Bestuurssecretaresse

Bij Oranje; Zeeland; On-site; EUR 48,000 - 66,000; Full time

Job summary

Gemeente Terneuzen zoekt een ervaren Bestuurssecretaresse Burgemeester die de burgemeester professioneel en zelfstandig ondersteunt. In deze veelzijdige functie verbind je burgemeester, inwoners en bestuurders en zorg je dat zaken achter de schermen soepel verlopen.

Je beheert een complexe agenda, bereidt afspraken en vergaderingen voor, behandelt inkomende verzoeken, bewaakt acties en deadlines, en fungeert als eerste aanspreekpunt.

Qualifications

• Eerdere ervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse bij een overheidsorganisatie.
• Kennis van bestuurlijke processen en politieke verhoudingen.
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Proactieve en dienstverlenende houding.
• Goede digitale vaardigheden en omgaan met vertrouwelijke informatie.

Responsibilities

• Beheren en prioriteren van de complexe agenda van de burgemeester.
• Voorbereiden en coördineren van afspraken, overleggen en werkbezoeken.
• Beoordelen en afhandelen van inkomende verzoeken en correspondentie.
• Signaleren van knelpunten en meedenken over praktische oplossingen.
• Ondersteunen bij voorbereiding van college- en raadsvergaderingen.
• Verantwoordelijk voor vertrouwelijke informatie en documentbeheer.
• Intern en extern relaties adequaat te woord staan.

Skills

HBO werk- en denkniveau

Bestuurlijk inzicht

Communicatieve vaardigheden

Discretie

Proactieve dienstverlening

Education

HBO-opleiding secretariële dienstverlening

Job description

Opdrachtomschrijving Voor de gemeente Terneuzen zoeken wij een ervaren Bestuurssecretaresse Burgemeester die de burgemeester op professionele en zelfstandige wijze ondersteunt. In deze veelzijdige functie ben jij de verbindende schakel tussen de burgemeester, inwoners, bestuurders, medewerkers en externe relaties. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt, zodat de burgemeester zich volledig kan richten op zijn bestuurlijke en maatschappelijke verantwoordelijkheden. Vanwege tijdelijke vervanging zoeken wij iemand die snel kan schakelen, bestuurlijke verhoudingen begrijpt en op korte termijn zelfstandig inzetbaar is.

Wat ga je doen?

Als bestuurssecretaresse ben jij verantwoordelijk voor een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden en agenda van de burgemeester.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Beheren en bewaken van de complexe agenda en zelfstandig stellen van prioriteiten;
• Voorbereiden en coördineren van afspraken, overleggen, werkbezoeken en bijeenkomsten;
• Beoordelen en afhandelen van inkomende verzoeken en correspondentie;
• Bewaken van acties, deadlines en bestuurlijke afspraken;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor inwoners, bestuurders en interne en externe relaties;
• Ondersteunen bij de voorbereiding van college- en raadsvergaderingen en representatieve verplichtingen;
• Zorgvuldig beheren en toegankelijk houden van digitale en papieren informatie;
• Signaleren van knelpunten en proactief meedenken over praktische en organisatorische oplossingen.

Je werkt in een omgeving waarin vertrouwelijkheid, zorgvuldigheid en snel kunnen schakelen vanzelfsprekend zijn.

Wie zoeken wij?

Wij zoeken een ervaren en bestuurlijk sensitieve professional die stevig in zijn of haar schoenen staat en de burgemeester zelfstandig kan ontzorgen.

Je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• Ruime aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een overheidsorganisatie;
• Kennis van bestuurlijke processen en gevoel voor politieke en maatschappelijke verhoudingen;
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden;
• Een proactieve, zelfstandige en dienstverlenende werkhouding;
• Sterke digitale vaardigheden en ervaring met het ondersteunen van bestuurders bij digitale toepassingen;
• Het vermogen om onder tijdsdruk overzicht te houden en zorgvuldig met vertrouwelijke informatie om te gaan.

Je bent representatief, discreet en weet wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer afstemming noodzakelijk is.