmeetings, inclusief voorbereiding, stukken, locaties en opvolging.
• Je bewaakt acties, deadlines en afspraken en zorgt dat zaken worden opgevolgd.
• Je organiseert reizen, hotels, vervoer en andere praktische zaken.
• Je stroomlijnt communicatie, e-mails en correspondentie.
• Je behandelt vertrouwelijke informatie met de juiste discretie.
• Je bent een belangrijke schakel in de ondersteuning, informatievoorziening en organisatie rondom de Board en de Raad van Commissarissen.
• Je zorgt dat de dagelijkse organisatie rondom kantoor soepel verloopt.
• Je coördineert externe partners, bijvoorbeeld voor catering en schoonmaak.
• Je regelt praktische zaken en zorgt dat collega's en gasten goed worden ontvangen en geholpen.
• Je houdt overzicht over wat er op kantoor speelt en pakt zaken zelfstandig op.
• Je stuurt waar nodig een aantal mensen en/of externe partners aan.
• Je maakt duidelijke afspraken, geeft richting en spreekt mensen aan wanneer dat nodig is.
• Je bent daarin vriendelijk en servicegericht, maar ook directief en duidelijk.
• Je zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen en dat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht.

Jij bent...

We zoeken nadrukkelijk geen klassieke Executive Assistant die vooral jarenlang ervaring heeft opgedaan in een vergelijkbare rol. We zoeken iemand die energie krijgt van organiseren, service verlenen en verantwoordelijkheid nemen.

Je hebt al een paar jaar relevante werkervaring en je bent toe aan een rol waarin je veel kunt leren, dicht op de Board werkt en steeds meer verantwoordelijkheid krijgt.

Je vindt het leuk om assistent te zijn. Niet omdat je graag op de achtergrond blijft, maar omdat je er energie van krijgt om anderen beter te laten functioneren. Jij maakt het verschil door vooruit te denken, zaken te regelen en mensen te ontzorgen.

Daarnaast:

• Heb je ongeveer 3-5 jaar relevante werkervaring, bijvoorbeeld als Management Assistant, Executive Assistant, Office Manager, Personal Assistant of in een vergelijkbare ondersteunende rol.
• Ben je organisatorisch sterk en houd je ook in complexe situaties het overzicht.
• Ben je servicegericht en vind je het vanzelfsprekend om anderen te helpen.
• Ben je proactief: je wacht niet af totdat iemand vertelt wat er moet gebeuren.
• Kun je duidelijk en direct communiceren en durf je mensen aan te spreken.
• Ben je tactvol en weet je hoe je moet omgaan met vertrouwelijke en gevoelige onderwerpen.
• Je weet hoe je moet omgaan met verschillende belangen, niveaus en persoonlijkheden.
• Je werkt zorgvuldig, professioneel en kunt snel schakelen.
• Spreek en schrijf je uitstekend Nederlands en Engels.
• Ben je handig met MS Office en digitale tools.
• Ben je flexibel en vind je het geen probleem om soms buiten de gebaande paden te denken en te handelen.
• Heb je bij voorkeur al ervaring met het aansturen van mensen of externe partners.

En misschien wel het belangrijkste: je hebt een positieve energie, bent nieuwsgierig en vindt het leuk als geen dag hetzelfde is.

Een rol met verantwoordelijkheid én vertrouwen

Je krijgt bij elho veel ruimte om de rol op jouw manier in te vullen. We vertrouwen erop dat jij ziet wat er nodig is en daar naar handelt.

Het kan voorkomen dat een Board Member op vakantie is en jij ook op vakantie wilt. Daar houden we rekening mee: we plannen dit goed samen, zodat er altijd passende ondersteuning is wanneer dat nodig is.

Deze functie is voor 40 uur per week. Juist omdat je dicht op de Board werkt, krijg je een goed beeld van wat er binnen een internationale organisatie speelt. Je krijgt veel verantwoordelijkheid, leert snel en hebt direct invloed op hoe soepel de organisatie draait.

Wat bieden wij?

• Een sleutelrol binnen een internationale, ambitieuze B Corp die écht impact maakt.
• Een Great Place To Work – en dat zeggen we niet alleen; we zijn al 6 jaar gecertificeerd.
• Een verse, dagelijkse lunch in een van de groenste kantoren van Nederland.
• 26 vakantiedagen én een speciale dag om zelf positieve impact te maken.
• De mogelijkheid om twee keer per jaar onze producten met flinke korting te kopen.
• Een jaarlijks vitaliteitsbudget dat je kunt besteden aan jouw welzijn, inclusief een fietsplan.
• Gratis en onbeperkt toegang tot OpenUp.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.
• Een veelzijdige rol met veel verantwoordelijkheid, dicht op de Board en met veel ruimte voor eigen initiatief.

Wie zijn wij?

Bij elho verbinden we mensen met de natuur. Sinds 1964 maken we producten die ruimtes verrijken, vreugde brengen en een glimlach op het gezicht toveren.

Duurzaamheid nemen we serieus, maar doen dat op een inspirerende en toegankelijke manier. Onze producten zijn gemaakt van 100% gerecycled plastic, geproduceerd met hernieuwbare energie en ontworpen om lang mee te gaan. Ontworpen in Nederland en geliefd in meer dan 75 landen: alles wat we maken is bedoeld om op te vallen in duurzaamheid, kwaliteit en design.

Als marktleider, gecertificeerd B Corp en officieel Great Place To Work hebben we één missie: meer natuur in het leven van mensen brengen.

Daarvoor zoeken we gedreven collega's die met ons willen meegroeien.

We leven en ademen onze elho values:

Team Up

We bewegen als één en winnen samen.

Move Forward

We beslissen snel en leren nog sneller.

Drive Results

We leveren impact die er écht toe doet.

Be Original

We verrassen altijd en brengen een glimlach op het gezicht van onze klanten.

We zijn nieuwsgierig, ambitieus en altijd in beweging. Als iets niet prikkelt, verrast of verbetert, dan doen we het niet.

Lijkt het jou leuk om de persoon te zijn die ervoor zorgt dat onze Board, RvC én kantoororganisatie soepel draaien?