Bestuurssecretaresse - gemeente Terneuzen

1UPPLY; Terneuzen; Remote; EUR 32,000 - 47,000; Part time

Job summary

Bestuurssecretaresse burgemeester bij 1UPPLY ondersteunt de burgemeester professioneel en zelfstandig. Je bent de verbindende schakel tussen inwoners, bestuur, medewerkers en externe relaties en zorgt dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen.

De functie is een tijdelijke vervanging met minimaal drie dagen per week op locatie in Terneuzen. Startdatum zo spoedig mogelijk en loopt tot 1 maart 2027; verlenging wordt op dit moment niet voorzien.

Qualifications

• Ruime aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een overheidsorganisatie.
• Kennis van bestuurlijke processen en gevoel voor politieke en maatschappelijke verhoudingen.
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.

Responsibilities

• Beheer en bewaak de complexe agenda en stel zelfstandig prioriteiten.
• Bereid afspraken, overleggen, werkbezoeken en bijeenkomsten voor en coördineer deze.
• Beoordeel en handel inkomende verzoeken en correspondentie af.
• Bewak acties, deadlines en bestuurlijke afspraken.
• Eerst aanspreekpunt zijn voor inwoners, bestuurders en relaties.
• Ondersteunen bij voorbereiding van college- en raadsvergaderingen en representatieve verplichtingen.
• Beheer digitale en papieren informatie en houd deze toegankelijk.
• Signaleer knelpunten en denk mee over praktische oplossingen.

Skills

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Proactieve werkhouding

Discreet en representatief

Education

Hbo werk- en denkniveau

Job description

Bestuurssecretaresse burgemeester

Over de functie

Als bestuurssecretaresse ondersteun je de burgemeester op professionele en zelfstandige wijze. Je bent de verbindende schakel tussen de burgemeester, inwoners, bestuurders, medewerkers en externe relaties. Zo zorg je ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen. Dit is een tijdelijke vervanging. Je schakelt snel, begrijpt bestuurlijke verhoudingen en kunt zelfstandig aan de slag binnen een bestuurlijke omgeving.

Wat ga je doen?

• Je beheert en bewaakt de complexe agenda en stelt zelfstandig prioriteiten.
• Je bereidt afspraken, overleggen, werkbezoeken en bijeenkomsten voor en coördineert deze.
• Je beoordeelt en handelt inkomende verzoeken en correspondentie af.
• Je bewaakt acties, deadlines en bestuurlijke afspraken.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor inwoners, bestuurders en interne en externe relaties.
• Je ondersteunt bij de voorbereiding van college- en raadsvergaderingen en representatieve verplichtingen.
• Je beheert digitale en papieren informatie zorgvuldig en houdt deze toegankelijk.
• Je signaleert knelpunten en denkt proactief mee over praktische en organisatorische oplossingen.

Vertrouwelijkheid, zorgvuldigheid en snel kunnen schakelen zijn vanzelfsprekend in deze functie.

Wat breng je mee?

• Hbo werk- en denkniveau.
• Ruime aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een overheidsorganisatie.
• Kennis van bestuurlijke processen en gevoel voor politieke en maatschappelijke verhoudingen.
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Een proactieve, zelfstandige en dienstverlenende werkhouding.
• Sterke digitale vaardigheden en ervaring met het ondersteunen van bestuurders bij digitale toepassingen.
• Het vermogen om onder tijdsdruk overzicht te houden en zorgvuldig met vertrouwelijke informatie om te gaan.

Je bent representatief en discreet. Je weet wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer afstemming nodig is.

Praktisch

Je werkt minimaal drie dagen per week op locatie in Terneuzen. Houd rekening met de bereikbaarheid van Terneuzen tijdens de sluiting van de Westerscheldetunnel, waaronder extra reistijd en eventuele alternatieve reismogelijkheden. Voor deze tijdelijke opdracht zoeken we een ervaren professional die op korte termijn beschikbaar is en snel zelfstandig aan de slag kan.

Eisen

• Hbo werk- en denkniveau
• Ruime aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een overheidsorganisatie
• Startdatum: Zo spoedig mogelijk
• De opdracht loopt vooralsnog tot 1 maart 2027
• Het betreft een tijdelijke vervanging, waarbij verlenging op dit moment niet wordt voorzien
• Zowel inzet op zzp- als detacheringsbasis is mogelijk
• Minimaal 3 dagen per week op locatie in Terneuzen
• Vanwege de aanstaande afsluiting van de Westerscheldetunnel vragen wij kandidaten nadrukkelijk rekening te houden met de bereikbaarheid van Terneuzen
• Ook gedurende de tunnelsluiting wordt verwacht dat je minimaal 3 dagen per week fysiek op kantoor aanwezig bent