Bestuurs- en Directiesecretaresse

Select EXCELLENT; Utrecht; Hybride; EUR 36 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

Gemeente Veenendaal zoekt een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse die bestuurders en management zorgvuldig ondersteunt. Je werkt 36 uur per week, hybride en maakt deel uit van het Team Communicatie & Secretariaat.

Je beheert de agenda’s en mailbox van het bestuurssecretariaat, zorgt dat stukken tijdig klaarstaan en handelt vragen en verzoeken snel af. De functie start op 16 november 2026 en loopt tot en met 31 maart 2027, met mogelijke verlenging.

Qualifications

• Afgeronde mbo-niveau 4 opleiding in managementassistent of secretaresse, of 5 jaar relevante ervaring.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse.
• VOG kunnen overleggen.

Responsabilités

• Ondersteuner voor twee portefeuillehouders als bestuurssecretaresse.
• Beheer agenda's en mailbox van het bestuurssecretariaat.
• Zorg dat stukken tijdig klaarstaan.
• Handel interne en externe communicatie snel en zorgvuldig af.
• Houd de agenda van het bestuurssecretariaat bij.
• Plan vergaderingen en activiteiten van het college tijdig in.
• Bied praktische ondersteuning bij representatieve activiteiten van het college.
• Neem deel aan interne overleggen onder dagelijkse aansturing van de manager.

Connaissances

Secretariële expertise

Initiatief nemen

Digitale vaardigheden

Formation

MBO niveau 4 managementassistent/secretaresse

Outils

MS Office

Description du poste

Jouw functie:

Gemeente Veenendaal is een middelgrote gemeente in de regio Utrecht met korte lijnen, een open en informele sfeer en ruimte voor professionele ontwikkeling. Samenwerken is een belangrijke waarde binnen de organisatie. Je werkt 36 uur per week, hybride en binnen het nieuwe Team Communicatie & Secretariaat.

Als bestuurssecretaresse ben je de steun en toeverlaat van twee portefeuillehouders. Je zorgt ervoor dat hun agenda’s overzichtelijk zijn, stukken op tijd klaarstaan en de interne en externe communicatie soepel verloopt. Je beheert de mailbox van het bestuurssecretariaat en handelt vragen en verzoeken snel en zorgvuldig af. Ook houd je de agenda van het bestuurssecretariaat bij en plan je vergaderingen en activiteiten van het college van burgemeester en wethouders tijdig en volledig in.

Daarnaast bied je praktische ondersteuning bij representatieve activiteiten van het college, zoals lintjesuitreikingen en andere officiële gelegenheden. Je maakt deel uit van het hechte subteam bestuurs- en directiesecretariaat, dat secretariële en organisatorische ondersteuning biedt aan de directie, opgavemanagers en het college van burgemeester en wethouders. Je neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. De functie start op 16 november 2026 en loopt tot en met 31 maart 2027. Verlenging is mogelijk, maar nog niet bekend.

Jouw profiel:

Je bent een professionele en ervaren bestuurs- en directiesecretaresse die bestuurders en management zorgvuldig ondersteunt. Je blijft effectief functioneren tijdens drukke en hectische situaties, neemt initiatief en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden, prioriteiten en veranderingen. Je hebt gevoel voor verhoudingen, belangen en besluitvormingsprocessen in een politiek-bestuurlijke omgeving. Daarnaast ben je digitaal vaardig, geïnteresseerd in nieuwe technologische ontwikkelingen en beschik je over professionele secretariële expertise.

Taken:

• Ondersteun twee portefeuillehouders als bestuurssecretaresse.

• Beheer de agenda’s en mailbox van het bestuurssecretariaat.

• Zorg dat stukken tijdig klaarstaan.

• Handel interne en externe communicatie, vragen en verzoeken snel en zorgvuldig af.

• Houd de agenda van het bestuurssecretariaat bij.

• Plan vergaderingen en activiteiten van het college van burgemeester en wethouders tijdig en volledig in.

• Bied praktische ondersteuning bij representatieve activiteiten van het college, waaronder lintjesuitreikingen en andere officiële gelegenheden.

• Neem deel aan interne overleggen en werk binnen de bestaande organisatiestructuur onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager.

Eisen:

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4 in de richting van managementassistent of secretaresse, of minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse.

• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met MS Office. Benoem deze werkervaring duidelijk in je cv.

• Je kunt voor de uitvoering van de functie een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen.

Wensen:

• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse.

• Je hebt een aantoonbaar afgeronde cursus of training op het gebied van managementassistent of secretaresse.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met CoPilot in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.