Bestuursondersteuner Gedeputeerde Staten

Provincie Zuid-Holland; Den Haag; Hybrid; EUR 40,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget (IKB)

Thuiswerken en werkplek inrichting

Budget duurzame inzetbaarheid €6.000/5

Flexibele werkweek

Job summary

Provincie Zuid-Holland zoekt een bestuursassistent die de gedeputeerden ontzorgt door agenda- en mailboxbeheer en strakke prioriteiten te bewaken. Je werkt nauw samen met collega’s binnen het cluster en hebt oog voor politieke verhoudingen en vertrouwelijke informatie.

Je regelt bijeenkomsten, werkbezoeken en procesmatige documenten, bewaakt voortgang en verzorgt een professionele communicatie met interne en externe partijen.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• Sterke communicatieve en sociale vaardigheden, met begrip voor politiek‑bestuurlijke verhoudingen.
• Kennis van Microsoft Office 365 en andere systemen is een must.
• Flexibele werkhouding door variabele werktijden en werktijden buiten kantooruren.

Responsibilities

• Beheren van agenda's en mailboxen en prioriteiten bewaakt houden.
• Functie als buffer tussen gedeputeerden en externe/internal relaties.
• Voorbereiden en plannen van overleggen en werkbezoeken; documenten en faciliteiten regelen.

Skills

HBO-niveau

Sterke communicatieve vaardigheden

Politieke verhoudingen begrijpen

Microsoft Office 365

Flexibele werkhouding

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office 365

Job description

Ben jij een kei in agendabeheer, weet jij hoe bestuurlijke processen lopen en draai jij je hand niet om voor last-minute wijzigingen? Als bestuursassistent ben je de slimme en sterke kracht achter de schermen die zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je ondersteunt de gedeputeerde op professionele en integere wijze en zorgt voor een sterke verbinding tussen interne en externe relaties.

Dit ga je doen

Als bestuursassistent word je gekoppeld aan meerdere gedeputeerden van de provincie Zuid-Holland. Hierin is het jouw doel om hun volledig te ontzorgen. Je werkt hiervoor nauw samen met de 2 andere collega’s in je cluster. Zo zorgen jullie er gezamenlijk voor dat alles op rolletjes loopt zodat de gedeputeerden zich volledig kunnen richten op de inhoud. Jij beheert de agenda’s en mailboxen en bewaakt de prioriteiten. Daarbij fungeer je als buffer en zorg je ervoor dat de gedeputeerde niet wordt belast met overbodige informatie of verstoringen.

Jouw inzicht in gevoeligheden bij lopende dossiers is hierbij cruciaal. Je beoordeelt welke zaken directe actie vragen en welke kunnen wachten met oog voor gevoelige dossiers en politiek‑bestuurlijke verhoudingen. Ook zorg je voor een heldere structuur in afspraken, documenten en communicatie. Je plant overleggen en werkbezoeken, bereidt ze voor en houdt overzicht op de voortgang. Je regelt alles tot in de puntjes, van documenten tot faciliteiten. Ook ontvang je het bezoek op het provinciehuis.

Daarnaast speel je een verbindende rol tussen interne teams en externe partijen zoals ministeries, gemeenten, organisaties en burgers. Je schakelt soepel tussen alle niveaus, werkt zorgvuldig en weet vertrouwelijke informatie goed te hanteren. Je bent verantwoordelijk voor het actueel houden van systemen. Denk hierbij aan het documentmanagementsysteem (IDMS) van de provincie, de vergaderstukkenapplicatie (iBabs), het VIP‑ritten plansysteem (RPV) en Topdesk voor het aanmelden van bezoekers en aanvragen van faciliteiten. Ook stel je zelfstandig besluitenlijsten op, bewaakt de opvolging ervan en informeer je collega’s proactief.

Tenslotte ben je achtervang voor andere collega bestuursassistenten, indien dat nodig is. Zo kunnen wij als team gezamenlijk voor de continuïteit zorgen.

Dit maakt de functie interessant

• Je wordt uitgedaagd creatief mee te denken in complex agendabeheer;
• Je bent nauw betrokken bij de dagelijkse werkzaamheden van de gedeputeerden;
• Je schakelt dagelijks met uiteenlopende interne en externe contacten van allerlei niveau’s;
• Je komt te werken in een team waar ook ruimte is voor gezelligheid en werkplezier.

Dit is jouw profiel

Mensen omschrijven jou als zorgvuldig en secuur. Je ziet namelijk niet snel iets over het hoofd en je hebt oog voor detail. Jij neemt verantwoordelijkheid over je werk en bent proactief. Dat betekent dat je gewend bent om zelfstandig aan de slag te gaan en om je eigen ´toko´ te runnen. Daarbij verlies je de samenwerking met collega’s niet uit het oog. Jouw organisatietalent is sterk aanwezig, zodat je het stafteam goed kunt ondersteunen. Ook weet je wat er speelt op onze werkvloer en ga je uitdagingen niet uit de weg. Je verzamelt de nodige informatie om op eigen initiatief tot goede oplossingen en verbetervoorstellen te komen.

Je kunt goed omgaan met de druk die bij het werk komt kijken. Je laat je niet snel uit het veld slaan en zet een tandje bij als dat nodig is. Ook weet je prioriteiten te stellen in je werkzaamheden, zelfs onder druk. In plaats van problemen te zien, zoek jij graag naar oplossingen. Verder kun jij gemakkelijk het overzicht bewaren over de diverse werkzaamheden die op jouw bordje liggen. Het is voor jou geen enkel probleem om verschillende werkzaamheden door elkaar heen uit te voeren. Die afwisseling vind je juist prettig!

Daarnaast neem je het volgende mee:

• minimaal hbo werk- en denkniveau;
• minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie binnen een complexe organisatie;
• sterke communicatieve en sociale vaardigheden, met begrip voor politiek‑bestuurlijke verhoudingen;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift;
• je kennis van Microsoft office 365 en de handigheid om met andere systemen te werken;
• een flexibele werkhouding omdat je werkdag soms vroeg begint en/of laat eindigt.

Dit bieden we

• Salarisniveau: Salarisschaal 9
• Maandsalaris exclusief IKB: min. € 3.560 - max. € 5.008
• Jaarsalaris inclusief IKB: min. € 52.284 - max. € 73.547
• Een jaarlijkse salarisverhoging van 3% tot aan het einde van je schaal
• Dienstverband: Tijdelijke arbeidsovereenkomst met uitzicht op vast
• Minimum aantal uur: 36

Daarop krijg je

• een Individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 22,37% bovenop jouw salaris. Dit kun je onder andere inzetten voor extra vrije tijd, studie of meer salaris;
• de mogelijkheid om thuis je werkplek goed in te richten. Denk aan een bureau, beeldscherm en andere voorzieningen;
• een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van € 6.000,- per 5 jaar. Ook kun je gebruik maken van ons interne trainingsaanbod via het Leerplein;
• de ruimte om je werkweek flexibel in te delen. Samen met je collega’s bepaal je waar je werkt. Deels vanuit huis en deels op het provinciehuis. Dat geeft een goede werk‑ privébalans;
• bij ons is een fulltime werkweek 36 uur. Wil je meer werken? Dat kan in overleg, met een maximum van 40 uur. Je bouwt dan wekelijks extra verlof op.

Er zijn nog veel meer interessante secundaire arbeidsvoorwaarden. Hier vertellen we je er graag meer over.

Hier ga je werken

In deze functie werk je nauw samen met het stafteam van de gedeputeerde dat bestaat uit de bestuursadviseur, woordvoerder en jij als bestuursassistent. Het is een klein, hecht team waar vertrouwen, korte lijnen en samenwerken van belang zijn. Ook met de gedeputeerde zelf heb je veel direct contact.

Daarnaast ben je onderdeel van het team van Bestuursassistenten, bestaande uit 11 collega’s. Zij kennen elkaar goed, versterken elkaar en samen zorgen ze voor een stabiele ondersteuning van het provinciebestuur.

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Dan kun je Lucas Almeida, adviseur Recruitment, bellen of Whatsappen op 06-42986134.

Over de provincie

De provincie Zuid-Holland is niet alleen een mooi stukje Nederland, maar ook een interessante overheidsorganisatie. Als middenbestuur zitten we letterlijk tussen de Rijksoverheid en de gemeenten in. Praktischer dan het Rijk en een grotere scope dan een gemeente. Groot genoeg om echte impact in de regio te maken en klein genoeg voor korte lijnen, snel schakelen en nauwe samenwerking. Onze collega's zijn de Mogelijkmakers van Zuid-Holland: mensen die samen met inwoners, medeoverheden, bedrijven, kennisinstellingen en maatschappelijke partners werken aan oplossingen die ertoe doen. Werken bij de provincie betekent dat jij daar ook een rol in speelt. Ontdek in ons werkgeversverhaal de Mogelijkmakers van Zuid-Holland wat werken bij de provincie bijzonder maakt en wat je van ons als werkgever kunt verwachten.

Werken bij ons betekent dat je veel vertrouwen en verantwoordelijkheid krijgt. We zorgen goed voor je en je krijgt veel ruimte voor eigen inbreng en initiatief. Maar je moet het wel zelf willen regelen en keuzes durven maken. De kaders zijn niet altijd duidelijk. Je moet bij ons een beetje van zwemmen en persoonlijke ontwikkeling houden. Digitale ontwikkeling staat bij ons hoog op de agenda als strategische pijler. Daarom zoeken we collega’s die digitaal gedreven zijn en kansen zien om zichzelf en de organisatie daarin continu te verbeteren.

Ook hechten we veel waarde aan diversiteit en inclusie. We streven naar een organisatie waarin iedereen zich veilig en thuis voelt, ongeacht afkomst, gender, seksuele oriëntatie, religie, leeftijd, sociaaleconomische achtergrond of arbeidsvermogen. Om die reden moedigen we iedereen aan te solliciteren die zich kan identificeren met het vacatureprofiel hierboven.