Bestuursondersteuner

KBenP; Soest; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

KBenP zoekt voor het bestuurssecretariaat een bestuursondersteuner die de secretariële en administratieve ondersteuning levert aan het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris.

Je werkt nauw samen met bestuurders, directie en interne afdelingen. Je belangrijkste taak is de ondersteuning van twee wethouders en de afstemming tussen bestuur, organisatie en externe relaties.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's van wethouders en prioriteren op bestuurlijke belangen.
• Verzorgen van vertrouwelijke correspondentie en inspelen op wijzigingen in agenda's en afspraken.
• Ondersteunen van de wethouders bij dagelijkse bestuurlijke processen en signaleren van urgente dossiers.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgen voor een professionele ontvangst.
• Afstemmen met collega's en management om bestuurlijke processen soepel te laten verlopen.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en verspreiden van digitale vergaderstukken.

Job description

Samen met vier collega-bestuursondersteuners maak je onderdeel uit van het bestuurssecretariaat en ben je verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning van het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris. Vanuit deze positie werk je nauw samen met bestuurders, directie, management en interne organisatieonderdelen. Je primaire aandachtsgebied is de ondersteuning van twee wethouders, waarbij je een belangrijke rol vervult in de afstemming tussen bestuur, organisatie en externe relaties.

Wat ga je doen?

• Beheren van complexe agenda's van de wethouders, waarbij je prioriteiten stelt op basis van inhoudelijke, bestuurlijke en politieke belangen.
• Verzorgen van vertrouwelijke correspondentie en proactief inspelen op wijzigingen in agenda's, overleggen en bestuurlijke afspraken.
• Ondersteunen van de wethouders bij de dagelijkse bestuurlijke processen door urgenties, belangen en samenhang binnen de portefeuille tijdig te signaleren.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgdragen voor een professionele en gastvrije ontvangst van bezoekers en relaties.
• Afstemmen met collega's, management, bestuurders en andere organisatieonderdelen om een soepel verloop van bestuurlijke processen te waarborgen.
• Signaleren van actiepunten, vooruit plannen van werkzaamheden en meedenken over lopende dossiers en bestuurlijke trajecten.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, het verspreiden van digitale vergaderstukken en het bewaken van de voortgang van afspraken en acties.

Werkomgeving

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving waarin samenwerking, dienstverlening en bestuurlijke sensitiviteit centraal staan. Als bestuursondersteuner ben je een vaste schakel binnen het bestuurssecretariaat en draag je bij aan een goed functionerende ondersteuning van het college van B&W en de gemeentesecretaris. Integriteit, vertrouwelijkheid en een professionele houding zijn daarbij vanzelfsprekende onderdelen van de functie.

Je bent doortastend, assertief en beschikt over een gezonde dosis humor. Ook wanneer omstandigheden wijzigen of prioriteiten verschuiven, weet je overzicht te bewaren, te relativeren en adequaat te handelen. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan de continuïteit en kwaliteit van de bestuurlijke ondersteuning binnen de organisatie.